Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)

Главным документом при оформлении трудовых отношений является трудовой договор, но он не дает полного представления о служебных обязанностях, поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке.

Необходимо заметить, что составление должностной инструкции является необязательным (обязательным только для государственных учреждений), но поверьте, наличие должностной инструкции по всем должностям, имеющимся в вашей организации, принесет только пользу.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно ее организовать. В этом поможет специальный документ – Положение о должностной инструкции (Приложение 13). В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов. Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на утверждение руководителю организации, после чего оно вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций – ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1) наименование организации;

2) наименование документа;

3) дата и номер документа;

4) заголовок к тексту (наименование должности);

5) гриф утверждения;

6) подпись разработчика документа;

7) виза согласования;

8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т. е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

1) цифровым – в последовательности день, месяц, год: 10.09.2004;

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.;

3) цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

В нашей организации применяется журнал для регистрации всех локальных документов организации:

Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией и поставить отметку об ознакомлении. Расписка об ознакомлении ставится или в самой должностной инструкции после текста должностной инструкции, или же оформляется на отдельном листе, который становится неотъемлемой частью инструкции.

Обычно инструкция составляется в одном экземпляре, с нее делается копия и отдается работнику, которую он обязан хранить на рабочем месте. Экземпляр работодателя хранится в отделе кадров.

Работник пишет на экземпляре работодателя расписку о том, что копию инструкции получил, ставит роспись с расшифровкой и дату получения.

Предлагаем вам несколько должностных инструкций (Приложение 14), которые возможно помогут вам сформировать общее представление о составлении должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажут следующие нормативные акты:

1) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г.);

2) Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. № 9; [17]

3) Рекомендации по разработке должностной инструкции, утв. Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 г. № 552 «О системе управления охраной труда в организациях», в которых определены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций.

Надо сказать, что в разработке должностных инструкций кадровику должен оказывать помощь непосредственный руководитель работника, занимающий должность, на которую оформляется инструкция, так как любая должностная инструкция имеет специфичность при разработке пунктов «Права» и «Функциональные обязанности» и кадровый работник будет в этом вопросе не компетентен.

Необходимо прежде всего ознакомить руководителей отделов с правилами разработки должностных инструкций, обеспечить копиями вышеуказанных нормативных актов, пояснить им, что должностная инструкция должна освещать максимально конкретизированные задачи и функции работника, что при написании проекта инструкции необходимо пренебречь расплывчатыми фразами.

Затем проект инструкций направляют на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также трудовым договорам сотрудников. Если в штате вашей организации нет юриста, то данную функцию может исполнить сотрудник кадровой службы, т. к. он обязан знать трудовое законодательство РФ. В этом случае кадровик ставит свою подпись. После согласования генеральный директор организации ставит свою подпись под грифом «Утверждаю» и дату, затем данная должностная инструкция регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций или локальных актов организации, также необходимо прошить инструкцию и закрепить печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров (если нет отдела кадров, подписью руководителя организации (заместителем) и печатью организации).