Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Д. Е. Жукова.

Генеральный директор личная подпись З. И. Кучин

Начальник юридического отдела личная подпись Л. М. Ноева

Письменное распоряжение– это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Проект распоряжения готовится во исполнение ранее принятого директором компании решения либо в инициативном порядке.

Подготовка проектов распоряжений обычно производится ответственными лицами, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [142] . Эти же лица несут ответственность за согласование проектов распоряжений с заинтересованными сторонами.

Порядок подготовки распоряжения в основном соответствует вышеописанному. Отметим, что, в отличие от приказов, структура распоряжений предполагает наличие только одной (распорядительной) части, начинающейся с формулировки «Предлагаю» [143] .

Датой распоряжения является дата его подписания. Подписанные распоряжения нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года с добавлением к номеру (через дефис) литеры «р».

Оформление проектов распоряжений производится на соответствующих бланках или листах писчей бумаги формата А4. Состав реквизитов и их оформление аналогичны предусмотренным для приказов.

Распоряжения подписывают – в пределах предоставленных полномочий – заместители (помощники) директора компании.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«17» марта 2008 г. № 35-р

О представлении данных для подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год

В целях своевременной и качественной подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год генеральный директор

распорядился о следующем.

1. Начальникам структурных подразделений к 09:00 20.03.2008 обеспечить передачу материалов для подготовки годового отчета в комплектности согласно приложению № 1 к данному распоряжению. Передачу материалов производить в бумажном и электронном виде.

2. Подготовку материалов, указанных в п. 1 настоящего распоряжения, производить в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управленческой деятельности от 20.12.2006 и Методических указаний по подготовке годовых отчетов (инв. 2030).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя начальника отдела планирования О. П. Рябову.

Приложение: по тексту, на 10 л.

Заместитель генерального директора по производству личная подпись С. Т. Учаев

Предписание– это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти) с целью обязать юридическое (физическое) лицо к выполнению определенных действий в течение определенного срока или (и) частично прекратить (приостановить) (до выполнения соответствующих действий) свою деятельность. Особенностью структуры предписания является разделение документа на предписывающую и исполнительную части.

В предписывающей части документа, помимо прочего (см. выше), может содержаться предупреждение об ответственности, предусмотренной за неисполнение (ненадлежащее исполнение) предписания. Исполнительная часть документа заполняется после проверки исполнения юридическим (физическим) лицом предписанных действий.

Оформление документа производится на бланках установленного образца. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14.

Состав реквизитов решения включает:

♦ наименование вида документа;

♦ дату документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ указание на место издания документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись [144] ;

♦ оттиск печати.

Датой документа является дата его подписания. Правом подписи наделяется руководитель органа управления (власти) или уполномоченные им должностные лица соответствующего органа.

Пример документа представлен ниже.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

Государственная

инспекция труда

(наименование субъекта РФ)

_________________________

(реквизиты организации)

ПРЕДПИСАНИЕ № _____ о приостановке проведения работ

«__» ____________ 0000 года _________________________________

(место предъявления предписания)

Кому _____________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителя)) __________________________________________________________

(полное наименование организации)

До устранения выявленных в ходе проверки нарушений государственных нормативных требований охраны труда, создающих угрозу жизни и здоровью работников, отмеченных в протоколе (акте) проверки от 00 месяца 0000 года № __, и в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 324,

обязываю приостановить

с «____» _____________ 200_ г. проведение работв _________________________________________________________

(наименование места (территории) проведения работ или структурного подразделения)

____________________________________________________________.

Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу: ___________

Наименование должности составившего предписание И. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

Предписание получил _________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Отметка о выполнении предписания и принятых мерах _______________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

(сведения о проверке выполнения предписания, об устранении выявленных нарушений, мерах административного и иного наказания в случае невыполнения предписания и другие сведения)