Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

При работе с письменным текстом помните, что обычно озвучивание страницы текста, напечатанной 12 шрифтом через два интервала, занимает 1 минуту и 20 секунд. Выбирайте шрифт такого размера, чтобы легко различать лежащий перед вами на трибуне текст. Выделите слова, на которых хотите сделать акцент (подчеркиванием или жирным шрифтом), и укажите, когда нужно сделать паузу. Например, можно обозначать короткие паузы одной косой чертой, а длинные — двумя. Укажите, где нужна смена слайда (я использую для этого звездочку). Вот пример текста с такими пометками.

Давайте посмотрим, как растет количество коммерческих веб-сайтов. Сегодня их насчитывается примерно * один миллион,в то время как * 10 лет назад их почти не было. В будущем году их число возрастет до примерно * четырех миллионов.

К тому же. значительно увеличиваетсяколичество домашних хозяйств, подключившихся к Интернету. За последнее время количество таких подключений в США выросло * с 900 тысяч до * более чем 20 миллионов— ежегодные темпы роста составляют 43 %. И такая же интенсивность подключений наблюдается в * Великобритании, Японии и других странах мира.

Мы также ожидаем, что объем торговли через Интернет значительно вырастет, поднявшись с уровня * немногим более 3 миллиардов в прошлом году до примерно * 100 миллиардовв будущем году.

Используйте весь диапазон голоса

Проезжая на велосипеде мимо пары подростков, я услышал, как один из них спросил своего друга: «С какого расстояния тебя слышно? Меня будет слышно с конца этого дома». Что он и продемонстрировал, закричав изо всех сил:

«ПРИВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕТ,

ДОООООООООМ!»

Я отнюдь не советую кричать во время презентации. Но вы должны использовать весь диапазон своего голоса. Ваш голос должен становиться немного громче, чтобы подчеркнуть важные моменты, и немного тише на менее важных местах. Однако люди, сидящие в конце зала, обязательно должны все время вас слышать, чтобы постоянно чувствовать себя частью аудитории.

Обращая свои замечания или шутки только к сидящим в первом ряду, вы исключаете из коммуникации остальных.

Распределите вес на обе ноги, держите руки на уровне пояса

Многие докладчики, похоже, не знают, что делать со своим телом и руками. Думаю, данный заголовок дает полный ответ на этот вопрос. Если вы стоите, равномерно распределив вес на обе ноги, вы уже не сможете раскачиваться справа налево и взад-вперед. Согнув руки в локтях и держа их перед собой, вы, скорее всего, будете жестикулировать естественно, чтобы подкрепить жестами свои слова.

Если хотите увидеть себя с наилучшей стороны, запишите на видеокассету свой рассказ о самом замечательном путешествии во время отпуска, а затем посмотрите запись.

Стойте рядом с экраном

Вне зависимости от того, какое проекционное оборудование вы используете, очень важно правильно встать. Если вы всю презентацию простояли у трибуны, ваши слова могут показаться менее значимыми, чем слайды на экране. Стоя между экраном и сидящими в зале, вы загораживаете от них изображение на экране. Смещаясь в ту или иную сторону, вы мешаете какой-то части аудитории. К тому же, ваше внимание рассеивается между экраном и аудиторией, что не позволяет сосредоточиться на выступлении.

Я предлагаю стоять рядом с экраном, повернувшись к нему под углом в 30 градусов так, чтобы сохранять зрительный контакт с аудиторией. Указывайте на те элементы слайда на экране, на которых хотите сосредоточить внимание зрителей. Так вы подаете сидящим в аудитории четкий сигнал, куда следует обратить взгляд, и получаете возможность конструктивно использовать свое тело, что снижает нервозность.

Да, но!А как же луч света, который падает на вас, когда вы тянетесь к экрану? Указав на нужный элемент слайда, выйдите из луча проектора и продолжайте объяснять суть того элемента, на который указали.

Иногда у вас нет другого выбора, кроме как стоять за трибуной, — например, когда требуется сверяться с заранее подготовленным текстом. Однако помните: трибуна создает физический и психологический барьер между вами и аудиторией. Поэтому по возможности откажитесь от трибуны.

Если вы не можете этого сделать, стойте на трибуне во время вступления и заключения презентации, когда свет в зале включен. Перемещайтесь позади трибуны только во время демонстрации слайдов — в это время зрители будут смотреть уже не на вас, а на изображение на экране.

Как я уже говорил ранее, вы можете существенно расширить себе свободу передвижения, попросив вместо микрофона на подставке маленький микрофон, прикрепляющийся на лацкан, или беспроводной микрофон.

Используйте указку только при необходимости

У вас уже более чем достаточно предметов в руках — не берите ничего, что доставит вам лишнее беспокойство. Заметки, пульты дистанционного управления, провод микрофона, ручка и… Достаточно!

Я заметил — возможно, вы тоже, — что для многих докладчиков указка становится оружием. Они используют ее, чтобы парировать вопросы, тыкать в беззащитный экран или шлепать по столу, который этого совершенно не заслужил. Хуже всего, если указка раскладная. Тогда они ее постоянно раскладывают и складывают, что отвлекает слушателей.

Предоставьте вашему телу возможность делать то, для чего оно создано. Используйте руки и ладони, чтобы указать прямо на экран.

Да, но!Что, если я не могу дотянуться до того места, на которое хочу указать? В таком случае используйте указку — но только по ее прямому назначению: указывать на те элементы, до которых нельзя достать рукой. В противном случае, забудьте про нее. Кроме того, не берите лазерные указки на батарейках — использовать их эффективно можно, только обладая точностью баскетболиста, попадающего в кольцо с центра игрового поля; к тому же, движение луча само по себе становится отвлекающим фактором для слушателей.

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши — такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка — то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.