Олег Давтян - Этикет делового письма

Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.

Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.

Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:

– направляю информацию,

– возвращаем справочные материалы,

– возвращаем подписанный с нашей стороны договор,

– посылаем справочную литературу.

К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.

В то же время, циркулярное письмо может содержать конкретное поручение вышестоящей

Письма со словами соболезнования служат для выражения сочувствия и поддержки в трагических и печальных ситуациях. Это одно из самых трудных писем, требующих от их составителя особого чувства такта. Письмо должно быть кратким и, в то же время, максимально сердечным и утешительным. Поводом может быть смерть человека, инвалидность, тяжелая травма в результате автомобильной аварии, пожара, природных катастроф и т. д. Их принято направлять сразу после известия о трагической ситуации.

Письмо-соболезнование обычно оформляют на фирменном бланке с подписью. Фирменный бланк может быть изготовлен с траурной рамкой.

В качестве примера – текст соболезнования губернатора Санкт-Петербурга в связи с кончиной народной артистки России З.М. Шарко.

Выражаю самые искренние и глубокие соболезнования родным, близким, друзьям, коллегам и поклонникам народной артистки России Зинаиды Максимовны Шарко в связи с ее кончиной.

Перестало биться сердце яркой, самобытной актрисы, с именем которой связана целая эпоха в истории петербургского театра. Уникальный талант Зинаиды Шарко раскрылся на сцене легендарного Большого драматического театра. Ей, актрисе «товстоноговского призыва», были подвластны любые роли, как в русской классике, так и в современных пьесах. Высочайшее мастерство, огромная внутренняя сила, обаяние, душевная щедрость и истинно петербургская интеллигентность предопределили успех ее творчества, снискали ей всенародную любовь.

Зинаида Шарко ушла из жизни, но оставила нам богатое наследие – множество ролей в театре и в кино, радиоспектакли.

Светлая память о Зинаиде Максимовне Шарко навсегда сохранится в наших сердцах.

Губернатор Санкт-Петербурга

Г. С. Полтавченко

Другой пример – телеграмма соболезнования, адресованная 19 октября 2010 года губернатору Краснодарского края Александру Ткачеву.

С чувством глубокой скорби и сострадания воспринята в Кабардино-Балкарии весть о стихийном бедствии в Туапсинском районе, приведшем к человеческим жертвам. От имени парламента и правительства, всего народа Кабардино-Балкарской Республики выражаю искренние соболезнования по поводу гибели людей, готовность оказать необходимую помощь пострадавшим и в ликвидации последствий стихийного бедствия. Прошу выразить наши соболезнования родным и близким погибших.

Глава Кабардино-Балкарской Республики

А. Б. Каноков

В случае смерти руководящих государственных деятелей, выдающихся работников культуры, науки и искусства, а также в связи с трагическими ситуациями (стихийные бедствия, теракты, техногенные катастрофы и т. п.) в дипломатических и консульских учреждениях тех стран, в которых произошла трагедия, принято выставлять книги соболезнований. При получении подобного извещения необходимо заранее заготовить текст, который затем аккуратно вписать на свободной странице открытой книги и поставить подпись.

Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной договора или соглашения. Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается получить ответ в заранее согласованные сроки или же в соответствии с регламентом. Это может быть напоминание об оплате, о долге, напоминание о необходимости срочного ответа на письмо, отправленное ранее, и т. п. Оно состоит из двух элементов: напоминание об истечении срока и возможные меры, которые будут приняты в случае невыполнения достигнутых договоренностей, имеющих юридическую силу. Желательно в тексте сделать ссылки на пункты договора или другого документа, в котором прописаны основные обязательства сторон сделки, или же приложить соответствующие копии документов.

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора.

В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки.

Напоминаем, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения. В противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.6 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,02 % от общей стоимости договора за каждый день задержки.