Илья Мельников - Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа

Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.

При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.

Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.

Для планирования рабочего дня можно использовать компьютер. Разнообразие программных разработок позволяет спланировать рабочий день наиболее рационально. В этом могут помочь календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Вести записи предстоящих дел сразу же в правильной последовательности практически невозможно. Обычно эти записи ведутся в той последовательности, в какой возникают задания. Накануне этого дня или в самом его начале все записи внимательно пересматриваются, уточняются и против каждого вида работы проставляется порядковый номер выполнения.

Оптимальный ритм работы

В организме любого человека заложены своеобразные биологические часы. В зависимости от времени суток организм производит секрецию химических веществ, способствующих повышению настроения, бодрости, умственной работоспособности или сонливости. Важно установить свой распорядок дня с учетом этих биоритмов.

Начиная с 6 утра организм человека начинает вырабатывать гормон пробуждения, кортизол. Чем раньше вы проснетесь, тем лучше будет ваше настроение и самочувствие весь день.

7.00 – 8.00. – Это лучшее время для завтрака. Обмен веществ повышается, питательные вещества легко усваиваются, а кишечник стремится очиститься от результатов ночной деятельности.

9.00–10.00. – Это время для планирования дел на весь день, этот час наиболее эффективен для организационных моментов.

10.00–12.00. – Это наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий. Это время бодрости, размышлений и вдохновения.

12.00–13.00. – В этот период организму требуется питание, поэтому лучше всего дать себе небольшой отдых и перекусить. Неслучайно именно на это время в большинстве организаций приходится обеденный перерыв.

13.00–14.00. – После обеда активность снижается, появляется желание поспать или посидеть в тишине. На это время лучше всего запланировать простую механическую работу.

14.00–17.00. – В это время умственная деятельность опять активизируется, поэтому важные дела можно планировать и на вторую половину рабочего дня. Однако следует помнить, что после 17 часов работоспособность начинает неуклонно падать. Если вы привыкли оставаться на работе сверхурочно, то постарайтесь закончить работу с документами до этого времени. После 17 часов можно привести в порядок папки, подготовить свое рабочее место к завтрашнему дню или выполнить какую-либо другую нужную, но не требующую напряженного умственного труда.

17.00–19.00. – Время прогулок, посещения магазинов, приготовления ужина. Одним словом, это время, когда вы предоставлены себе и своей семье. Позаботьтесь о близких вам людям.

В 19 часов наступает время ужина.

20.00–21.00. – Именно в это время начинается период сонливости, который будет повторяться каждые два часа. Если вы хотите сбросить лишние килограммы, то время около 21 часа – идеальное время для занятий спортом.

22.00 – 1.00. – Эта период, который является началом восстановления организма после трудного дня. Именно это время сна считается целебным для всего организма. Старайтесь ложиться пораньше хотя бы 2 раза в неделю.

Старайтесь прислушиваться к своим биологическим часам – они подскажут вам, как наиболее рационально распределить все дела, которые необходимо выполнить за день, чтобы все успевать и не чувствовать усталости.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник – самый тяжелый день, поскольку он следует после выходных и включиться в работу с самого утра достаточно трудно.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Большую часть времени секретарь проводит за компьютером, что неблагоприятно сказывается на зрении, поэтому врачи рекомендуют чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть. Приведите в порядок папки, проверьте ежедневник, может быть через неделю у вас запланирована работа, часть которой можно выполнить сегодня.

Примерная схема рабочего дня секретаря.

При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день секретаря-референта должен составлять 7 часов 15 минут. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4 часа после начала работы.

Проведение физкультурных пауз в 5 – 10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1–1,5 часа до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.