Аурика Луковкина - Новый канон менеджмента, или Сто слов-открытий для бизнесмена

Иногда сам партнер может попросить прислать ему памятную записку в ответ на предложение или для ответа на поставленный вопрос. Памятная записка может быть вручена и до переговоров. В этом случае она подготавливается заранее и служит для привлечения внимания к обсуждаемым вопросам или, если необходимо, для обеспечения четкого понимания поставленной проблемы.

Меморандум имеет целью изложение фактической, документальной или юридической стороны обсуждаемого вопроса. Этот вид официального документа составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Он может либо прилагаться к нотам, либо выступать в качестве отдельного документа, подлежащего последующему рассмотрению и обсуждению.

Наиболее полно письменная деловая речь находит свое выражение в деловом письме. Современное деловое письмо объединяет в своем значении служебное послание в форме официального документа, а также в форме разнообразных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований, ответов на них, т. е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, лежит в основе деловых отношений.

При написании делового письма обычно используются фирменные бланки с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телефонным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Внешний вид бланка служит своего рода «визитной карточкой» фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее стиль письма.

Язык деловой переписки характеризуется относительным однообразием используемых средств. Для делового стиля характерно содержание различных клише и штампов, принятых в той или иной ситуации письменного делового общения.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность изложения. При этом логичность излагаемых фактов преобладает над эмоциональностью. Недопустимо использование в деловой письменной речи просторечных слов и выражений, междометий и слов, выражающих субъективную оценку. Основной целью языка делового письменного общения является последовательное, логичное изложение фактов, обеспечивающее их объективное восприятие при полном отсутствии субъективного взгляда на обсуждаемые проблемы.

Одним из необходимых условий, обеспечивающих практическую, а в ряде случаев и правовую ценность деловой корреспонденции, выступает смысловая точность делового стиля письменной речи. Именно смысловая точность деловой переписки призвана исключить двусмысленность толкования излагаемых фактов, имеет своей целью наиболее точно и логично донести до адресата поставленную проблему и обеспечить ее полное и правильное понимание.

Большое значение для деловой переписки имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказываемого в письменном сообщении суждения, однако факты не должны представлять собой перечень малозначительных данных. Кроме того, необходимо использовать факты, актуальные именно для данной ситуации. Фактический материал, используемый в деловой переписке, должен быть внимательно отобран и тщательно проверен. Следует также избегать повторов в изложении информации.

Любая деловая корреспонденция должна быть достаточно убедительной. Убедительность документов, используемых в деловой переписке, достигается посредством доказательности.

Таким образом, правильно составленному письму, используемому в деловой переписке, должны быть свойственны отбор точных фактов, дополненных убедительной аргументацией с четким следованием правилам формальной логики.

Деловые люди, уважающие себя и партнеров и стремящиеся к поддержанию престижа своей фирмы, обязаны придерживаться общепринятых норм этикета при ведении деловой переписки.

К сожалению, на практике правил оформления деловой корреспонденции придерживаются далеко не все. Более того, существует проблема так называемого «ложного этикета» делового общения.

Суть ложного этикета деловой переписки заключается в том, что некоторые составители писем-ответов, руководствуясь исключительно коммерческими соображениями, в угоду своим профессионально некомпетентным партнерам стараются придерживаться их же нестандартной формы оформления деловой корреспонденции и терминологии. Ложный этикет является одной из причин терминологической неупорядоченности и лексической засоренности языка деловой переписки.

К деловым приемам относятся деловые обеды, ужины, разнообразные банкеты, служебные вечеринки и т. п. мероприятия, носящие отчасти деловой характер, совмещающие приятное с полезным.

Устройство деловых приемов популярно во многих странах и на многих крупных предприятиях, практикуется в деловой сфере с давних времен и считается одним из наиболее эффективных способов, помогающих достичь делового соглашения и вместе с тем приятно провести время. Деловой прием может происходить как в пределах предприятия (компании), так и на нейтральной территории.

Уединенные, легкие деловые приемы в виде ланча или ужина, рассчитанные на двух-трех человек, разрешается проводить в личном кабинете предприятия (в том случае, если такой прием организован руководящими лицами). Но лучше устраивать их в небольших кафе или ресторанах.

Банкеты, фуршеты и подобные крупные мероприятия, также являющиеся деловыми приемами, можно проводить как в столовой при компании (конференц-зале), так и снять для этого кафе или ресторан. Банкеты обычно организуются в связи с каким-либо событием, значимым для всей компании: по случаю презентации, открытия нового офиса, удачной сделки, юбилея компании или кого-то из сотрудников (руководителей или почетных работников).

Самая распространенная ныне форма проведения деловых банкетов или фуршетов – в виде шведского стола. Шведский стол представляет собой большой стол, на котором расставлены тарелки с порционными блюдами. Стулья не предусмотрены. Присутствуют официанты, которые разносят подносы с полными бокалами и закусками. Каждый из присутствующих может подойти к такому столу со своей тарелкой и взять то, что ему хочется. Преимуществом такого вида приема является непринужденность обстановки: едят только те, кто хочет есть; люди могут разбиваться на небольшие группы по интересам, в которых идет обсуждение каких-то дел, либо спокойно перемещаться по залу от одного собеседника к другому.

Деловой прием может проводиться как в форме обильного обеда, так и легкого ужина. Выбор того или иного вида делового приема зависит от конкретной ситуации, от тех целей, которые преследует человек, назначающий подобную встречу, от степени знакомства, наконец – от материальной стороны.