С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

Статья 9 перечисляет реквизиты, которые должны быть в первичных учетных документах. Это:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ (название организации);

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С этим пунктом Закона непосредственно связано постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 [25], в котором поставлена задача разработки унифицированных форм Госкомстатом, Минфином и Минэкономики, а его исполнение, в свою очередь, отражено в постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 [26] и постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20 [27].

Статья 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусматривает обязательность подписания руководителем организации бухгалтерской отчетности на бумаге (п. 8).

Для службы ДОУ и ведомственных архивов особенно важна статья 29 закона: «Хранение документов». Эта статья устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских документов: «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» и ответственность за организацию их хранения.

Руководитель организации отвечает за организацию хранения документов, В Законе особо предусмотрено, что при смене руководителя должна обеспечиваться передача всех документов.

Кроме того, служба ДОУ должна иметь документы по работе организаций своего профиля, например акционерные общества – Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. 23.07.2013) [28], общества с ограниченной ответственностью – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред.

23.07.2013) [29] и т. д. В частности, в ст. 2 закона «Об акционерных обществах» указано, что «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации».

Статья 89 закона устанавливает обязательность хранения документов акционерного общества:

«Общество обязано хранить следующие документы:

1) договор о создании общества;

2) устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

3) документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

4) внутренние документы общества;

5) положение о филиале или представительстве общества;

6) годовые отчеты;

7) документы бухгалтерского учета;

8) документы бухгалтерской отчетности;

9) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

10) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

11) отчеты независимых оценщиков;

12) списки аффилированных лиц общества;

13) списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

14) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

15) проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

16) уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

17) судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

18) иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации».

Акционерное общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи закона, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Помимо нормативных правовых актов, в которых вопросам документирования и работы с документами отведено значительное место, эти вопросы отражены в отдельных статьях Кодексов и косвенно затрагиваются во многих нормативных правовых актах, на которые будут даваться ссылки в данной работе.

Таким образом, мы видим, что различные аспекты работы с документами «разбросаны по российскому законодательству». Работнику службы ДОУ совсем не обязательно запоминать все эти акты наизусть, но необходимо знать, к какому нормативному правовому акту он может обратиться для уточнения соответствующего вопроса своей работы.

Все интересующие нас указы Президента РФ в области ДОУ можно разделить на две группы:

1) указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

2) указы Президента о документировании прохождения государственной службы.