Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
- Название:Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
- Автор:
- Жанр:
- Издательство:Литагент Термика
- Год:2016
- Город:Москва
- ISBN:978-5-9906894-0-4
- Рейтинг:
- Избранное:Добавить в избранное
-
Отзывы:
-
Ваша оценка:
Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя краткое содержание
Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.
Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:
• Организацией приема посетителей и граждан;
• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.
Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.
Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.
Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.
Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.
Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя - читать онлайн бесплатно ознакомительный отрывок
Интервал:
Закладка:
• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;
• Координирует работу офиса.
Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.
Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.
Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:
• Знание иностранного языка (одного и более);
• Ведение деловой переписки на иностранном языке;
• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;
• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.
В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:
• Быстро печатать;
• Правильно составлять и оформлять документы;
• Редактировать проекты;
• Рационально организовывать прием посетителей;
• Осуществлять телефонное обслуживание;
• Готовить и документировать совещания;
• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.
Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.
В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:
• Ассистент; секретарь-ассистент;
• Представитель дирекции;
• Помощник по общим вопросам.
Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:
• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;
• Быстро меняющейся ситуацией;
• Многообразием общения (контактов);
• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.
Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:
• Деловые качества;
• Личные качества.
К числу 1-х относятся:
• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;
• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;
• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;
• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;
• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;
• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.
К числу 2-х (личных) качеств относятся:
• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;
• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;
• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;
• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;
• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;
• Умение объективно оценивать себя и окружающих;
• Соответствующий деловой внешний вид;
• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;
• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.
1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?
2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.
3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.
4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.
5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?
6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.
7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.
8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.
Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.
Для каждой из названных категорий характерны:
• Свои функции;
• Вытекающие из них должностные обязанности.
Несмотря на относительно одинаковые требования к квалификации секретарей и к тому, что должны знать все эти категории (за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относящегося к категории руководителей), их функции и должностные обязанности более дифферинцированны, поэтому будем рассматривать их по каждой категории отдельно.
Секретарь-машинистка выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Секретарь-стенографистка выполняет те же технические функции, что и секретарь-машинистка, а также стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. Основное отличие от секретаря-машинистки заключается в способе закрепления текста на бумаге: секретарь-машинистка печатает его, а секретарь-стенографистка еще и стенографирует, выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятия решений [1].
Читать дальшеИнтервал:
Закладка: