Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Секретарь руководителя в структуре службы ДОУ – явление крайне редкое, т. к. руководителю значительно удобнее, чтобы секретарь подчинялся только ему и не имел второго руководителя в лице начальника службы ДОУ. Соотношение документного и бездокументного обслуживания в работе секретаря в данном случае определяется рангом руководителя.

Если секретарь руководителя является сотрудником службы ДОУ, то особенность заключается в том, что в отличие от других работников этой службы, секретарь, являясь сотрудником этого отдела, рабочее место имеет, как правило, в другом помещении и на другом этаже, иногда даже в другом здании.

Секретари, как было сказано выше, при смешанной форме делопроизводства объединяются в секретариат.

Согласно Современному толковому словарю русского языка, секретариат – (франц. «secretariat» от латин. «secretarium» – уединение): 1. Отдел учреждения, организации, ведающей текущим делопроизводством, осуществляющий секретарскую работу.

2. Лица, избираемые на собрании, совещании, конференции для ведения протоколов. Секретариат съезда.

Секретарские службы внутри аппарата управления организационно оформляются и закрепляются штатным расписанием организации (форма Альбома унифицированных форм документов [3]).

Каждая организация, исходя из ее методов руководства, традиций, особенностей структуры, сама решает вопрос самостоятельности или подчиненности этих служб.

Существует 2 варианта организационной структуры:

1. секретариат (или секретарская служба) – самостоятельное структурное подразделение;

2. секретариат руководителя или его секретарь входит в структуру службы ДОУ организации.

В первом случае секретариат административно подчиняется руководителю, а научно-методическое руководство осуществляет служба ДОУ; во втором – он имеет двойное административное подчинение, что крайне неудобно для работы, поэтому в большинстве случаев предпочтение отдается первому варианту.

Учитывая серьезные требования, предъявляемые к секретарям высшей категории, их высокий социальный статус, известную самостоятельность в принятии решений, интерес к этой профессии очень высок. Талантливые, энергичные, мотивированные молодые люди прекрасно понимают, что профессия эта позволяет самореализовать себя, имеет перспективы и возможности роста.

Востребованность на рынке труда секретарей высшей категории остается стабильной, что способствует высокому рейтингу профессии. Выбирая ее, каждый специалист должен осознавать не только ее плюсы, но и те требования, которым он должен соответствовать.

Секретарь руководителя, секретарь-референт – высшая квалификация секретаря, однако в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих эта должность отсутствует. Референт – «должностное лицо – докладчик и консультант по определенным вопросам» [4].

Следовательно, секретарь-референт – помощник руководителя в той области, сфере деятельности, которой занимается учреждение, фирма, предприятие. Руководитель может дать задание подготовить совещание (встречу) с зарубежными партнерами. Его референт должен будет составить черновые варианты документов, перевести их на иностранный язык, согласовать дату проведения встречи, подготовить программу пребывания партнеров, в которой будут предусмотрены деловые мероприятия и культурная составляющая.

Таким образом, секретарь-референт, секретарь руководителя должны понимать, какая высокая профессиональная планка связана с их деятельностью.

Работа такого секретаря бывает, как правило, очень ответственной, т. к. ему дано право принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

Безусловно, расширение должностных, функциональных обязанностей секретарей требует обязательного высшего профессионального образования и знания иностранных языков.

Бытовавшее мнение о том, что профессия секретаря модная, престижная, не требующая при этом особых знаний и навыков (достаточно умения говорить по телефону, подавать кофе, носить стильные туфли и костюм), уже не соответствует действительности.

Каждый, выбирающий эту профессию, должен осмыслить ее и осознать применительно к себе.

Профессия секретаря относительно каждой категории требует своих знаний и навыков, при этом каждая последующая, высшая категория не исключает знаний и навыков предыдущего уровня.

Наряду со знаниями и умениями профессиональный секретарь, как говорилось ранее, должен обладать определенным складом характера, личными качествами.

Секретарь, по должности находясь рядом с руководителем, знает больше, чем другие сотрудники: на нем, как говорят специалисты, замыкаются все информационные потоки организации. Секретарь, таким образом, с одной стороны, на виду, но, с другой стороны, он всегда должен быть в тени.

Секретарь – первый сотрудник, с кем встречаются посетители, приходя в организацию. Он – «лицо» фирмы. Секретарь участвует в большинстве телефонных переговоров. Его роль в связи с этим возрастает, на него возлагается большая ответственность.

Кроме того, в приемной, где работает секретарь, нередко возникают конфликтные или стрессовые ситуации, поэтому современный секретарь должен владеть навыками психологии общения.

Для секретаря очень важным является умение общаться, т. е. умение разбираться в людях и на основании этого строить свои взаимоотношения с ними. Любое общение предполагает:

• восприятие людьми друг друга;

• обмен информацией;

• взаимодействие между этими людьми.

Любое общение основывается на определенных нормах и правилах, которые передаются из поколения в поколение. Они определяют схемы поведения людей в каждой конкретной ситуации. В начале общения с конкретным человеком происходит сравнение поведения собеседника со сложившимся эталоном. Вместе с тем, для каждого человека эти эталоны выступают основой настроения собственного поведения в различных ситуациях.

Типовой ситуацией в рабочем коллективе, с точки зрения психологии, является ситуация делового общения в малых группах. Цель такого общения – достижение решения, соглашения, договоренности. При этом четко определен статус каждого по отношению к другому. Участники являются исполнителями определенных социальных ролей: служебных, профессиональных, деловых. Общение партнеров регламентировано, довольно часто – документально, что обеспечивает более четкое поведение, ответственность за каждое слово и поступок. Из деловых качеств в такой ситуации определяющая роль принадлежит квалификации, профессионализму.

Деловое общение имеет цель вне себя и служит способом организации и оптимизации того или другого вида предметной деятельности: коммерческой, производственной, научной и т. д.