Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Терминология и виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, получили закрепление в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», дата ввода в действие которого – 1 июля 2016 г. В этом стандарте подчеркивается, что он «не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения» [68]. Соответственно, зафиксированные в данном стандарте термины «электронный документ» и «копирование электронного документа» не ориентированы на управленческий документооборот. Однако при этом некоторые приведенные в стандарте свойства и технологические характеристики электронных документов, находящих применение в библиотечном деле, в силу их физической природы сопоставимы с аналогичными характеристиками электронных управленческих документов.

Важно различать собственно электронные управленческие документы, под которыми мы понимаем документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований, и электронные копии документов, имеющих бумажные подлинники [98].

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751 [31]) были выделены:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Понятие «электронный образ документа» в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» было определено как «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе», а сканирование – как «получение электронного образа документа». Заметим, что на практике могут существовать не только электронные копии документов, полученные путем сканирования, но также и электронные копии документов, изготовленные в текстовом формате или в формате электронных таблиц.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» внесен ряд изменений. Так, термин «электронный образ документа» из Правил исключен. При этом термин «электронная копия документа» определяется как «копия документа, созданная в электронной форме» [38].

В современном документообороте встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (к примеру, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку. Такой подход применяется на практике (к примеру, в рамках ведомства). Однако в указанных Правилах работа с электронными выписками из документов не регламентирована.

На практике в определенных случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа» [67]. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован и требования к электронным дубликатам документа и ситуациям их применения нормативно не закреплены.

Понятие «документы в электронной форме» в настоящей книге используется как обобщенное наименование электронных документов, электронных копий документов (в том числе электронных выписок из документов). Близким по смыслу к понятию «документ в электронной форме» является понятие «документ в электронном виде». В частности, в Постановлении Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» оно используется в конкретном контексте. Для задач информационного взаимодействия «под документом в электронном виде понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись» [36]. При этом определено, что «документы в электронном виде, используемые в процессе информационного взаимодействия, создаются в ходе деятельности участников информационного взаимодействия с использованием имеющихся у них автоматизированных систем делопроизводства (систем электронного документооборота) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов участников информационного взаимодействия, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов» [36].

В рамках данного раздела книги понятие «электронный документ» будет использоваться в соответствии с определением, закрепленным Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В случаях когда речь идет об электронных копиях документов или об электронных документах, не имеющих бумажных подлинников, будут даны необходимые уточнения.

Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. При этом характеристики документов, которые были рассмотрены нами ранее [108], дополним комментариями с позиций сегодняшних реалий.

1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.