Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

6. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени на копирование значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему других пользователей (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы, облачные хранилища, официальные сайты в сети Интернет и т. п.). В таком случае исключается необходимость изготовления бумажных копий документа.

7. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние. К примеру, осязание позволяет различать качество бумаги, ее толщину, иногда ветхость или помятость. Благодаря обонянию можно уловить запах старой бумаги, типографской краски, другие запахи (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веках светские дамы нередко наносили духи на свои письма). При работе с электронными документами эти ощущения остаются в прошлом.

Из органов чувств при работе с документами основная нагрузка приходится на зрение. Вместе с тем в настоящее время в результате совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами заметно уменьшается, а использование сенсорных экранов задействует также тактильные ощущения. При работе с документами с использованием мобильных устройств так же, как и при работе с бумажными документами, можно произвольно менять позу или двигаться.

8. Необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения.

Для работы с электронными документами нужен компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи облегчает эту задачу. В любом случае важно помнить об электропитании и своевременной зарядке мобильных устройств.

9. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, который зависит от качества бумаги. К примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями. Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, а также средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.). Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.

При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Еще не так давно в числе возможных (но не значит, что вполне приемлемых) способов хранения электронных документов предлагалось сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и, соответственно, обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

В настоящее время существует или разрабатывается ряд методов, позволяющих избежать таких мер. К их числу относится эмуляция (англ, emulation ), под которой в данном случае понимается воспроизведение функционирования одной информационной системы с помощью другой информационной системы (реализованной другими аппаратно-программными средствами). К числу иных способов относятся конверсия (англ, convertion – перемещение документа с одного носителя на другой или преобразование из одного формата в другой), а также миграция (англ, migration – перемещение документа из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования). В настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения сохранности электронных документов, что подтверждает ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». При этом во вводной части указанного стандарта отмечается, что на момент его разработки ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности электронных документов не был признан предпочтительным [69].

При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

С учетом техногенных факторов для обеспечения сохранности информации в системах электронного документооборота и архивов необходимо решать задачи обеспечения непрерывного, устойчивого функционирования информационной системы в целом.

10. Информационная безопасность. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа (а, значит, угрозы от неправомерного использования, модификации, уничтожения и разглашения содержания документа) может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей и защиты от несанкционированного доступа к компьютерной технике, каналам связи, информационным системам, протоколированием действий пользователей, использованием средств криптографической защиты информации и т. п. Отдельная проблема – защита от компьютерных вирусов и хакерских атак. В целом в условиях применения электронных документов важно сочетать технические и организационные меры обеспечения информационной безопасности и защиты информации.