Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В результате развития информационных технологий и расширения практики электронного документооборота наблюдается усложнение структуры электронных документов от простых файлов до сложных многокомпонентных документов и их агрегаций. Считаем важным попутно отметить, что применительно к электронным документам возможности инкапсуляции могут использоваться и для других целей, в том числе для сокрытия некоторой информации.

Для понимания сложности современных электронных документов как объектов, на наш взгляд, можно воспользоваться понятием «фрактал» (лат . fractus – дробленый, разбитый), под которым в нашем случае понимается объект, обладающий свойством самоподобия. Иными словами, это объект, имеющий в своем составе части, в точности или приближенно воспроизводящие его самого, его структуру или форму. Образно говоря, некоторые современные управленческие электронные документы можно сравнить с известной русской игрушкой «матрешка», включающей в себя несколько подобных игрушек, вложенных одна в другую. Существуют также технологии компьютерной стеганографии, позволяющие применять как видимые, так и невидимые «цифровые водяные знаки» [189]. К примеру, встроенный «цифровой водяной знак» может служить подтверждением того, что файл был создан в конкретной системе электронного документооборота.

б. Различие в понимании оригинала (подлинника) и копии документа. Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. Как выше отмечалось, в отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жестко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов) или контейнера.

Различить подлинник и копию электронного документа по аналогии с бумажным документом не представляется возможным. Можно различать файлы или контейнеры электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учетом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (в том числе в архивную) исходный файл документа может копироваться либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов (с соблюдением установленных требований к обеспечению аутентичности, достоверности, целостности и возможности воспроизведения) не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться подлинник электронного документа. При этом переданный и сохраняемый электронный документ, соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности, целостности, можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе.

В целом электронный документ как информационный и физический объект обладает большей сложностью, чем бумажный документ.

Во-первых, электронные документы отражают основные характеристики бумажного документа – структуру, состав информации и реквизиты.

Во-вторых, состав метаданных и возможности управления документами в электронной среде являются более широкими, чем в аналоговой среде.

В-третьих, методы фиксации информации и структура документов в электронной среде получают дополнительное разнообразие и сложность.

В-четвертых, сама электронная среда, создаваемая и поддерживаемая комплексами технических средств, всей информационно-телекоммуникационной инфраструктурой и высокоспециализированной профессиональной деятельностью, в том числе в сфере защиты информации, отличается более высоким уровнем сложности и техногенной зависимости.

Важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (принадлежащих конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Поэтому возникает необходимость создания электронной среды хранения этих документов в государственных и ведомственных архивах, а также необходимой инфраструктуры и технологий передачи электронных документов на государственное хранение. Вопросы долговременного архивного хранения электронных документов (информации, содержащейся в электронных документах) еще нуждаются в дальнейшей методологической проработке и нормативном закреплении.

Таким образом, можно сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:

1. Применение смешанного документооборота позволяет использовать определенные преимущества как бумажных, так и электронных документов, связанные с носителем информации. В итоге всю совокупность управленческих документов можно условно разделить на две группы:

электронные документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут и должны находиться электронные копии этих документов для использования возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

2. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов. Поэтому бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.