Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

3. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации. Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

4. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же носителе информации.

Структура представления метаданных электронных документов в современных информационных системах носит принципиально иной характер, компоненты метаданных связаны с документом, но при этом они могут непосредственно не входить в его «тело». Метаданные документа в электронной среде должны быть четко определенными и отвечать более высоким требованиям, чем в процессах работы с бумажными документами. В ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 констатируется, что электронная среда «требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных» и вместе с тем «предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных» [60].

5. Информационная структура документа. В процессе своего развития электронный документ в сравнении с бумажным документом приобретает все более сложную, многокомпонентную структуру.

В связи с этим обратим внимание на ряд концептуальных положений о документальной памяти ноосферы и развитии документальной среды ноосферы, которые обосновал К.Б. Гельман-Виноградов, видный специалист в области архивоведения и научно-технических документов. В частности, отмечена тенденция сжатия, физического свертывания документальной среды ноосферы. Примерами сжатия являются уменьшение размеров документов и книг типографским способом (начатое в XVII веке), применение фотографии в XIX веке и микрофотографии (микропленки и микрофиши) в XX веке, современные возможности оптической голографии и др. В последние десятилетия происходит беспрецедентное изменение представлений о возможностях физического свертывания зафиксированной информации. По мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, описанное физическое свертывание документов в конечном счете направлено на всемерное расширение документальной среды ноосферы [117, с. 25].

Приведенное мнение можно подтвердить и другими примерами последнего времени, в частности, различные виды штрихкодов, в том числе двухмерные QR-коды (от англ, quick response – быстрый отклик).

Применительно к информационным технологиям известна закономерность, обоснованная американским специалистом по электронике Г. Муром еще в 1965 г. и подтверждающая свою справедливость вплоть до настоящего времени («закон Г. Мура»). Отмечено, что приблизительно каждые 1,5 года вычислительная мощь микропроцессоров и плотность микросхем памяти удваивается [137, с. 35–36].

К столь важным положениям о тенденциях физического свертывания зафиксированной информации со своей стороны добавим также вывод о тенденции свертывания, сжатия информации в рамках структуры электронных документов.

В условиях «безбумажных» технологий документы с однотипной информацией, относящиеся к технологическому документообороту, могут трансформироваться в совокупность объектов в форме записей или технологических сообщений (например, как сейчас в банковских информационных технологиях). В составе баз данных, которые в доэлектронную эпоху существовали как массивы бумажных документов, в условиях электронной среды документальная информация может «сжиматься» до уровня записей. При этом такую базу данных можно рассматривать по-разному: как единый документ со сложной структурой либо как совокупность включенных в нее документов или записей. Понятие «запись» в сфере электронного документооборота, как и понятие «архив», может иметь несколько значений. В связи с упомянутым выше термином «запись» как синонимом официального документа каждая совокупность данных, характеризующая тот или иной объект, в «безбумажной информатике» также называется записью [118, с. 30].

Для рассмотрения феномена современного электронного документа уже недостаточно рассматривать его просто как файл, под которым обычно понимают именованную область памяти, созданную на электронном носителе информации и предназначенную для хранения данных [216, с. 89]. Со времени начала применения понятия «файл» в компьютерных технологиях с середины XX века (по аналогии с канцелярским англоязычным термином file – папка, дело, картотека) виды файлов претерпевали изменения как в смысле развития форматов записи, так и общей типологии и их реализации в программной среде. В рамках задач работы с документами в электронной форме и типологии файлов выделим директории (каталоги, древовидные структуры, включающие некое множество файлов, в том числе разного типа), разного типа ссылки (в том числе файлы, содержащие в себе ссылку на другой файл или директорию, возможно даже расположенный на другом физическом носителе).

Современные технологии электронного документооборота и архива предполагают использование файлов-контейнеров, соответствующих сложной структуре современного электронного документа, который может включать не только несколько файлов самого документа, но и файл (файлы) электронной подписи, файл (файлы) с метаданными документа и другие элементы. Реализация контейнера должна обеспечивать целостность данных и возможность идентификации источника данных. В этой связи важно упомянуть международный стандарт ISO/IEC 21320-1: 2015 «Информационные технологии – Файл – контейнер документа. Часть 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core) [238]. В этом стандарте предусмотрена реализация контейнера в виде zip-файла (сжатой zip-папки) и описан состав его компонентов.

В результате «инкапсуляции» (от лат. capsula – оболочка, коробочка) происходит включение файла (файлов) электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, а в более широком смысле – «упаковка» данных и/или функций в единый компонент. К примеру, файл в формате PDF/A-1, обеспечивающем долговременное архивное хранение, может быть включен в файл формата XML, используемого для взаимодействия между информационными системами. Подробнее вопросы взаимодействия информационных систем и некоторые практические вопросы применения файлов-контейнеров будут рассмотрены в последующих разделах книги. Здесь же нам представляется возможным высказать следующее мнение.