Василий Лошкарев - Развитие бизнеса: первые три года работы

Вместо инструкций некоторые авторы рекомендуют внедрить свод корпоративных правил – как вести себя сотрудникам и руководству в той или иной ситуации. Думаю, это тоже хороший вариант. Мне приходилось составлять подобного рода правила – мы называли их «стандарты» – считаю этот подход вполне нормальным. Естественно, это тоже должен быть не формальный документ, а действующий регламент. Такой документ распространяет свое действие на всю организацию, всех ее сотрудников, поэтому должностные инструкции вполне могут дополнять его уже в конкретных случаях. «Стандарт» определяет общий подход к решению тех или иных проблем, правила постановки задач перед подчиненными, ответственность подчиненного и руководителя, уровень принятия решений. На практике это выглядит примерно так. Описывается, какие вопросы решаются на уровне руководства и замов (начальников отделов), какие непосредственно исполнителями. Здесь можно отталкиваться от сумм и сроков поставок, выполнения услуг, сложности и разнообразности заказа. Сколько времени отводится на решение, в какой форме (письменной или устной) согласовываются действия между руководителем и подчиненными, между отделами, подаются данные о решении, как действуют подчиненные во внештатных ситуациях. Еще раз обращаю ваше внимание, что в небольших организациях все обычно решается на уровне обычного общения, и проблемы возникают при расширении штата.

Как и все остальные инструкции, например к бытовой технике, должностные инструкции читаются в лучшем случае два раза. Первый – при покупке (вами – при внедрении, сотрудником – при оформлении на работу), второй – при поломке (при конфликтной либо критической ситуации). Чаще всего критическая ситуация – это нарушение Правил техники безопасности с тяжким исходом – инвалидность или смерть. Следовательно, с точки зрения безопасности вам, как руководителю, необходимо предусмотреть в должностной инструкции свою защиту в спорной, конфликтной или критической ситуации. Если дело дойдет до суда с сотрудником, то должностная инструкция и трудовой договор являются дополнительными аргументами при спорах по следующим поводам:

•отказ в приеме на работу;

•увольнение работника, как не выдержавшего испытательный срок;

•увольнение работника по ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации (расторжение трудового договора по инициативе работодателя);

изменение условий труда;

•изменение определенных сторонами условий трудового договора;

•удержание из заработной платы;

•оплата труда в условиях отклонения от норм;

•нарушение трудовой дисциплины;

•наложение дисциплинарных взысканий;

•возмещение работником вреда, причиненного работодателю.

Дополнительно обращаю ваше внимание на то, что с работником должен быть заключен трудовой договор, в противном случае вы не можете принять его на работу (ст. 68 ТК РФ). Содержание трудового договора определяется ст. 57 ТК РФ – не поленитесь, посмотрите. Этот документ будет в первую очередь определять вашу ответственность при рассмотрении конфликтов в суде или прокуратуре. В отличие от должностной инструкции, трудовой договор должен быть заключен обязательно. И трудовой договор, и должностная инструкция должны быть подписаны обеими сторонами.

Еще раз обращаю ваше внимание, что при подготовке и внедрении должностных инструкций начинать необходимо с себя – со своих действий. В первую очередь освобождайте свое время от рутинных действий.

Нередки случаи, когда в организациях серьезная текучесть кадров. Часто ее пытаются устранить через создание хороших должностных инструкций – это неправильно. Возвращаюсь к сравнению с бытовой техникой: если стиральная машина плохая, то никакая распрекрасная инструкция ее не спасет. Если бизнес-процессы в фирме не организованы, если к сотрудникам относятся не как к людям, а как к расходному материалу, инструкции не помогут. В таком случае надо начинать с себя и внутренних процессов фирмы.

Инструкция должна быть логическим завершением упорядочения структуры предприятия и работы. Она должна показать, как организовано управление трудовыми ресурсами.

Бессмысленно поручать составление должностной инструкции самому сотруднику – объективной картины получить не удастся, ваши интересы не будут полностью учтены.

Обобщая, можно сказать, что единой должностной инструкции, подходящей к любой организации, нет. Даже одинаковые производства отличаются, не говоря уже о малом бизнесе. Поэтому скачанная из Интернета и неадаптированная инструкция подходит только для демонстрации Трудовой инспекции, но не для развития фирмы.

Резюмируем:

•На этапе становления, стремительного развития и изменения бизнеса должностные инструкции могут оказаться лишними.

•Как только вы и персонал перестанете справляться, необходимо перераспределять обязанности и делегировать полномочия.

•Перераспределение и делегирование полномочий необходимо начинать с себя.

•Создание должностных инструкций позволяет структурировать и упорядочить функции и обязанности сотрудников.

•Должностные инструкции должны быть максимально гибкими, их необходимо периодически и по необходимости пересматривать.

•Должностная инструкция должна определять степень ответственности и уровень принятия решений.

•Должностную инструкцию нельзя превращать в карательный инструмент.

•Должностная инструкция должна защищать сотрудника от неправомерных действий со стороны руководства, в том числе от самодурства, а руководство – от нежелания сотрудника работать и, в критической ситуации с вмешательством государства, от судебного преследования.

•Трудовой договор должен заключаться при приеме сотрудника на работу.

•Инструкция не догма, а руководство к действию. Если ее принимают как руководство к бездействию, то сотрудник или организация функционируют ненормально.

В работе над этой главой мной во многом использовалась информация из работы «Обзор ERP-систем», составленной в Институте инноватики Санкт-Петербургского государственного политехнического университета Синельниковым А. Н. под руководством д. т. н., профессора Колосовой О. В. в 2007 г., за что им большое спасибо.

Как только вы начнете свою деятельность, количество информации и различных бумаг будет расти лавинообразно. Сразу появятся протоколы собраний, учредительные документы, информационные письма. Будут добавляться образцы договоров и сами договоры, приказы и еще много разных бумажек. Частично распределение, систематизация и хранение документов были рассмотрены в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе «Документооборот». Там дано деление документации на входящую и исходящую, распределение по типам. В целом можно отталкиваться от этой системы, она доказала свою жизнеспособность и выполнимость. Но сейчас речь пойдет не только об этом. Самое главное, что в организации необходимо с самого начала прививать персоналу (а иногда и себе) культуру работы с информацией. Необходимо, чтобы люди начали воспринимать слово «информация» не просто как запись на листочке, а как гораздо более емкое понятие. Это жизненно необходимо, учитывая, что количество информации вокруг нас будет только увеличиваться.