Василий Лошкарев - Развитие бизнеса: первые три года работы

Цветовое деление существенно облегчает работу с документами и экономит время. Желательно однотипные документы хранить в регистраторах одного и того же цвета. Договоры на отгрузку в синем, на поставку – в зеленом, накладные в красном, отчет кассира в черном и т. д. Можно помечать документы по разным фирмам разными цветами. Настоятельно рекомендую подписывать полки на стеллажах. Регистраторы подписываются только отпечатанными машинным способом табличками в одном и том же стиле. Смешение и изменение шрифтов, размеров, цветов недопустимо. Подобные мелочи существенно экономят время и нервы. Недопустимо тратить более 10–15 секунд на поиск какой-либо папки.

Приведенная система вполне работоспособна. Она проста, наглядна, не требует вложений и обучения персонала. Пока она не станет тормозом вашего развития, менять ее не обязательно. Для организаций, изначально ориентированных на большое количество заказчиков, проработку электронного документооборота затягивать не следует.

Если вы работаете с учетом НДС, то в реестре должен быть заведенный порядок по внесению сумм с учетом НДС или без учета НДС. Менять порядок нельзя. Лучше заводить суммы без НДС, и все в вашей организации, и вы в первую очередь, должны оперировать с суммами отгрузок без НДС. Я об этом уже упоминал в первой книге и буду периодически возвращаться к этой теме. НДС – это налог, деньги государства. Осталось что-то у вас – хорошо, но не раздувайте искусственно ваш оборот на 18 %. Знать и учитывать НДС необходимо, так как, возможно, получать и платить вы будете с учетом НДС, но в свои достижения его не включайте. Как считается НДС, было рассмотрено в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика».

При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный. До этого места все происходит так же, как и с бумажным реестром. Теперь появилось первое отличие – регистрацию проводим в электронном реестре.

4. Далее по этому договору должны быть получены деньги, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться. Запись делается в электронном реестре.

5. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.

6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.

Доступ к реестру регламентируется, точно так же вводится цветовое обозначение по разделам.

С самого начала работы организации имеет смысл ограничивать бумажное делопроизводство, лучше переходить на безбумажные электронные формы. В самом простом варианте различные распоряжения и указания можно отправлять по внутренней электронной почте с применением специализированных программ, таких как LanTalk PRO, WinPopup, WinMessenger. В них автоматически создается электронный реестр обращений и отметки о получении. Даже если сотрудник не просмотрел сообщение сразу, он прочитает его позже. Письма и заявки никуда не теряются. Но такие программы – палка о двух концах. Вы тоже будете нести ответственность перед подчиненными: если вам от них приходят запросы, письма, то игнорировать или забыть их не удастся. Подобная система дисциплинирует всех.

Оптимальным вариантом является, конечно, ERP-система, или система управления предприятием. Именно такие системы решают проблему комплексно и позволяют уйти от «кусочной» автоматизации. Головной болью многих фирм становится «кусочная» автоматизация, когда бухгалтерия работает со своим блоком, отдел продаж со своим (обычно на базе Microsoft Exel или Microsoft Access), маркетинг с третьим, склад с четвертым. В дополнение к этому, если направлений в организации несколько, то каждый отдел продаж или продавец работает со своим блоком. Отличная мозаика, потрясающе неэффективная, особенно в долгосрочном плане. Берите сразу комплексное решение либо решение, сочетаемое с какой-либо хорошей системой. В крайнем случае ставьте Microsoft Access для всех пользователей с синхронизацией и архивированием данных. Самые продвинутые, с наибольшим количеством возможностей и (вероятно) с наилучшей поддержкой – это западные системы SAP, Oracl и семейства Microsoft Business Solution – Axapta и Navision. Существуют давно, «детскими» болезнями не страдают. Но они настолько дороги и сложны, что нам обсуждать их не имеет смысла. В нашей стране позволить себе такие системы могут немногие, время на них тратить не будем. Есть смысл рассматривать российские разработки. Их достаточно много. Это программные продукты «Компас», «Монолит SQL», «Бухта», БОСС, БЭСТ, «Галактика», «Парус», 1С, в конце концов, и еще многие другие. Выбор есть. Основная проблема существенной части наших программных продуктов в том, что созданы они программистами, а не пользователями. Следовательно, они не всегда интуитивно понятны и информативны, ориентированы не на пользователей, а на системных администраторов. Но в целом наши производители выпускают свои разработки давно, имеют достаточный опыт по внедрению, и в основном их произведения выглядят очень достойно. Каждый производитель ведет непрерывную работу над улучшением своего продукта, и это идет на пользу. Все программы имеют необходимые блоки. Распределение информации по блокам и ее взаимоувязка происходят у всех по-разному, и каждый формирует свою единую картину. Разбирайтесь, здесь у меня свои пристрастия, в том числе географические, а у вас могут оказаться свои. У большинства разработчиков есть решения как для крупного, так и для малого бизнеса. Достаточно часто решение для малого бизнеса представляет собой урезанный вариант большой программы – хорошее и оправданное решение. На всякий случай поинтересуйтесь, насколько малая программа может быть увязана с большой, чем они отличаются и как происходит переход от работы в «урезанном» варианте к работе в большой системе с сохранением имеющейся базы данных.