Илья Мельников - Кадровик: культура делового общения

Современному руководителю необходимо иметь волевой характер, который позволяет ему добиваться поставленных целей, не терять самообладания в кризисных, критических ситуациях, принимать в таких ситуациях быстрые и ответственные управленческие решения. Руководителю необходимы знания в области психологии. Они помогут ему выстроить правильные взаимоотношения с персоналом и не только с ним. Чтобы не доводить себя до стрессовых состояний, руководителю необходимо правильно организовывать свой рабочий день, рационально использовать рабочее и свободное время, уметь расслабляться, переключаться на другие виды деятельности.

Этикет деловой беседы

Важное место в деловом общении принадлежит беседам, переговорам и совещаниям. Различные формы деловой беседы являются простейшей и универсальной формой межличностного общения. В то же время как достаточно сложное социально-психологическое и педагогическое действо каждая деловая беседа, чтобы быть эффективной, требует тщательной подготовки.

Во время деловой беседы происходит передача и обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса. По итогам деловых бесед возможно принятие решений.

Перед деловой беседой желательно сделать самоанализ и ответить на следующие вопросы:

Четко ли представляются свои цели в виде желаемого результата? Что хотелось бы получить в конце беседы?

Как можно будет оценить этот результат? Как можно узнать, достигнуто желаемое или нет?

Каковы предположения о целях собеседника?

Какие средства имеются для достижения поставленных целей?

Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

Каким образом донести свою позицию до партнера?

Каким образом можно узнать его установки, позицию и убеждения?

С какими барьерами общения можно столкнуться?

Как подстраховаться и снизить вероятность этих барьеров?

Как снять противоречия, если они будут?

Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

Какие применять способы воздействия на партнера?

Какую аргументацию при этом использовать?

Как себя вести, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

Как облегчить согласование мнений с партнером?

Насколько раскрывать свои позиции?

Как управлять атмосферой разговора?

Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

Каковы интересы партнера и как их понять?

Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

В отличие от бытовой беседы деловая беседа – это целенаправленный вид общения, достаточно сложное коммуникативное действие со своими закономерностями, традициями, культурой, этикой и правилами. Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу является необходимым качеством руководителя, желающего добиться успехов и признания, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с собеседником, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.

Поэтому необходимым элементом в подготовке деловой беседы, даже самой короткой, является ее планирование. Для этого подбирается и систематизируется нужная деловая информация, анализируется обстановка, собираются сведения о будущем собеседнике, организации, которую он представляет. Затем продумывается возможный ход беседы и составляется рабочий план, включающий опорные пункты будущей беседы – ключевые слова, цифры, отдельные формулировки, особенно относящиеся к началу и завершению разговора. Несмотря на то, что многие деловые люди избегают составлять подобные планы, руководитель обязан знать, что такая подготовка помогает захватить инициативу в деловой беседе и поднять ее эффективность на 20–30 %, а это уже хоть маленький, но успех.

Планируя беседу, надо проанализировать собственную занятость, определить продолжительность беседы, установить, удобно ли назначенное время для будущего собеседника. Немаловажен правильный выбор места для проведения беседы. Делового партнера, клиента, кандидата на вакантное место обычно принимают в служебном кабинете либо в ином помещении, обеспечивающем необходимые удобства. В некоторых случаях полезны встречи в обстановке внеслужебной, но к этому надо относиться с большой осторожностью.

Первое средство создания атмосферы взаимного доверия в деловой беседе – это пунктуальность. Посетитель, прождавший полчаса, вряд ли будет настроен дружески. Если задержка неминуема, лучше выйти в приемную, объяснить причину и спросить, не смогут ли вас подождать несколько минут.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.