Олег Северюхин - Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Если визитная карточка завозится какому-либо лицу лично ее владельцем (но без нанесения личного визита), то она загибается с правой стороны по всей ширине карточки. Считается грубым нарушением этикета, если загнутую визитную карточку доставляет курьер. С курьером можно посылать не загнутые визитные карточки. Визитные карточки по почте не пересылаются.

Желательно, чтобы ответы на полученные визитные карточки направлялись без задержки, в течение 24-х часов с момента получения. На визитные карточки отвечают визитными карточками.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек.

Для успешного ведения переговоров и во избежание досадных недоразумений, как рабочего, так и бытового характера, весьма желательно собрать хотя бы минимальные сведения о приезжающих партнерах. При этом речь идет не только о сборе сведений о фирме, но и о сведениях на конкретных должностных лиц (личные качества, национальные особенности, увлечения и привычки, вкусы, уровень компетентности, знание русского языка, характер, отношение к России, политические симпатии).

Для руководителя организации целесообразно составить общую справку о стране проживания приезжающей делегации, чтобы он мог учитывать в процессе переговоров экономический уровень страны, национальные и психологические особенности населения и деловых людей (см. приложение – справка на Тайвань).

Источником сведений о фирме могут быть материалы справочного характера, публикации в прессе, информация торгово-промышленных или смешанных палат, сведения от внешнеторговых объединений и других организаций, данные из представительства фирмы, предыдущие контакты предприятия или родственных предприятий, информационная система Интернет и др.

Если известно, что с фирмой раньше уже были контакты или велись переговоры по данному вопросу или по другой тематике, то нужно обязательно ознакомиться с их результатами и ходом проведения (личные контакты, записи беседы и т. д.).

Абсолютно необходимо до начала переговоров иметь под рукой все необходимые справочные материалы, например:

– курсы валют на ближайшую дату;

– транспортные тарифы, фрахтовые ставки;

– стоимость переработки товара в портах и на ж. д. станциях;

– ставки таможенных пошлин и т. д.

Для организации встречи необходимо точно знать должности приезжающих представителей инофирмы – от этого будет зависеть уровень нашей делегации на переговорах и, особенно, кто будет ее возглавлять. Незнание или неточное знание должности приезжающего на переговоры сотрудника может привести к занижению или к завышению уровня нашей делегации и часто ведет к возникновению недоразумений в ходе переговоров. Это незнание и непонимание уровня приезжающего может привести к отказу от совершения сделки по причине недостаточных его полномочий.

Следует учесть, что представители инофирмы приезжают на сравнительно короткий срок (примерно 5 рабочих дней). Поэтому время переговоров достаточно ограничено.

Время проведения единичных переговоров ограничивается 2—3 часами. Например, с 10.00 до 12.30 или с 15.00 до 18.00.

Назначение встречи позднее 12.30 может быть расценено фирмой как приглашение по окончанию беседы на обед, а позднее 18.00 – на ужин.

Особое внимание приезжающие к нам бизнесмены обращают на точность и пунктуальность при организации переговоров. Поэтому, планируя переговоры, заблаговременно позаботьтесь о том, чтобы вся наша «команда» была в сборе, по крайней мере, за 5—7 минут до планируемого начала переговоров.

Заблаговременно подумайте о том, кто встретит гостей при входе в здание, каким гардеробом (и туалетом, в случае необходимости) они будут пользоваться, кто отвечает за подготовку и подачу чая, кофе или прохладительных напитков. Немаловажное значение имеет одежда участников переговоров.

Переговоры являются основным методом достижения договоренностей по интересующему обе стороны вопросу. Они строятся на сложных психологических отношениях их участников и эти отношения необходимо постараться учесть до начала переговоров, а также в ходе их проведения.

В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостя по его приезде. Необходимость в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания, внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостями. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей стороны.

На первом этапе переговоров необходимо провести официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками (обмен визитками в аэропорту или автомашине обычно не практикуется).

В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами целесообразно ознакомить гостей с программой их пребывания, заслушать их мнение и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить к собственно переговорам.

После согласования программы переговоров проведите их первый этап, в ходе которого можно рекомендовать обсудить следующие вопросы:

– ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, связями в России и за рубежом, перспективами развития предприятия и отрасли;

– знакомство с фирмой, ее связями в России и за рубежом, чем вызван интерес к посещению предприятия, состояние и перспективы торговли фирмы с Россией вообще и в данной области в частности;

– что знает фирма о вашей продукции, предлагаемой для экспорта, и каково ее мнение об этой продукции.

При переходе к последнему из упомянутых выше вопросов целесообразно предложить гостям посетить предприятие и ознакомиться с его деятельностью. Естественно, следует показать им только то, что вы считаете необходимым и полезным для ведения переговоров.

Соответствующие подразделения (цехи, отделы, участки, лаборатории и т. п.), которые вы планируете показать гостям, должны быть готовы к визиту, а руководящие лица, которые могут дать пояснения и ответить на возможные вопросы, должны быть в назначенное время на месте.

После посещения предприятия целесообразно обсудить с гостями его результаты, постаравшись получить от них истинное мнение (а не комплиментное).

Если ваши партнеры приехали к вам на переговоры – значит, у них есть определенный интерес и в некоторой степени готовность к заключению с вами сделки по экспорту (или импорту, или бартеру, или к какой-либо другой форме сотрудничества). Иначе, вероятнее всего, они не стали бы терять свое время и тратить деньги.