Олег Северюхин - Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Теперь в значительной степени от вас будет зависеть реальность сделки.

Успех переговоров зависит от квалификации ведущего, его опыта и знаний предмета, навыка.

Все переговоры начинаются с рассадки. Существуют несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций сидят во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.

Чаще используется другой вариант: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними переводчики и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

Во время встреч и переговоров на столах должны быть заранее поставлены бутылки с минеральной водой, открывалки и безупречно чистые стаканы.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является знаком, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин.

Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

Как бы медленно ни шли дискуссии, как бы ни были въедливы партнеры, следует всегда сохранять выдержку, терпение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассерженно по комнате.

Пытаясь изменить в свою пользу ход переговоров, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себе представители на переговорах: они говорят, что кто-то предлагает им более выгодные условия сделки. В солидных деловых кругах это считается шантажом и бестактностью. Там принято, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен делать это достойно, не оскорбляя других.

Сувениры и подарки. Азиатские бизнесмены относятся к ним очень серьезно. Но и при встречах с американцами или западноевропейцами нужно заготовить какие-либо существенные дары на случай приема у руководства фирм.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Подарки нужно готовить и дарить строго по рангам.

Особое внимание следует уделить упаковке. Известны случаи, когда иностранцы явно не осознавали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в непрезентабельную бумажку и напоминал нечто купленное по дешевке. Очень весомый подарок (для высшего лица в компании) авторская картина или оригинальная чеканка.

Не рекомендуется дарить матрешки и самовары – они есть почти у всех иностранцев. Следует избегать и повторения подарков, кроме спиртных напитков. Это считается нарушением этикета.

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой, либо эмблемой компании, либо инициалами того, кому предназначен подарок.

Не следует начинать переговоры с основной их темы. Нужно с самого начала создать доброжелательную, непринужденную атмосферу, что в значительной степени поможет достижению договоренностей.

Рекомендуется на первой встрече обменяться сведениями друг о друге, о рынке интересующих товаров, обсудить программу предстоящих переговоров, выслушать пожелания партнеров, впечатления прибывших о городе, осведомиться о размещении в гостинице и т. п. Если это не первая встреча, то следует также поинтересоваться о переменах на фирме после предыдущей встречи, о здоровье членов семьи. Можно коснуться и политической тематики, текущих событий в спортивной и культурной жизни.

При обсуждении предмета переговоров нужно выяснить не только заинтересованность партнера в сделке, но и степень этой заинтересованности.

Со своей стороны не следует проявлять торопливости, особой заинтересованности, чтобы не ослабить своей позиции.

Переговоры строятся на сложных психологических отношениях участников. Строить переговоры нужно так, чтобы партнер мог понять, что вы от него хотите. Целеустремленность в решении основной задачи должна являться главным тактическим принципом деловых переговоров. Поэтому ведущий не должен допускать отвлечения участников на ненужные или второстепенные детали. Надо видеть в своем собеседнике не врага и соперника, которого надо надуть, обмануть (что возможно только раз), а коллегу и потенциального партнера на длительный срок.

Руководитель и участники переговоров должны быть внимательными, наблюдательными, контролировать свои действия и поступки.

С самого начала необходимо расположить к себе собеседника.

Личные отношения с партнером играют большую роль в ходе переговоров и могут либо осложнить их, либо в значительной степени способствовать их успеху. Партнер всегда должен видеть в вас серьезного и надежного делового партнера. Нельзя давать невыполнимых обещаний и предлагать или принимать нереальные условия.

Жизнерадостность и непринужденность на переговорах нельзя доводить до развязности и панибратства.

С учетом сложностей перевода или специфики товаров нужно избегать многословия, четко излагать свои доводы и мысли и логично строить контраргументы из аргументов собеседника.

При переговорах нельзя произвольно пользоваться значением слов. Надо обходиться словами с четко выраженным смыслом, не имеющим разночтений. Речь должна быть понятной, нельзя допускать грубости.

В переговорах нужно брать инициативу в свои руки. Инициатива в предложении условий контракта, в способах решения претензий и разногласий ведет к успеху. Часто основа договоренностей остается той, которую предложила более инициативная сторона.

Не старайтесь сразу отвечать на возникшие вопросы. Скоропалительный, непродуманный ответ часто бывает не лучшим.

В переговорах не следует ссылаться на вышестоящие организации. Это не помогает делу и снижает ваш авторитет в глазах собеседника. Наши трудности партнера не касаются.

Компромиссы являются основным методом достижения договоренностей. Обычно, в начале переговоров позиции сторон по различным вопросам, условиям будущего контракта сильно различаются. Тактика переговоров должна быть построена таким образом, чтобы обе стороны шли к соглашению через взаимоприемлемые компромиссы. Умение найти компромиссные решения зависит от опыта коммерческой работы и знания деталей рассматриваемых проблем ведущего переговоры. В переговорах необходимо проявлять гибкость, неуступчивость ведет к осложнениям.