Татьяна Лешукова - Диплом есть – что дальше? В помощь начинающему бухгалтеру

Для ООО. Организация должна быть зарегистрирована в Пенсионном фонде и ФСС сразу, как встала на учет в налоговой инспекции, не зависимо от наличия работников. Проверьте присутствие этих уведомлений. Если не нашли – бегом в фонды – регистрироваться.

4) Если предприниматель или организация открыли расчетный счет в банке , то они обязаны сообщить об этом в налоговую, Пенсионный фонд и ФСС в течение 5 дней, иначе опять штраф – 5000 руб. В последнее время банк сам стал сообщать в ИФНС, но лучше подстраховаться.

И вообще. Если грядут какие-то изменения (смена руководителя, смена адреса…), то первым делом – в интернет – задаем вопрос и проверяем последствия и необходимые действия. Обо всех существенных изменениях надо уведомлять налоговую и внебюджетные фонды, иначе штрафных санкций не избежать.

5) Важно знать и соблюдать требования Федерального закона от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных». Проверку защиты информации осуществляет Роскомнадзор. На предприятии должно быть разработано Положение о персональных данных, регулирующее порядок получения, хранения, передачи и использования персональных данных, а также гарантии по их защите. При приеме на работу надо взять письменное согласие работника на обработку его персональных данных.

Штрафы за нарушение правил работы с персональными данными составляют 5000—10000 рублей для организации и 500—1000 рублей для ее должностного лица – за каждое допущенное нарушение. За разглашение персональных данных ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 4000 до 5000 рублей.

Надо помнить о существовании таких санкций и не допускать подобных нарушений.

А теперь поговорим непосредственно о бухгалтерской работе. О том, как всё успеть.

Записываем на календаре важные события (например, 10— ЗП и 25— аванс, 30-компенсация за а/м). Для сдачи отчетности указываем не сами сроки, а даты чуть раньше (например, 8-ФСС, 15-ЕНВД) – планируемые, с запасом, чтобы можно было успеть исправить ошибки, в случае чего. Здесь же указываем время и место семинаров (например, 10—00 налоговая, 13—00 1С). И другие важные события. Это должен быть ваш личный рабочий календарь.

Каждое утро переводите день-рамочку и вспоминаете, что на сегодня запланировано. Конечно, можно воспользоваться и настольным перекидным календарем (но стол обычно завален бумагами) или ежедневником, если вам удобнее. Главное, чтоб ни одно событие не пропустить. Отрываем лист календаря – и тут же переписываем все важные события на новый месяц. Так уж точно ничего не забудешь. Это ваш стратегический план на месяц (квартал).

А теперь важно спланировать рабочий день .

Первое, с чего начинается каждый день – это связь с банком (заехать, позвонить, а ещё лучше воспользоваться электронным каналом посредством Клиент-Банк), если конечно у вас открыт счет в банке. И уже зная, от кого поступили деньги, можно планировать заказ товара. По общей сумме на счете можно решать, хватит ли денег на налоги и зарплату, и что предпринять. Важно помнить и донести до начальства, что нельзя переносить срок выплаты, кровь из носа, крутись, как хочешь, а деньги изыщи. И придумать это надо вам. Брать кредит – это крайний случай, ведь придется отдавать с процентами. Лучше оформить беспроцентный займ у своего учредителя. А ещё предпочтительней – потрясти должников или продать товар (услуги) новым клиентам.

Далее – работа в бухгалтерской программе – занесение выписки банка, оформление кассы за вчерашний день, проверка – не превышен ли лимит и не пора ли сдать наличку в банк, ввод поступивших накладных, выписка документов на реализацию… Дел много. Чтобы всё успеть, научитесь делегировать отдельные функции другим. Например, менеджер по продажам успешно справится с составлением договора, выпиской накладной, акта. Надо только прописать эти обязанности у него в трудовом договоре и научить его правильно это делать, чтоб не исправлять потом. Лучше составить один раз подробную инструкцию. Она пригодится вам при смене работника. Впрочем, ошибки все равно вылезают, и править их приходится при закрытии месяца. Если менеджер толковый, то ему можно поручить и ввод товара по накладной – ведь продавать придется ему. Естественно, такой расклад подразумевает наличие ПК у менеджера и сети между всеми ПК, чтобы одновременно работать в одной программе.

Важно выделить время для просмотра почты, бухгалтерских новостей и самосовершенствования. Это можно сделать в перерыве между двумя важными делами или выкроить час в конце рабочего дня.

Ну, а последним действием, перед уходом домой, должно быть снятие отчета по кассе , если у вас имеется кассовый аппарат и вы сами на нем пробиваете чеки.

И ещё одно, не менее важное замечание. Планируйте заранее свой отпуск . Конечно, на предприятии должен быть ещё в декабре составлен график отпусков. Но в небольших коллективах обычно отпуска берут спонтанно, когда потребуется. Руководитель должен знать, когда у вас отдых, и быть на месте в эти дни. Специфика труда единственного бухгалтера не позволяет нам брать отпуск целиком. Во-первых, потому, что нельзя оставить предприятие без вашего контроля, во-вторых, накопится слишком много дел, которые за вас никто не сделает.

Я обычно планировала основной отпуск с 11 по 24 августа (2 недели между ЗП и авансом), остальное брала отгулами в удобное и нужное время. На бумаге оформляла весь отпуск целиком – в августе. На время отпуска писала подробную инструкцию для директора и менеджера. Их основной задачей было следить за лимитом кассы и вовремя сдавать деньги в банк. Остальные бумаги ждали меня в специальной коробочке, которую потом я разгребала после отпуска.

Да, всплыла в памяти одна история. Это было на заре моей бухгалтерской карьеры. Я ушла из органов Госстатистики, где возглавляла бюро программирования, и перешла тогда в ближайшую к дому аптеку (к моему клиенту). Взяли меня бухгалтером по зарплате (штат аптеки и аптечных пунктов составлял 100 с небольшим чел.) и по совместительству программистом. Аптека была федерального уровня. Приходилось постоянно что-то анализировать, мониторить, отчитываться, прогнозировать. Это была моя задача программиста. В то время (2001г.) только начали вводить ЕНВД, и аптекам пришлось совмещать 2 режима – ОСНО и ЕНВД. Изучение нового режима налогообложения, деление всех затрат между режимами, отчетность по ЕНВД легли на мои плечи. Работы было много. Бухгалтерия состояла из 4-х человек. В 17—00 все вставали и шли домой, а я оставалась до закрытия аптеки. Вечером приходила моя дочь-студентка, вводила льготные рецепты по написанной мной программе. Всё было прекрасно до тех пор, пока через несколько лет я не наработала стаж и не получила право на надбавку 30%. Тогда и возник конфликт с работниками бухгалтерии. – «А что это у неё зарплата будет больше, чем у других. Давайте тогда снимем совместительство программиста, у нас и так уже всё автоматизировано. А то, что она часто задерживается – так плохо работает, не успевает»…