Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

В командировке сотрудника могут ожидать дополнительные расходы. Ну, скажем, если в поездку отправляется директор компании, то не исключено, что он летит первым классом и пользуется услугами VIP-зала в аэропорту, тратится на ресторан и мини-бар в отеле. Возникает вопрос, могут ли такие затраты быть компенсированы сотруднику? Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если и их компенсирует, то налогооблагаемые доходы такие траты по понятным причинам не уменьшают. Ведь в соответствии с пунктом 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ расходы, произведенные в пользу работников, при налогообложении не учитываются.

Каждая организация (кроме кредитных и бюджетных) обязана вести учет хозяйственной деятельности методом двойной записи на счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (далее – План счетов бухгалтерского учета). При этом организации также следует руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, также утвержденной названным приказом Минфина России № 94н (далее – Инструкция по применению плана счетов).

Следует отметить, что Инструкция по применению плана счетов устанавливает лишь единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. При этом субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из управленческих требований, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Согласно приведенным выше документам бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, источниками списания расходов на служебные командировки могут быть:

– первоначальная стоимость приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;

– себестоимость продукции (работ, услуг), если командировка связана с текущей деятельностью организации;

– капитальные вложения, если командировка связана с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;

– расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием на себестоимость, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т. п.;

– прибыль, остающаяся в распоряжении организации, если командировка связана с иными непроизводственными целями.

При этом источники списания командировочных расходов будут отражаться на следующих счетах бухгалтерского учета:

– 01 «Основные средства»;

– 07 «Оборудование к установке»;

– 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

– 10 «Материалы»;

– 20 «Основное производство»;

– 23 «Вспомогательные производства»;

– 25 «Общепроизводственные расходы»;

– 26 «Общехозяйственные расходы»;

– 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;

– 44 «Расходы на продажу»;

– 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

Следует отметить, что предприятие обязано вести аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждой сумме, выданной в подотчет.

Командировочные расходы работника отражаются в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Учет наличных денежных средств, выдаваемых работнику в качестве аванса и получаемых от работника, отражается на счете 50 «Касса».

В течение трех дней по возвращении из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу предприятия.

В ситуациях, когда работник не представил в установленный срок авансовый отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед предприятием. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ работодатель может сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд.

При желании работника добровольно возвратить образовавшуюся задолженность необходимо обратить внимание на следующее. Статьей 138 Трудового кодекса РФ установлено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50 процентов от суммы, причитающейся к выплате. В этом случае работнику следует предложить при получении заработной платы самому внести соответствующую сумму в кассу предприятия.