Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее.

Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с пунктом 42 статьи 270 Налогового кодекса РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Однако чтобы избежать споров с налоговыми органами, мы советуем предприятиям закладывать в сметы по представительским расходам большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее запланированных представительских расходов.

После проведения представительских мероприятий организация должна собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные организацией на организацию официального приема.

Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников)

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета на счет 10 «Материалы» субсчет «Продукты для представительских целей».

Эти продукты списываются на счета учета затрат (26 или 44) на основании:

– товарных накладных типовой унифицированной формы № ТОРГ-12;

– накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы № ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Списание других материальных ценностей, например, сувениров оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а.

Транспортное обеспечение участников приема

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

– двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

– счет на оплату транспортных услуг;

– счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;

– путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать свой собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

– путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;

– авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

– счетами;

– договорами на оказание услуг;

– заказ-счетами типовой унифицированной формы № ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы № ОП-22, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 15 декабря 1998 г. № 132.

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий. Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.

Организация может компенсировать расходы сотрудника, которые он заплатил в виде чаевых официанту, на основании его заявления и распоряжения руководителя организации. Возникает вопрос: как учитывать подобные расходы?

Сумма чаевых, которую организация возместила работнику, может быть учтена в составе внереализационных расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Так как сумма возмещения включается в доход сотрудника, который облагается налогом на доходы физических лиц, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.

Поскольку сумма чаевых не подтверждается документально, то учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя. Указанные выплаты не являются объектом обложения ни ЕСН, ни страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, ни взносами на социальное страхование от несчастных случаев.

К расходам налогоплательщика на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями относятся расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой (в том числе с повышением квалификации), в соответствии с договорами с такими учреждениями (подп. 23 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Условия, при соблюдении которых расходы на подготовку кадров учитываются при исчислении налога на прибыль, приведены в пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ:

1) образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (соответствующую лицензию);

2) обучаются сотрудники, состоящие в штате организации-налогоплательщика;

3) программа подготовки (переподготовки) способствует повышению квалификации и более эффективному использованию специалиста в рамках деятельности организации-налогоплательщика. Помимо этого между организацией и образовательным учреждением должен быть заключен договор на обучение специалиста. Обращаем внимание, что договор заключается от имени организации, а не самого обучаемого.