Инесса Аленсон - Дела в порядке. Правила личной эффективности

Исследования показывают, что всего лишь около пяти процентов людей способны в письменном виде четко изложить свои цели. И именно они добиваются результатов более высоких, чем их коллеги.

Брайан Трейси в своих известных книгах по прикладной психологии рекомендует взять листок и ручку и ответить на вопросы, которые приведут вас к постановке личных целей. Давайте рассмотрим этот действительно эффективный, проверенный многими людьми и временем способ целеполагания.

Ответьте на следующие вопросы:

Какова моя самая главная цель в жизни?

Цель, которая способна оказать положительное влияние на мою жизнь?

Какие препятствия мешают мне достичь цели?

Какие навыки необходимы мне для реализации моих планов?

Какие три шага я могу предпринять уже сейчас для достижения цели?

В том числе Брайан Трейси разработал методику для достижения целей, всего семь шагов на пути к ее реализации. Простота методов ничуть не умаляет их эффективности:

Первый шаг . Нужно решить, что именно требуется от вас. Вы можете самостоятельно прийти к решению или вместе с вашим начальником. Попросите вашего непосредственного руководителя обсудить с вами задачи и цели вашей работы, так вам станет гораздо понятнее, что от вас требуют и в каком порядке.

Второй шаг . Необходимо все записать. Пытаясь сформулировать задачу на бумаге, вы придаете ей материальные качества. Когда мы держим цель в голове, она кажется чем-то вроде фантазии, а если целей много и они не имеют отображения перед глазами, то происходит путаница, которая может привести к множеству ошибок и в итоге будет выбрано неправильное направление.

Третий шаг . Установите временны́е рамки. А также постарайтесь поэтапно распределить время сроков исполнения. Та задача, у которой не определен срок, имеет мало шансов на благоприятное завершение. Вы будете нерационально использовать время и можете даже не успеть выполнить задание.

Четвертый шаг . Определите нужные ресурсы и запишите все средства, которые вы планируете задействовать, на бумагу. Как только вы будете вспоминать еще о каком-либо нужном инструменте, сразу добавляйте его в список. Перечень необходимых средств и действий также даст вам более обозримую картину того, что вам предстоит выполнить.

Пятый шаг . По сути, перед вами уже не список, а план действий. На данном этапе вам нужно расставить приоритеты и последовательность выполнения тех ли иных пунктов. Попробуйте визуализировать ход действий с помощью схемы, в которой работа будет разбита на отдельные части, чтобы вам было проще ее выполнить. Ясно изложенная цель и план действий на бумаге сделают результат наиболее продуктивным, а достижения будут гораздо выигрышнее, чем у тех, кто пытался держать все в голове.

Шестой шаг . Начинайте действовать. Начать можно с чего угодно, главное – энергично приступить к выполнению. Действие – первый шаг к достижению цели и успеху.

Седьмой шаг . Выработайте систему – выполняйте работу каждый день. Верным помощником будет график работ, в котором необходимо отражать свою деятельность. Нужно все время двигаться вперед, заниматься самодисциплиной и самообразованием.

Чтобы работа двигалась быстрее, а эффективность при этом возрастала, нужно уметь правильно расставлять приоритеты в задачах. Лучше потратить большое количество умственных усилий на планирование хода действий, чтобы в дальнейшем наиболее важные дела продвигались быстрее и легче. Естественно, больше вероятности сразу приступить к работе будет тогда, когда вы уверены в значимости и ценности предстоящих дел.

Правило 80/20 . Одно из самых полезных правил в управлении делами и временем, а в особенности в расстановке задач по приоритетности, – правило «80/20» или «принцип Паре́то», названный так в честь экономиста, который сформулировал этот закон в 1895 году. Итальянский ученый отмечал, что социум сам по себе, естественным образом, делится на две группы: «элита» составляет 20 процентов, включающая в себя влиятельных и богатых людей, а остальные 80 процентов составляет «масса». Позднее было обнаружено, что экономическая деятельность людей работает также по этому принципу: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результата. То есть 20 процентов клиентов принесут 80 процентов выручки. Таким образом, два пункта из десяти могут стоить в пять или десять раз больше, чем оставшиеся.

Как это правило мы можем использовать в расстановке приоритетов? Все очень просто. Бывает такое, что есть 10 заданий и все они требуют одинакового количества времени на выполнение. Но всегда будет одно, два или три, которое будет ценнее по сравнению с другими. Это то самое задание, которое нужно брать на выполнение первым. К сожалению, именно такие, требующие больше всего затрат личных ресурсов или времени, или того и другого, задания всегда откладываются на потом. И вместо него загружают себя мелкими задачками, которые малоце́нны с точки зрения общего результата.

Нужно понять, что самые существенные задачи одновременно и самые трудные. Но вкладывая силы в первую очередь в выполнение таких дел, мы сможем получить отдачу. Научитесь противостоять соблазну начать с простых, из тех самых восьмидесяти процентов, задач.

Метод ABCDE. Сила этого метода в легкости его применения. Его можно использовать изо дня в день, для планирования задач на день, недели и месяцы.

Итак, все очень просто. Возьмите список дел (правила составления реально работающего списка дел вы найдете в Главе четвертой). Перед тем как начать выполнение первого пункта, следует поставить напротив него букву A, B, C, D или E. Эти буквы обозначают степень важности дела.

«A» – «очень важное дело». Это то задание, которое обязательно надо выполнить: встреча с важным клиентом, годовой отчет по работе или ваше выступление на совещании. Обычно это дело, невыполнение которого приведет к серьезным негативным последствиям; с другой стороны, если вы его выполните на «отлично», то наметятся положительные сдвиги в дальнейшем. В списке может быть несколько пунктов А, постарайтесь среди них выбрать «очень-очень важное дело» и помечайте их соответственно А1, А2 и так далее.

«В» – «желательное дело». Естественно, вы не можете приступить к выполнению дел под буквой «В», пока остаются невыполненные под буквой «А». Это те дела, которые вам надо было бы сделать, но последствия от их выполнения или невыполнения не сильно отразятся на вас: проверка электронной почты, ответы на звонки и письма.

«С» – эти дела не связаны непосредственно с вашей работой, это те дела, которые не будут иметь последствий для вашего карьерного роста: перерыв на обед, уборка рабочего места, звонки личного характера.