Инесса Аленсон - Дела в порядке. Правила личной эффективности

Timeboxing – это электронная программа и метод для приведения дел в порядок, который в отличие от традиционных способов составления списка и заполнения ежедневников более эффективен и не так однообразен. Timeboxing (от английского «время» и «коробка») – отведение фиксированного времени на каждое дело. Используя этот метод, вы делите рабочее время на «временные коробочки» и «раскладываете» по ним свои дела. Таким образом, выстраивается структура дня, а наличие временных ограничений делает ваш труд более продуктивным. Timeboxing позволяет расставлять приоритеты, выставляя «коробочки» с главными делами на первое место.

Использование timeboxing удобно для выполнения крупных задач, которые на первый взгляд кажутся непосильными. Разделяя большую задачу и выделенное на нее время на части, метод делает выполнение задания более реальным. Можно создавать «временные коробочки» для маленьких задач, вроде ответов на письма и телефонные звонки.

Если прозвенел будильник, а вы еще не выполнили задание, не спешите бросать начатое. Постарайтесь подвигать «временные коробочки», чтобы найти оптимальный вариант корректировки плана рабочего дня. С другой стороны, этот инструмент поможет перфекционистам бороться с их привычкой. Также с его помощью можно создавать «коробочки отдыха», которые будут находиться, к примеру, между двух самых приоритетных.

Советы по созданию рабочего пространства особенно пригодятся прокрастинаторам, так как идеальная, не отвлекающая внимание, обстановка – одно из важных условий в выполнении дел для таких людей. Но запомните, на самом деле не идеальное пространство важно в первую очередь, а правильная мотивация и желание действовать.

Итак, рекомендации по созданию рабочего пространства:

Перед запланированным временем работы выделяйте 15 минут на уборку , избавляйтесь от всего, что может вас непосредственно отвлекать: уберите лишние бумаги и предметы в ящики стола, на рабочем столе компьютера уберите неиспользуемые ярлыки и файлы в отдельную папку. Вы можете разобрать их и потом, выделив отдельное время или потратить на это нерастраченные минуты, запланированные на какое-либо дело.

Оградите себя от лишней информации . Если вы можете обойтись без Интернета, то закройте браузер, отключите оповещения социальных сетей и оповещения на мобильном телефоне. Если есть необходимость в звонках по рабочим вопросам, то настройки мобильных устройств позволяют разделить контакты на группы и настроить режимы звонков. Таким образом, вы можете создать группу номеров, необходимых по работе и быть на связи с теми, без кого рабочий процесс невозможен, при этом вы не будете отвлекаться на личные разговоры с друзьями или родными.

Отдельного внимания заслуживает создание красивого чистого рабочего стола.

Бумаги . Посмотрите вокруг. Бумаги просто повсюду – на столе, в ящиках, на полу? Срочно вносите коррективы в ваш список дел на день, вписав «разбор бумаг». Это может занять время, но поверьте, это время будет проведено с пользой. Во-первых, соберите все бумаги в одну пачку и начинайте с первого документа. Принимайте решение быстро: все, что важно, незамедлительно архивируйте, что не важно – смело выбрасывайте. Не откладывайте на потом и не копите новые кипы бумаг.

Стены. Существует привычка, знакомая каждому: мы вешаем на стены рядом с рабочим местом все что угодно – начиная с фотографии домашнего питомца и заканчивая репродукциями известных картин. В том числе это могут быть какие-то развлекательные, шутливые картинки. Возможно, это вас вдохновляет, но на самом деле отвлекает. Замечали ли вы, что иногда тратите драгоценные минуты, бездумно разглядывая эти картинки, хотя вы их видите каждый день? Снимите всё. Повесьте на стену хороший календарь. Если у вас есть какой-то мотивирующий знак, который напоминает вам о цели, то его тоже можно оставить.

Безделушки и мелочь . Соберите канцелярские предметы в специально отведенное для них место – это может быть и отдельный ящик, и пенал, и органайзер для канцтоваров. А вот различные безделушки, статуэтки, декоративные украшения, рамки с фото, которые отвлекают внимание, смело убирайте из своего рабочего пространства. Не подвергайте себя опасности прокрастинации.

Компьютер тоже требует уборки . Первое, что мы видим, это рабочий стол на экране монитора. У большинства он захламлен иконками, что сильно затрудняет работу, иногда мы просто не можем найти что-то нужное в этом цифровом беспорядке. Создайте минимальное количество иконок и папок на рабочем столе, которые действительно необходимы. В качестве обоев выбирайте нейтральную фоновую картинку; фото ваших детей или коллаж с дружеской вечеринки помешает настроиться на рабочее настроение и будет отвлекать вас на протяжении дня, уводя в мечтания и воспоминания.

Комфорт. Рабочее место должно быть не только функциональным, но и комфортным. Позаботьтесь о хорошем освещении и удобной мебели для плодотворной работы.

Полезные привычки – это важный навык для повышения личной эффективности. Умение привносить в свою жизнь новые привычки и их тренировать повысит продуктивность труда и поможет правильно организовать свое время.

Все знают, что употребление алкоголя или курение – это плохие привычки. При отказе от сигарет у заядлого курильщика происходит так называемая ломка, у него настолько выработанная привычка, что он не мыслит жизнь без нее. Главное свойство привычки, вредная она или полезная, в том, что человек делает ее на автомате. Это свойство мозга: он осознаёт некий алгоритм и сохраняет его, выдавая его в последующем, каждый раз усиливая, оттачивая. Мозг воспринимает и вредные, и полезные привычки одинаково. Значит, мы можем вводить новые полезные привычки в свою жизнь путем постоянного их выполнения. И наоборот, исключать вредные привычки, которые препятствуют росту личной эффективности.

Поэтому начните изменять или вводить новые привычки: вредные влекут негативные последствия, а полезные дадут положительный результат. Но это будет не так просто, так как могут уйти месяцы на каждодневные рутинные действия, и временами придется бороться со своей ленью.

Начните с выявления своих вредных привычек. Возьмите листок и ручку, задайте себе вопрос «Какие у меня есть вредные привычки?» и запишите все, какие сможете вспомнить. Возвращайтесь к списку, как только вспомните или обнаружите у себя еще одну негативную привычку.