Брайан Трейси - Действуй разумно! Как научиться думать, принимать решения и кратчайшим путем добиваться лучших результатов

Уже сам факт сверки своих действий с памяткой позволяет с первого же дня повысить производительность на 25–50 процентов.

Не проверяйте свою электронную почту

Приучите себя не начинать свой рабочий день с проверки электронной почты. Вы можете вдвое и даже втрое увеличить производительность, избавившись от привычки постоянно отвлекаться на всевозможные гаджеты. Примите решение проверять поступившую почту лишь дважды в день — в 11:00 и 15:00. Выключите в своем компьютере звуковое оповещение о поступлении сообщений. Не позволяйте себе становиться рабом других людей, которым вздумалось что-то написать вам. В большинстве случаев все это не срочно и вполне может подождать.

Расставьте приоритеты в своем списке

Подготовив перечень дел на предстоящий день, выделите в нем приоритетные позиции. Для этого существует несколько способов, которые могут значительно повысить вашу производительность.

Для начала примените правило 80/20. Помните, что 80 процентов результатов достигается за счет выполнения 20 процентов намеченных дел. Если вы наметили на день десять дел, то два из них имеют существенно большую значимость, чем восемь остальных, вместе взятых. Определите эти дела.

Метод АБВГД

Для градации своих ежедневных заданий используйте метод АБВГД. При этом необходимо учитывать последствия каждого действия. Самыми важными делами являются те, которые сопряжены с самыми серьезными потенциальными последствиями. У дел, имеющих низкую важность, последствия не столь значительны или отсутствуют вовсе. Подумайте об этом, прежде чем приступать к работе.

А — необходимо сделать. Выполнение или невыполнение этого задания сопряжено с самыми серьезными последствиями. Буквой А маркируются наиболее важные и неотложные дела.

Б — надо бы сделать. Это задание имеет умеренные последствия и является не столь важным, как задания категории А.

В — хорошо бы сделать. Такие дела не приносят никакой пользы, но доставляют удовольствие (сходить попить кофе, поболтать с коллегами, заглянуть в социальные сети).

Г — поручить кому-нибудь. Делегируйте свои задания при любой возможности, даже если они вам нравятся и доставляют удовольствие. Это позволяет высвободить время для немногих, но самых важных дел.

Д — не делать вообще. Если работа не приносит пользы, просто откажитесь от нее.

Снабдив каждый пункт в своем перечне соответствующей буквой, сделайте следующий шаг и расставьте индексы А1, А2, А3, чтобы установить очередность самых важных дел. Затем проделайте то же самое с другими заданиями (Б1, Б2, Б3 и т. д.).

Соблюдайте правило, в соответствии с которым нельзя браться за дела категории Б, пока не будут завершены все дела категории А. По сравнению с заданием А1 все остальные пункты вашего перечня — это пустая трата времени.

Используйте правило 70 процентов. Если кто-то способен справиться с заданием на 70 процентов по сравнению с вами, смело делегируйте его этому человеку. Мы привыкаем к своей зоне комфорта и поэтому охотно выполняем малозначимые дела, которые лучше всего удавались нам в прошлом, но в данный момент не имеют ни какого значения для достижения желаемого результата.

Сосредоточьтесь на делах категории А и не отвлекайтесь ни на что другое до их полного выполнения.

Закон трех дел

Один из самых эффективных и производительных инструментов тайм-менеджмента носит название закона трех дел. Он гласит, что всего в трех делах содержится 90 процентов всей ценности, которую вы создаете для своей компании и для себя лично. Все остальное, чем вы занимаетесь, приносит только 10 процентов пользы.

Работая со своими клиентами, я предлагаю им составить перечень всех дел (как важных, так и не очень), которыми им приходится заниматься на протяжении недели или месяца. У большинства людей получается список из 20–30 пунктов. У кого-то в нем содержится пятьдесят или даже шестьдесят дел. Когда список готов, наступает время для трех главных вопросов:

1. Если бы я мог выполнить из этого перечня лишь одно дело, которое принесет больше всего пользы компании и мне лично, то что бы я выбрал?

Ответ обычно не вызывает затруднений. Он очевиден и ясен. Вам тоже предстоит найти ответ на этот вопрос. Вы не сможете добиться максимальной производительности, если у вас не будет полной ясности относительно самого ценного и полезного дела.

Главное должно оставаться главным

Однажды я проводил учебное занятие по личному стратегическому планированию с президентом крупной компании. Ему казалось, что он совершенно точно знает, что является для него самым важным занятием, которому следует посвящать все дни напролет. Но по мере обсуждения проблемы становилось все более очевидно, что президент ошибается. Конечно, выбранное им занятие было очень важным, но его можно было поручить и другим людям, а наибольшую пользу сулило совершенно другое дело.

Это открытие изменило его карьеру и характер деятельности компании. Через двенадцать месяцев, в течение которых применялся закон трех дел, компания удвоила объемы продаж и прибыли.

2. Если бы я мог заниматься в течение дня только двумя делами, то какое бы выбрал в качестве второго?

Это уже не так легко определить. Возможно, данный вопрос придется обсудить с начальством и сослуживцами. При этом может получиться так, что у вас будет одно мнение, а у вашего босса и коллег — другое.

3. Если бы я мог заниматься в течение дня только тремя делами из своего списка, то какое бы выбрал в качестве третьего?

Опять же, если вы не чувствуете уверенности, обратитесь за советом к окружающим. Кому-то ответ будет известен еще до того, как он дослушает вопрос до конца, а у кого-то возникнут трудности. Однако вам необходимо найти ответ. Без этого велик риск, что вы будете попусту тратить свое время на дела, не имеющие существенного значения или не приносящие вообще никакой пользы.

Четыре вывода из закона трех дел

Определив свою «большую тройку», воспользуйтесь следующей простой формулой, чтобы удвоить и даже утроить свою производительность:

1. Сократите количество выполняемых заданий до минимума. Всех дел все равно не переделать. Единственный способ взять свою жизнь под контроль — отказаться от занятий, приносящих мало пользы.

2. Посвятите себя важным вещам. Ограничьтесь работой по выполнению своих трех основных дел.

3. Уделяйте максимум времени важным заданиям. Если есть возможность, посвящайте им полностью весь рабочий день.

4. Совершенствуйтесь в выполнении важных дел. Постоянная учеба и совершенствование навыков необходимы для успеха, но не во всех областях, а лишь в тех, которые представляют для вас наибольшую важность.