Нейл Фьоре - Легкий способ перестать откладывать дела на потом

Фрэн – менеджер-консультант в компании, занимающейся одеждой; она пришла ко мне, чтобы научиться контролировать время, которое тратится бесплодно, и уделять больше внимания мужу и друзьям. Фрэн постоянно чувствовала себя загнанной, она была не в силах сконцентрироваться на своих основных обязанностях, не испытывала ощущения сделанной работы даже по завершении проекта и лишь отчасти была довольна тем, как проводит свободное время.

Мы с Фрэн обсудили ее планы и определились с приоритетами. Она согласилась вести учет. И по этим данным мы смогли отследить расхождение между тем, сколько времени ей хотелось посвящать своим основным приоритетным занятиям, и тем, сколько она посвящала им в действительности.

Алан Лэйкин в своей книге How to Get Control of Your Time and Your Life {15}предлагает использовать следующие категории: самое важное (А), важное (Б) и наименее важное (В). Понятно, что занятия категории Б или В, такие как срочные дела или кураторская работа, могут заполнить собой паузы между выполнением приоритетных занятий категории А.

Эта система категорий и приоритетности позволяет оценить, делаете ли вы успехи в том, что важно, или стреляете вхолостую, без особого прогресса. Эдвин Блисс в книге Getting Things Done {16}классифицирует свои занятия по степени важности и напоминает, что выполнение того, что срочно, не всегда является наилучшим использованием времени. Обилие срочных дел говорит о плохом тайм-менеджменте и вашем нежелании делать важные дела, которые принесут плоды в долгосрочной перспективе.

Обратите внимание, что в ситуации Фрэн «работа» попадает в категорию приоритетов A, Б или В, так что качественно она работает только с высокоприоритетными проектами. Фрэн не берет в расчет такие занятия, как чтение электронных писем или звонки клиентам, потому что хочет уменьшить время, проводимое в ущерб основным целям. Расставляя приоритеты в работе, вы получаете более четкое понимание того, что для вас действительно важно, и намечаете долгосрочные цели.

Занятия и время (в минутах)

I. Утро, дома (7:00–9:15)

Прослушивание радио лежа в постели – 15

Растяжка, приседания, йога – 10

Душ – 15

Одевание – 20

Завтрак за просмотром телевизора – 30

Заезд в прачечную (сдать и забрать белье) и подбор документов для встречи вечером в клубе – 15

Дорога до работы – 30

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 2 ч 15 мин

II. Утро, на работе (9:15–12:45)

Беседа с начальством – 10

Чтение электронных писем, газет – 20

Телефон, исходящие звонки – 15

Мечты и размышления, планирование похода по магазинам – 10

Уборка на столе, поиск папок – 15

Перерыв, кофе, общение с коллегами – 15

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория В) – 45

Телефон, входящие звонки – 20

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория А) – 60

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 3 ч 30 мин

III. День, на работе (12:45–18:15)

Обед, общение – 75

Ответы на телефонные звонки – 30

Встречи – 60

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ, НО СРОЧНО (категория В) – 30

Перерыв – 15

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРТЕТНОСТЬ (категория А) – 30

Консультирование – 30

РАБОТА, СРЕДНЯЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория Б) – 30

Уборка, организация завтрашних встреч – 15

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 5 ч 30 мин

IV. Вечер, дома (18:15–23:30)

Дорога домой – 30

Шопинг – 20

Общение, чтение писем – 15

Занятие спортом – 25

Душ – 10

Приготовление ужина – 30

Ужин – 45

Телевизор – 60

Телефон – 20

Оплата счетов, сведение баланса чековой книжки – 20

Чтение – 30

Подготовка ко сну – 10

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 5 ч 15 мин

ОБЩЕЕ ВРЕМЯ – 16 ч 30 мин

Работа – 3 ч 30 мин; занятие спортом – 35 мин

Мы с Фрэн рассмотрели, как она проводит время в течение обычного дня, и наметили несколько областей, требующих улучшения. Она решила, что хочет вставать с постели сразу же, как проснется, и тратить меньше времени на завтрак. Сократив просмотр телевизора по утрам и вечерам в те дни, когда у нее мало времени, Фрэн сэкономит 75 минут в день и сможет лечь спать пораньше. А оставляя все личные дела на вечер, Фрэн могла бы быстрее собираться утром и быть на работе вовремя.

Выполняя приоритетные задания категории А (бюджет, клиенты, дилерские вопросы, которые могли бы иметь значение для компании в долгосрочной перспективе) первым делом утром, она обнаружила, что могла сократить то время, которое тратила на почту, телефонные звонки и болтовню ни о чем.

Кроме того, Фрэн пересмотрела свое желание проводить больше свободного времени с друзьями, а также иметь больше времени на чтение и отдых. Она поняла, что, если бы планировала на свое привычное обеденное время прогулку или урок йоги два-три раза в неделю (оставив время на легкий перекус), то чувствовала бы себя более отдохнувшей днем и работала бы продуктивнее, чем после плотного обеда. Это также освободило ей какое-то время по вечерам, которое раньше она тратила на занятия спортом.

Наблюдение за собой в течение нескольких дней позволит оценить то, как вы проводите свое время. Устроив ревизию всех своих обычных занятий в течение недели, вы получите общее количество часов, потраченных на телефон, чтение писем, еду, общение, работу и т. д. Это, в свою очередь, обнажит модель поведения, которую вы, возможно, захотите поменять, а также выявит те занятия, которые вы будете поощрять или, может, захотите перенести на более раннее время в своем расписании.

Возможно, вас встревожит мысль, что многое из происходящего в вашей жизни не связано напрямую с высокоприоритетными заданиями. Не ждите, что в день выйдет восемь часов качественной работы. Много вполне серьезных занятий никак не связаны напрямую с продуктивностью. Например, работа в крупной компании требует встреч и общения для создания комплексного подхода и общей вовлеченности в дело. Просто поищите, что бы вам хотелось улучшить и какие случаи возникновения задержек и простоя требуют большего контроля с вашей стороны.

Используя автоответчик или прибегая к услугам секретаря, вы могли бы отвечать на звонки в удобное для себя время. Или, может, вы вдруг поймете, что, как и большинству людей, вам нужно больше часа, чтобы «раскачаться», прежде чем вы действительно возьметесь за работу. Что если приниматься за высокоприоритетные дела рано утром, еще до того, как читать почту или звонить кому-то? Для того чтобы произошли перемены, вам нужно перестать действовать на автопилоте и делать выбор осознанно.

Воспользуйтесь учетом времени, чтобы определить события, которые предшествуют прокрастинации или низкоприоритетной работе. Определив их, вы поможете себе переключиться на более продуктивные занятия.