Нейл Фьоре - Легкий способ перестать откладывать дела на потом

Применив трехмерное мышление, Джоэл сумел окинуть мысленным взглядом весь проект целиком и раздробить его на маленькие, осуществимые части. Такой обзор позволяет распланировать работу на дни и недели вперед, поставив себе собственные дедлайны.

Когда вы научитесь смотреть на проекты таким образом, то можете быстро ориентироваться в проектах, растянутых во времени и пространстве. И теперь вместо того, чтобы работать над огромным, все увеличивающимся, непомерным заданием, вы будете иметь дело только с маленькими частями, с которыми можете справиться.

Я называю это реверсивным календарем. Как только вы представите себе несколько более мелких дедлайнов, находящихся под вашим контролем, – паралич, вызванный попытками выполнить большой проект (с печальными последствиями в случае провала) как рукой снимет. Имея собственные дедлайны, расписанные далеко вперед, вы в некотором роде начинаете контролировать работу и создаете себе возможность для передышки после каждого этапа. Общий взгляд на проект позволяет вам увидеть другие методы и инструменты и сфокусироваться на том, с чего лучшее всего начать. Ту дополнительную энергию, которая требовалась, когда вы пытались все сделать за один раз, нельзя было бы выпустить в воображаемое будущее, поэтому вы и воспринимали ее как беспокойство и стресс. Но если вы сфокусируетесь на том, что происходит здесь и сейчас, равно как и на том, где можно начать работу, то ваше тело само предоставит необходимый объем энергии для старта и вы почувствуете приятное волнение и увидите результат.

Реверсивный календарь начинается дедлайном и пролистывается назад, шаг за шагом, к настоящему моменту, позволяя вам сфокусировать энергию на самом начале. Реверсивный календарь крайне полезен, если вы сталкиваетесь с заданиями, требующими усидчивой работы в течение долгого периода, будь то малярные работы дома, начало рекламной кампании или курс похудания. Реверсивный календарь должен быть применен сразу , как только вы поняли, что завалены работой. Он вам нужен, чтобы определить, с чем вы можете разобраться немедленно, где сможете передать свои полномочия кому-то другому и когда у вас будет шанс перевести дыхание.

1. Конечный дедлайн: 1 июня. Нужно, чтобы ваши эскизы, или вариант речи, или проект лежал на столе у начальства к 9:00 утра.

А это значит:

28 мая – внести правки.

26 мая – пересмотреть материалы.

23 мая – дедлайн у секретарши, которая занимается рассылкой копий / подготовкой слайдов / сбором данных.

15 мая – завершить наброски / переписывания / дополнительные звонки.

1 мая – начать работу над финальной частью проекта.

22 апреля – внести правки после встречи с руководителем проекта.

21 апреля – встретиться с начальством и обсудить направление и успехи.

Сегодня, 15 апреля , – сделать эскизы; начать наброски; определиться с наиболее важным маркетинговым исследованием и проконсультироваться с экспертами.

2. Конечный дедлайн: 1 января (следующего года). Завершить переговоры о контракте с корпорацией XYZ.

Это значит:

1 декабря – встреча с юристами и менеджером XYZ.

20 ноября – позвонить в XYZ, прежде чем 22–27 ноября уехать кататься на лыжах.

1 ноября – предоставить Джонсу последнюю часть чернового варианта.

(Продолжить составлять расписание каждый месяц, пока вы не вернетесь в настоящий момент).

1 июля – встреча с нашими юристами.

Сегодня, 15 июня , – связаться с Джонсом из XYZ для обсуждения дедлайнов и времени встреч.

Подобный подход может быть применен на каждом этапе проекта. Составление большого отчета, например, может включать в себя шаги, которые могут быть чрезмерными сами по себе. Но когда работа разделена на части и вы выполняете ее постепенно, то приступать к первой части можно сегодня. Создание такого реверсивного календаря позволит рассчитать временной интервал для каждого этапа, и вы будете знать, сколько времени посвящать проекту каждую неделю – например, двадцать четыре часа в неделю на протяжении пяти недель.

И неважно, какого размера будет ваш отчет или компания – реверсивный календарь предоставит реалистичную картину того, сколько времени отводить на завершение каждого этапа. Вы знаете, как контролировать дедлайны; нет одного большого дедлайна, спущенного сверху. По мере того как будет расти ваш контроль над проектом, будет уменьшаться и внешнее давление, а вместе с этим и расти ощущение собственной успешности, так как вы добьетесь многих более мелких целей.

Воспользовавшись реверсивным календарем и трехмерным мышлением, Джоэл сумел увидеть отдельные задачи, необходимые в подготовке к делу: выполнение юридического исследования, фиксирование показаний, передача полномочий судебному клерку и референту, сравнение данных со старшими партнерами. Теперь Джоэл занимался только одним заданием, с которым он мог справиться, и приходил в настоящий восторг, видя, как идет дело. Чем сложнее был юридический случай, тем более динамичным и интерактивным он становился, требуя применения разнообразных навыков на всем протяжении, – это уже была не та гора, на которую нужно было взобраться в едином порыве.

Из-за того что Джоэл так боялся допустить ошибку, он стал использовать реверсивный календарь, чтобы отслеживать вещи, которые могли бы вызвать его беспокойство и которые могли вести его в неверном направлении. Тогда он мог бы использовать свою неуверенность и ощущение загруженности непомерной работой для передышки и обдумывания или консультации с коллегой. Джоэл не только сумел обуздать свой страх оказаться заваленным работой, но и наладил более реалистичный тайм-менеджмент, используя трехмерное мышление. Разбив свой проект на отдельные этапы, Джоэл смог предугадывать некоторые непредвиденные сложности и избегать ошибок, которые могли бы дорого обойтись.

Волнение может предупредить вас об опасности и призвать к действию, чтобы быть готовыми к ней. Относитесь к вашей способности волноваться с уважением, как к средству, предупреждающему вас о потенциальной опасности. Быстрый поток пугающих мыслей, сопровождающий, как правило, несозидательное волнение, приводит к еще большему количеству страхов – вы начинаете думать: «Будет ужасно, если это произойдет. Я не вынесу этого. Либо я должен буду сделать все хорошо, либо вообще никак». Но фокусироваться лишь на пугающем аспекте волнения – все равно что кричать: «Опасность!» – не зная, что делать и куда бежать. На деле же ваш крик только сеет в людях тревогу, но при этом не подсказывает, что делать , чтобы избежать опасности. Предупреждая вас о потенциальной опасности, но не предлагая никакого плана действий, ваше волнение выполняет свою функцию лишь наполовину. Вы совсем забываете о позитивной стороне «волнения, работающего на вас», – разработке плана действий.