Прийя Паркер - Мастер ивентов

Данная книга – это отчасти путешествие, а отчасти практическое руководство. Оно предназначено для всех, кто давно хотел научиться делать обычные моменты незабываемыми и значимыми.

Надеюсь, что эта книга поможет вам изменить свои представления и подходы к организации совместного досуга. Она структурирована в соответствии с основными принципами и этапами разработки любого мероприятия, но это не значит, что нужно в точности следовать всем предложенным здесь рекомендациям. Только вы знаете специфику ситуации и то, что вам больше подходит.

Книга базируется на моем опыте и идеях, эффективность которых я с переменным успехом проверила на практике. Кроме того, я пообщалась с организаторами собраний, конференций, соревнований, похорон и свадеб, ивент-менеджерами, диджеями, цирковыми хореографами, аукционерами, раввинами, коучами, дирижерами, артистами, комедиантами, мастерами чайных церемоний, директорами телевизионных каналов, профессиональными фотографами, консультантами по здоровому образу жизни и фандрайзерами, чтобы узнать их секреты организации мероприятий и продемонстрировать креативность, которую проявляют люди независимо от ситуации. Примечательно, что все они отмечали один и тот же ключевой аспект любого мероприятия – атмосферу. Все изложенные здесь истории являются правдой, но некоторые имена, названия и детали я изменила.

Мне кажется, что любой человек способен организовать мероприятие.

Для этого не нужно быть экстравертом. На самом деле одни из лучших ивент-мейкеров в свое время страдали от социофобии.

Для этого не нужно быть руководителем или менеджером.

Для этого не нужно иметь роскошный дом.

К счастью, искусство проведения мероприятий не базируется на харизме или чувстве юмора. (Иначе у меня были бы с этим проблемы.) Оно базируется на продуманном подходе, четкой (часто невидимой) организации, а также желании и щедрости души хозяина.

Что ж, давайте приступим.

Почему мы собираемся вместе?

Мы собираемся, чтобы решить проблемы, которые не в состоянии решить сами. Мы собираемся, чтобы отметить какое-то событие, обсудить планы на будущее, поделиться своими успехами, установить дружеские и деловые отношения. Мы собираемся, потому что мы нужны друг другу.

Но в этом весь и парадокс: существует столько поводов собраться, что мы часто не можем расставить приоритеты. И когда мы пропускаем этот первый этап – определение точной и ясной цели, – то часто идем на поводу устаревших или ложных представлений о том, как следует организовывать то или иное мероприятие, и в результате испытываем разочарование.

На работе мы целыми днями проводим время за встречами, переговорами и многочасовыми совещаниями, большинство из которых можно было бы заменить электронной перепиской или десятиминутной планеркой.

В образовательных учреждениях мы разрабатываем планы занятий исходя из убеждения, что «учителя учат», вместо того чтобы сначала определить цель обучения. Если, как полагают некоторые сторонники образовательных реформ, дети могут легко – и даже более эффективно – обучаться на видеоматериалах лучших преподавателей мира, то, возможно, обычные уроки было бы разумнее использовать для тестирования полученных знаний, индивидуальных занятий и обучения социализации.

В организациях мы устраиваем фандрайзинговые гала-представления исходя из стереотипов о «благотворительных пожертвованиях». Однако позже мы понимаем, что собранных денег хватило аккурат на то, чтобы покрыть расходы на это мероприятие, и что оно только отвлекло нас от реальных дел, но никак не улучшило финансовое положение.

Когда же нам действительно стоило бы собраться с целью обсудить безопасность местного парка, помочь другу с бизнес-стратегией или просто отдохнуть после тяжелой трудовой недели, нам не приходит это в голову, либо мы слишком заняты, либо не хотим кого-то утруждать, отнимать у людей время. Например, сегодня все чаще приходится слышать о том, что люди просят не устраивать после их смерти похороны.

Короче говоря, наше представление о совместном времяпрепровождении весьма размыто, и мы часто руководствуемся стереотипами, а не собственным мнением. Между тем искусство совместного времяпрепровождения начинается с цели: зачем и когда нам следует собраться?

Вспомните последние мероприятия, которые вы организовывали или посещали: нетворкинг, книжный клуб, тренинг и т. и. Если бы я спросила вас (или организаторов) о цели их проведения, то, вероятно, услышала бы стандартный ответ: «Цель мероприятия соответствует его формату ». Иными словами, нетворкинг подразумевает установление социальных связей, книжный клуб – чтение и обсуждение книг, тренинг – развитие умений и навыков.

Такая циркулярная логика лежит в основе планирования многих мероприятий.

«Ну и что в этом плохого? – спросите вы. – Разве цель нетворкинга – не создание сети контактов?» В общем, да. Но тогда ваше сетевое мероприятие будет таким, как все: народ тусуется, неуклюже раздает визитки и обрушивает свою «элеваторную» речь на всякого, кто готов ее выслушать. Оно никого не зацепит, а у кого-то может отбить желание посещать подобные мероприятия в будущем. Когда мы не задумываемся об истинных причинах, которые нами движут, то следуем привычным, устоявшимся форматам – и упускаем возможность создать что-то запоминающееся.

Между тем планирование нетворкинга следует начинать с вопросов: «Какую цель мы ставим перед собой? Помочь гостям найти деловых партнеров и клиентов? Помочь людям реализовать свою продукцию/услуги или получить информацию о слабых сторонах своего продукта? Помочь представителям разных сфер деятельности установить полезные контакты?» Ответы на эти вопросы подразумевают разные форматы мероприятия.

Мы же часто действуем наоборот: выбираем вид мероприятия – а вместе с ним и форму его проведения – до того, как четко определим цель. Мы ошибочно полагаем, что знания формата мероприятия – совет директоров, семинар, день рождения, официальный прием – достаточно для его успешного проведения. Это касается не только нетворкинга или рабочего семинара, но и таких архиважных событий, как судебный процесс.

Центр правосудия Red Hook – индустриального района Бруклина – решил пересмотреть одно из самых нелицеприятных мероприятий публичной жизни – судебный процесс. Основанный в 2000 году, на заре кризиса общества и роста преступности, как некоммерческое объединение унифицированной судебной системы штата Нью-Йорк и Центра судебных инноваций, Центр правосудия занимается вопросами реформирования локальной и международной правовой системы. Сотрудники Центра задались целью изменить отношения между обществом и его правовой системой и посмотреть, насколько это окажется эффективным. Для этой цели Центр правосудия сфокусировался на ключевом «мероприятии», где пересекались представители общества и системы правосудия, – судебном заседании.