Лариса Шалагинова - Самоменеджмент. Практическое руководство

Эта история является благотворным напоминанием о том, что камни — самые важные задачи, должны идти сначала, потому что иначе доступное временное пространство будет заполнено менее важными делами. Другими словами, время руководителя должно быть распределено на задачи, которые имеют самую большую ценность для него, и второстепенные задачи, которые можно выполнять в остальное время (Р. Дилтс, Э. Диринг, Дж. Рассел).

Задание 1

Познакомьтесь с принципами и правилами планирования времени, разработанными ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Европе Л. Зайвертом.

Основное правило планирования времени гласит:

✓ Запланированная активность должна составлять 60 %.

✓ Непредвиденная активность — 20 %.

✓ Спонтанная активность — 20 % рабочего времени.

✓ Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени, лучше всего на 60 %.

Правило 1. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить т. Соколову» лучше: «согласовать с т. Соколовым программу для ЭВМ». Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение определенной цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум.

Правило 2. Установление временных норм.

Задавайте точные временные границы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Правило 3. Определение срока исполнения.

Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел. Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа: «Как можно скорее». Что это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! А я жду уже третий день!». Заключайте конкретные соглашения относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если ваши предложения не совпадают, вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Правило 4. Установление приоритетов (степени важности).

Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты вы отдаете.

Правило 5. Избавление от «тирании» спешности.

Учитесь отличать важные дела от спешных. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Правило 6. Делегирование (перепоручение) дел.

С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить.

Правило 7. Учет «поглотителей времени» и резервов времени.

Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей») вашего времени.

Правило 8. Планируйте свободное время.

Планируйте и используйте с толком свое свободное время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или концептуальных размышлений).

Правило 9. Отводите время для планирования и творчества.

Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.

Теперь запишите на листке бумаги все то, что вы хотите и должны сделать завтра:

✓ задачи из списка дел из недельного и месячного плана;

✓ невыполненное накануне;

✓ добавившиеся дела;

✓ периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «план дня»:

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарь;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким образом список заданий на день может выглядеть примерно следующим образом:

ПК — продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили);

В — т. Митин (программа ЭВМ);

В — т. Мальков (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

Т — т. Шмыков (статистика сбыта);

ПР — т. Горелов (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — т. Соколов (нехватка персонала);

Т — Карась (вечерняя пробежка).

Распределите спланированные на день дела по их приоритетности.

Таблица 7. Примерный план дня

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то запланированное время должно составить примерно пять часов.

Если вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.