Лариса Шалагинова - Самоменеджмент. Практическое руководство

Любому руководителю в процессе осуществления своей деятельности приходится общаться с достаточно широким кругом лиц, которые участвуют в выполнении поставленных перед организацией задач. Роль коммуникации в работе менеджера очень значима, даже самые гениальные проекты могут быть провалены, если руководитель не сумеет донести до слушателей основную мысль, грамотно изложить основные задачи и выслушать замечания и рекомендации.

По мнению зарубежных исследователей, руководитель от 50 % до 90 % своего времени тратит на коммуникации. Только на первый взгляд это кажется невероятным. Однако это необходимо каждому менеджеру для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационного обмена, процесса принятия решений, не говоря о выполнении управленческих функций планирования, организации, мотивации, постановки задач и контроля.

Отсутствие понимания между руководителем и сотрудниками, слабые социальные и коммуникативные навыки руководителя, нарушенные информационные потоки между руководителем и персоналом, а также внутри компании часто приводят к тому, что фирма начинает терять свои конкурентные преимущества.

Как отмечает специалист по образованию в области менеджмента, доктор экономических наук, профессор С. Д. Резник, нарушение взаимопонимания в организации приводит к разрыву отношений, вызывает конфликты и, в конечном счете, ослабляет коллектив. Знание механизмов взаимопонимания помогает понять и эффективно использовать закономерности общения людей, добиться сплочения коллектива, формирования позитивного психологического климата, при котором каждый член организации будет чувствовать себя комфортно. Иногда прекрасный работник не умеет вести себя с людьми — то он заносчив, а то и просто груб, то подчас робок и склонен к ненужному самоуничижению, может «взорваться», а потом испытывать дискомфорт из-за своей несдержанности. В итоге людям, которые работают рядом с ним, неудобно, неуютно.

Именно поэтому умение общаться с разными людьми является одним из важнейших профессиональных качеств руководителя.

С практической и теоретической точек зрения наибольшее значение имеют правила и требования взаимодействия, соблюдение которых лежит в основе эффективного коммуникативного поведения руководителя; их выполнение является обязательным условием успешности управленческой деятельности в целом. И наоборот, неэффективные коммуникации рассматриваются как одна из главных причин плохого руководства; причем роль коммуникаций оценивается тем выше, чем выше уровень руководства. Т. Шибутани, профессор Калифорнийского университета, считает, что «люди теряют уважение к тем, кто не может говорить как следует; и они часто проникаются уважением к тем, кто манипулирует словами с необычайной легкостью».

Всю сферу коммуникативного поведения руководителя можно условно разделить на несколько основных видов: параллельные коммуникации, сопровождающие выполнение всех иных функций и задач; беседы (индивидуальные и коллективные) и переговоры; организация и проведение деловых совещаний; публичные выступления руководителя. Помимо этого, существуют и иные формы коммуникации — невербальные (мимика, пантомимика), а также письменные коммуникации. Для последнего также существуют специальные требования: например, правила составления деловых писем. Каждый из видов коммуникации наряду с общими предъявляет и специфические требования к речевому поведению руководителя.

Так, существует особое требование к общей культуре речи руководителя. Важнейшим моментом в нем является соблюдение лингвистических норм. Как и любое иное поведение, речевое поведение подчиняется определенным социально-установленным нормам, а их нарушение вызывает либо неодобрение, либо возмущение, а в крайних случаях — порождает чувство оскорбления. Лингвистические нормы многообразны. Это, прежде всего, грамотное произношение слов, корректное построение отдельных фраз, умение логически правильно выстраивать высказывания, связывать речь, избегание употребления ненормативной лексики, оптимальный подбор слов среди ряда синонимов, адекватная артикуляция в произношении, недопустимость «слов-паразитов», соблюдение плавности речи, ее оптимального темпа (отсутствие как неоправданных пауз, так и «скороговорок») и др.

Также неотъемлемым компонентом культуры речи является информационная насыщенность сообщения. Объем высказывания должен соответствовать количеству информации, включенному в него. Его превышение порождает многословие и, вследствие этого, негативную реакцию со стороны собеседника. Преуменьшение — ведет к недостаточно полному пониманию информации и также снижает эффективность коммуникаций.

Сообщения должны быть предварительно сформулированы в «идеальном плане», а затем — в вербальном. «Не начинайте говорить, пока вам самим не ясно, что вы хотите сказать», — так обычно формулируется суть этого требования.

Эффективные коммуникации требуют лаконичности и структурной простоты построения фраз. Недопустимо строить высказывания, особенно руководяще-инструктивного плана, так, что в силу их громоздкости к концу высказывания слушающий уже успевает забыть, о чем говорилось в начале. Однако лаконизм — это не только краткость, но и грамотное построение высказываний. Предложения не должны быть громоздкими в плане их структуры. По возможности следует избегать сложносочиненных и сложноподчиненных фраз, а также сложных грамматических оборотов. Все это допустимо и, более того, необходимо в письменной речи, но неэффективно в разговорной.

Любое высказывание осуществляется на том или ином эмоциональном фоне. Отсутствие эмоциональной окраски, так же как и ее гипертрофирование, — ошибки речи. Поэтому одним из правил культуры речи является соразмерность, гармония содержания высказывания и меры (а также «знака» — положительного или отрицательного) его эмоциональной насыщенности.

Аналогичное требование предъявляется и к сочетанию вербальных и невербальных средств коммуникации. Речь обычно сопровождается жестикуляцией, мимическими и пантомимическими проявлениями. Их характер, а также мера выраженности должны быть адекватны содержанию самого высказывания, должны помогать понять его, быть иллюстративными.

Одним из важнейших требований коммуникации является то, что общение — это не самоцель, а лишь средство, служащее определенным задачам. Отсюда следует, что коммуникации должны строиться с «учетом их целевой направленности и по содержанию соответствовать той задаче, для которой они осуществляются». Имеется в виду соответствие не только по содержанию, но и по объему. Коммуникации должны удовлетворять требованию «необходимости и достаточности» для их понимания как средства решения той или иной задачи.