Михаил Терентьев - Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год

Как считаете: который из двух способов будет быстрее?

Большинству из нас интуитивно кажется, что более быстрый и эффективный способ решения данной задачи – именно «партионный». Ведь так работает массовое производство, и нас всех учили, что так более эффективно («разделение труда», конвейер Форда, и тому подобное).

Однако на практике почему-то получается наоборот: в данном эксперименте «последовательный» способ дает экономию времени почти в 30%!

Интереснее, конечно, провести данный опыт самостоятельно, но ленивых и для владеющих английским языком есть более простая альтернатива: найти в Youtube видеозаписи подобных экспериментов через поиск по ключевой фразе «One Piece Flow vs. Mass Production Envelope Stuffing».

Однако, какого черта? Почему же в данном случае (и во многих других) «последовательный» способ быстрее?

Дело в том, что при «партионном» подходе возникает масса дополнительных движений, отсутствующих в «последовательном», как то:

– положить каждый готовый сложенный лист бумаги в кучку сложенных листов;

– взять каждый сложенный лист из кучки сложенных листов (чтобы положить его в конверт);

– положить конверт с листом в кучку заполненных конвертов;

– взять конверт из кучки заполненных конвертов, чтобы заклеить его;

– положить заклеенный конверт в кучку заклеенных конвертов;

– взять заклеенный конверт из кучки заклеенных конвертов (чтобы проштамповать его).

Каждое из этих движений занимает доли секунды, и вроде бы незаметно. Однако в сумме складывается довольно-таки внушительная разница.

Важный момент: сейчас мы говорим НЕ о преимуществах последовательной обработки. У неё есть свои недостатки. Идея данной статьи в том, что анализу лишних движений нужно уделять серьезнейшее внимание, потому что чаще всего мы их просто не замечаем.

И это как минимум одна из причин, почему зануды правы, когда ноют о необходимости порядка на рабочем столе и в рабочем компе. Чуть позже расскажу, как нам всем можно экономить время на лишних движениях с помощью подхода, который японцы называют “5S”.

Еще один толковый инструмент из арсенала «бережливого производства». В статье про «муду движения» я уже рассказывал о том, что в процессе работы мы совершенно незаметно для себя тратим огромное количество времени и энергии на бесполезные телодвижения, которые не добавляют ценности результату нашей деятельности. И которые, соответственно, нужно по возможности сокращать.

Но, чтобы потерю устранить, ее сначала нужно выявить. И инструмент «диаграмма спагетти» позволяет это сделать для потерь, связанных с перемещением людей, объектов и информации в пространстве. Особой «хитрости» в этом инструменте нет. Просто, как все гениальное.

Рисуется чертеж или план «местности», а на нем – кривыми линиями реальные «маршруты» перемещения человека (сотрудника или клиента, или какого-либо объекта) в процессе работы. В результате чаще всего получается нагромождение кривых, чем-то действительно похожее на тарелку спагетти. Затем можно хотя бы примерно измерить совокупную длину этих линий и, понимая масштаб «плана местности», высчитать реальный «пробег» человека или объекта в течение анализируемого периода.

Сокращение этого «пробега» (например, за счет более близкого расположения инструментов или «точек обработки», либо сокращения дублирующих перемещений или манипуляций) позволяет ускорить и/или упростить анализируемый процесс, а также снизить «мури» (т.е. избыточную усталость сотрудника).

«Излишняя обработка» – один из классических видов потерь (или «муда»), которые бесцельно пожирают наши время, усилия и средства.

Речь идет о выполнении действий, которые не добавляют ценности продукту или услуге с точки зрения заказчика. То есть когда мы тратим больше ресурсов, чем на самом деле требуется для счастья клиента.

В вопросах личной эффективности излишняя обработка очень часто возникает, когда у заказчика одно видение желаемых параметров результата, а у исполнителя – другое.

Например, в моей практике был случай, когда было необходимо БЫСТРО прикинуть бюджет одного проекта. Интересовал порядок цифр, то есть ошибка даже в 100 или 200% была бы приемлемой. Потенциального исполнителя попросил сделать предварительный, ни к чему не обязывающий «расчет на салфетке».

Но он гордо заявил, что «ерундой он не занимается, и расчет будет точным». В результате все были в проигрыше. Я как заказчик – потому что не были соблюдены целевые сроки, а исполнитель – потому что зря потратил значительно больше времени, чем мог бы.

Аналогичные истории сплошь и рядом возникают с представителями творческих профессий (например, дизайнерами), у которых своя личная «планка» качества, завышенная по сравнению с требованиями заказчика.

В народе данный феномен именуется «комплексом отличника», и в крайнем пределе он звучит примерно так: «Чем сделать быстро, но плохо, я лучше сделаю качественно, но никогда». Излишняя обработка часто возникает из самых лучших побуждений, но она может привести и к дефектам и дополнительным затратам на переделку, если «избыточный» элемент не согласован с заказчиком.

Так, моя доча однажды попросила папу сварить ей кашу. Движимый самыми благими намерениями, ваш покорный слуга решил украсить поданную в тарелке кашу замороженными ягодами. Но, как выяснилось, ребенку не нравился вкус и запах именно этих ягод, в результате чего папину версию блюда она не стала есть вообще. Пришлось переделывать, уже без «излишней обработки».

В продолжение темы «излишней обработки»… Вспомнил случай из молодости.

Был в командировке в Англии. Весь день встречи, весь день рот не закрывался. Литры кофе, обезвоживание (да, идиот, но я был совсем еще «зеленый»). Вечер: пить хочу, как из ружья. Меня привозят в гостиницу, я бросаю в номере вещи и ползу в ближайший паб. Заказываю у миловидной девушки-бартендера пинту пива. Девушка наливает пиво в бокал, но между краем бокала и уровнем пива остается буквально несколько миллиметров пены. Три-пять миллиметров, не больше…

Мои уже практически дрожащие руки тянутся к запотевшему бокалу холодного янтарного напитка (напоминаю – во рту у меня как в печи)… И пересохшие губы уже вытягиваются в трубочку в предфкушении…

Но девушка очень вежливо извиняется и стакан мне не дает. Говорит, что так не положено. Подождите, пожалуйста, буквально секундочку, сейчас налью полный бокал. Я улыбаюсь и говорю, что ничего страшного. Фиг с ними, с 5 миллиметрами до края. Давайте сюда мое пиво. Я его вожделею…