Владимир Токарев - Три менеджмента в одном флаконе. Серия «Русский менеджмент»

Всего же им написано более пятисот листов разного рода статей и исследований. Пятьсот листов – это значит двенадцать с половиной тысяч страниц машинописного текста: с точки зрения даже профессионального писателя, цифра колоссальная», – Д. Гранин.

Помогла ли Система учета времени А. Любищеву достигнуть той цели, ради которой она и была воздвигнута? Я рекомендую читателям обязательно познакомиться с документальной повестью Д. Гранина «Эта странная жизнь» хотя бы для того, чтобы получить ответ на этот вопрос.

При управлении бизнесом есть две самостоятельные системы финансового учета. Бухгалтерский учет – его данные используются в первую очередь для отчетности перед налоговыми органами. И управленческий учет, который также основан на анализе финансовых результатов предприятия, но нужен высшему менеджменту для принятия управленческих решений (какие направления деятельности развивать, какие закрывать, стоит ли запускать новый проект и т.п.)

Любищев в своей системе объединил обе составляющие. Фиксация расходов времени – куда время было потрачено, это своеобразный бухгалтерский отчет перед самим собой. А вот бюджетирование – составление планов выполнения тех или иных работ с определением необходимого времени – это уже управленческий учет времени.

Мне бы хотелось, чтобы именно для принятия управленческих решений вы использовали предложенную вам систему учета времени.

ВЫВОДЫ

Мы уже отмечали, что если в технике личной работы можно использовать научный метод, то Тайм-менеджмент смело можно отнести к науке, а не к чистой практике, искусству. А если учесть, что теория Тайм-менеджмента опирается еще и на организационно-экономические законы (закон разделения труда, эффект от масштаба деятельности, закон убывающей отдачи), которые, по выражению К. Адамецки, относятся к всеобщим законам, и применение которых значительно повышает эффективность управления собой и собственными действиями, то отсюда следует, что управление собой – это не просто набор эффективных приемов, это доказывает научный характер Тайм-менеджмента..

Возможность применения научного метода и организационно-экономических законов в технике личной работы доказывает, что Тайм-менеджмент – это наука. В то же время это и искусство, поскольку овладеть приемами управления своим временем можно только практически.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

На рисунке 4 еще раз представлен фрагмент карточки учета времени, в отличие от карточки Гастева, рассчитанной только на рабочее время.

Рис. 4. Фрагмент карточки учета времени Гастева.

Нецелесообразно вести учет времени сразу круглосуточно, для начала достаточно рабочего дня. Постепенно процедура заполнения карточек станет интересной, но и тогда не следует спешить. Лишь когда ведение карточек учета времени станет для вас потребностью, можно приступать к круглосуточному учету. Все, кто пытался вести сразу круглосуточный учет, утомлялись уже на первой неделе.

НАБЛЮДЕНИЕ

На каждый день заводится новая карточка.

Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа «код» не заполняется. В графе «Вид деятельности» фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени – 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается.

АНАЛИЗ

В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 – 4 кодам. Оптимальное их число – 15—20. Например:

составление документов можно изобразит строчками,

чтение художественных книг изображением книги,

восклицательным знаком! – потери времени,

процедуры умывания – изобразить стекло – после умывания стал «чистым как стеклышко» и т. п. см. рис.5.

После того, как выработаны коды, необходимо занести их в соответствующую графу карточек учета. Теперь все готово для анализа.

На рисунке 5 представлен фрагмент анализа времени по карточкам Гастева. Слева в вертикальном столбце написаны коды видов деятельности. (Если вы имеете компьютер, то можете при желании его использовать для выполнения анализа: построить наглядные гистограммы полученных результатов и др.)

Горизонтальная линия дает масштаб времени. В качестве которого также взято 0,5 час/клет. Затем на график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, при этом дни отделяются вертикальными черточками, как показано на рисунке, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность данного вида активности (работы, отдыха), ставится число месяца. Такой порядок облегчает в дальнейшем расшифровку результатов анализа.

По истечении первой недели наблюдений за своим временем попробуйте сделать некоторые выводы. Для этого слева от кода в третьем вертикальном столбце отметьте время, которое занял каждый вид деятельности за неделю. Второй вертикальный столбец предназначен для планирования.

Рисунок 5. Фрагмент анализа расходов времени

При заполнении карточек во вторую неделю (и в последующие, если вы захотите продолжить наблюдение за собой) в графе «Код» карточек учета следует сразу отмечать код вида деятельности, а карточки заполнять не каждый час, а по выполнении какого-либо вида работ. Постоянная работа с карточками учета создает настрой на время.

Начиная со второй недели анализ карточек учета ведите ежедневно, для чего, прежде чем вы начнете заполнять новую карточку, перенесите результаты учета с предыдущей карточки в график анализа. Это позволит ускорить процедуру анализа в конце исследуемого периода времени (недели, месяца, года) и сделает учет интересным.