Ллуэллин Миллер - Энциклопедия этикета. Все о правилах хорошего тона

Имена людей и названия фирм. Название корпорации, организации или фирмы должно быть напечатано точно так, как напечатано в верхней части их писем. Если фирма использует вместо «and» амперсанд (&), то следует ставить именно его, если вместо «Corporation» используется «Corp.», то следует точно повторить это написание.

Не сокращайте имя человека ни на конверте, ни в самом письме.

Числа. Для обозначения номеров домов и комнат используйте только цифры, не используйте знак номера в любой части адреса.

Всегда пишите буквами название улиц (авеню, бульваров и так далее), которые содержат числительные; это правило распространяется только на числа от одного до десяти включительно.

Конфиденциальное письмо.Крайне раздражает (и весьма мало помогает), когда работники рекламных служб ставят на свои письма гриф «Конфиденциально» или «Лично» для того, чтобы их письмо получило особое внимание.

Слово «конфиденциально» следует использовать, когда деловой вопрос по какой-либо причине выделяется из обычной деловой почты. Это слово следует правильно размещать на конверте, писать заглавными буквами и подчеркивать. На конверте это слово пишется выше имени адресата, непосредственно же в письме это слово помещается в центре под главным адресом, но выше приветствия. Слово «личное» по понятным причинам ставится только на конверте.

Даты.Дата на продиктованном письме должна соответствовать времени диктовки стенографистке, но не дате, когда письмо было перепечатано.

Дата ставится на отдельной строке. Иногда дату размещают в конце письма, слева, однако обычным местом является верхняя часть письма, где дата проставляется и в центре, и впритык к правому или левому краю. Чтобы дата выделялась отчетливо, она должна стоять по крайней мере через две пустых строки от заголовка письма. Официальный деловой стиль требует, чтобы название месяца не сокращалось.

Складывание и вложение письма.Для того чтобы письмо не оказалось разрезанным, когда отрезается край письма, лист следует складывать лишь по горизонтали (и правильнее всего – когда верхняя часть письма располагается около передней части конверта). Когда используется лист, который требуется согнуть и по горизонтали, и по вертикали, постарайтесь, чтобы конверт не заполнил по длине все письмо. Правильная процедура заключается в том, что сначала загибается нижняя часть – примерно на одну треть снизу; затем загибается верхний край, причем второй сгиб размещается примерно на расстоянии в полдюйма от первого. Вкладывать письмо в конверт следует таким образом, чтобы, разрезая верхнюю часть письма, нож для писем не разрезал само письмо.

Оформление писем.Адрес на конверте следует повторить на самом письме, поскольку он содержит полное имя, титул (если такой есть) и адрес фирмы, – и это помогает избежать возможных недоразумений. Название города, штата и почтовый индекс обычно печатаются на одной строке – ради компактности и лучшего вида. За этой строкой идут две пустые, затем – приветствие.

После каждого абзаца следует оставлять пустую строку, чтобы письмо было легче читать. Абзацы можно начинать либо с отступа, либо с левого края без отступа. Последний способ называется «блоковым стилем».

Трудно дать твердые правила относительно пропуска строк. Выбор стиля зависит от нескольких факторов. Среди них – форма организации верхней части письма, размер и форма бумаги и размер букв печатающего устройства.

Важно помнить о виде письма в целом и, исходя из этого, печатать текст таким образом, чтобы поля выглядели привлекательно.

Особые письма.Среди используемых в наши дни в деловой жизни десятков разновидностей писем некоторые требуют особого упоминания, поскольку они имеют определенные особенности.

Представления. Тогда как в обычной жизни просить о письме для представления не принято, в деловых отношениях просьба о представлении является распространенной и вполне допустимой практикой. Однако подобными просьбами не следует злоупотреблять, поскольку получатель письма вынуждается предпринять определенные действия, и по этой причине написавший письмо в какой-то мере оказывается в долгу. При обычных обстоятельствах в письме для представления не отказывают; если же такую просьбу выполнить трудно, чтобы не поставить просителя в неудобное положение, требуется какое-либо объяснение отказа, к примеру: «Прошу меня извинить, но мое знакомство с ним так коротко, что письмо о представлении от кого-либо другого послужит вашей цели много успешней».

Главные правила относительно писем с представлением следующие:

1. Четко объясните причины для представления, чтобы получатель письма знал, что от него требуется.

2. Не запечатывайте письмо до того, как вручите его человеку, который должен быть представлен. Он сам запечатывает письмо сразу по получении, не читая, если только его об этом не попросят. Как правило, запросивший письмо о представлении отправляет его вместе с сопроводительным письмом, в котором объясняет, где его можно видеть или каким образом с ним можно договориться по телефону о деловом свидании. Эта процедура выглядит более по-деловому, чем личное вручение письма, она дает адресату возможность еще до личной встречи обдумать, что от него ожидают.

Правила вежливости требуют, чтобы автор письма сообщил о нем адресату по телефону, возможно объясняя причину представления более подробно.

3. Часто для автора письма удобнее всего послать письмо с представлением непосредственно адресату. В этом случае автор всегда уведомляет человека, которого он хочет представить, что письмо послано, часто отсылая ему копию письма.

4. Человек, сделавший запрос о представлении, обязательно должен поблагодарить за такое письмо. Эта благодарность не зависит от того, оказалось ли это письмо полезно или нет. Представленный должен сообщить о результате (или отсутствии такового) и выразить свою признательность автору. Также он должен направить благодарность человеку, которому был представлен, за предоставленное время, даже если беседа не принесла результата.

Рекомендации. Почти любое лицо, занимающее высокий пост в деловом мире, рано или поздно сталкивается с просьбой написать рекомендательное письмо. Иногда увольняющийся работник просит такое письмо, чтобы предъявить его при найме на другую работу. Иногда с такой же просьбой обращается потенциальный работодатель уволившегося для того, чтобы узнать о характере кандидата и о его деловых качествах.

На рекомендательном письме следует проставить дату, оно должно содержать полное имя работника, название его должности, содержать информацию, насколько работник соответствовал этой должности, и объяснение причины его увольнения.