Ержан Терекулов - «Умные» карты для «ленивых» менеджеров. Как решать управленческие задачи без помех и бюрократии

Почему MindManager?

В реальном мире очень много «белого шума», отвлекающего нас от нужных и верных данных, качественно влияющих на успешность проекта. Наиболее оптимальный способ отсеять ненужное это визуализация данных, которая помогает сравнить правильное состояние и фактическое.

Учитывая, что сегодня вся информация приходит на электронном носителе необходимо программное обеспечение, которое осуществляло бы сбор, обработку, структурирование и подачу информации в удобном для восприятия и анализа формате.

Мой выбор пал на MindManager и хочу выделить четыре его основных преимущества:

1.Возможность управлять большим потоком информации

MindManager помогает сконцентрироваться на важных деталях с помощью информационных дашбордов, диаграмм связей, визуального представления нашей работы в виде объектов на карте.

2. Возможность принимать осознанные и взвешенные решения

Тезис «Порядок в голове – порядок в делах» помогает в работе над сложными проектами, где решения далеко не всегда очевидны. Так с помощью MindManager вы увидите, что визуализация информации в виде четкой и понятной структуры с понятными приоритетами и связями между объектами сильно упростит нахождение верного решения.

3. Повышение скорости работы

Один взгляд на карту – и вот все члены команды уже знают, как нужно поступить дальше, кто ответственный за следующий шаг, какие риски могут возникнуть на определенном участке работ и соответственно какие меры нужно предпринять для их минимизации.

4. Универсальность

Карты в MindManager подходят под любую задачу. Их используют и отдельные сотрудники, и малый и средний бизнес, и гигантские корпорации. С ними управляют, планируют, ведут отчетность, проводят презентации. При этом в каких бы программах вы ни вели свою отчетность, MindManager гарантированно будет с ней совместима.

Как создавать «умные» карты в MindManager?

Прежде чем начать работать с программой MindManager, необходимо ее установить, скачав с сайта mindmanager.com. Программа работает как на Windows, так и на Mac OS. Для Windows поддерживаются как 32-, так и 64-разрядные системы. Программа без проблем пойдет даже на старом ПК и не потребует много ресурсов для работы в фоновом режиме, пока вы занимаетесь другими своими проектами.

Работать в MindManager очень легко, потому что он имеет интерфейс, который пошагово вам объяснит, что нужно делать. Всего три шага:

Шаг 1. Выбор шаблона

MindManager имеет в своем арсенале готовые диаграммы и шаблоны карт, с которых будет намного проще начать. Для этого определитесь с тем, для чего вам нужны интеллектуальные карты. Выработать бизнес-план? Провести совещание? Определиться с планами на будущее? Разобрать сложный проект на отдельные детали? Назначить работу сотрудникам? Выбрать будущего руководителя подразделения? Создать организационную структуру?

Шаг 2. Ввод данных

Введите необходимую информацию для определенных топиков карты. Напишите текст заданий, разберитесь с проектами, введите имена сотрудников в предназначенные для них поля.

Все просто: вводите текст, меняете цвет или форму объектов, подбираете подходящую иконку, если вам этого хочется. Получается наглядная структура, созданная в соответствии с вашими предпочтениями.

Шаг 3. Синхронизация информации

В созданную вами «умную» карту можно добавить любые файлы, а также гиперссылки, связанные медиафайлы, данные из контактов, сайтов и приложений.

Все происходит внутри самой программы, не требуется никаких разделенных экранов или переключений между окнами. А итоговый продукт получается еще более полезным и читабельным.

И вот перед вами целостная концепция, карта с проектом или планом, которая позволяет как видеть всю картину, так и рассматривать конкретные детали.

При этом она способна динамично меняться в зависимости от новых обстоятельств. Видя всю панораму действий, становится гораздо проще понять, куда следует двигаться дальше и какие перспективы есть у достижения цели.

Подготовка к решению задачи

Каждый собственник бизнеса всегда находится на стадии развития своего дела. Даже достигнув определенных успехов, движение вперед должно продолжаться, потому что конкуренция непрерывно растет, вкусы людей варьируются, на смену одним трендам приходят другие.

Однако далеко не каждый предприниматель знает, с чего начать преобразование, как выстроить работу по-новому, не говоря уже об открытии дела с нуля.

Для примера я возьму одну из самых востребованных бизнес задач – это оптимизация деятельности организации. Так, на первом этапе нужно выделить фокус-группы мотивированных сотрудников, которые будут практически полностью освобождены от своих обязанностей и соответственно будут заняты в настройке и моделировании бизнеса.

Непосредственно при визуализации мозгового штурма нужно следовать нескольким правилам.

1. Количество важнее качества

Иными словами, чем больше идей – тем лучше. Никто в компании единолично не может объективно оценить ценность той или иной идеи. Все потому, что один человек не может одинаково хорошо разбираться во всех вопросах деятельности компании. Поэтому самым верным будет формировать стратегию, проанализировав информацию от многочисленных источников (сотрудников) и не упустить то, что может кому-то несправедливо показаться неважным.

2. Никакой критики

Даже самая фантастическая идея может дать импульс масштабной генерации идей. До участников необходимо донести, что во время обсуждения одинаково важен каждый голос, каждая мысль.

Неконструктивная критика, высмеивание и игнорирование могут подавить любой энтузиазм, а без него брейнсторм невозможен.

3. Правило одного микрофона.

Никто не должен перебивать выступающего, поэтому одновременно в зале может работать только два микрофона – его и ведущего.

По сути брейнсторм стартует уже на этапе начала подготовки, а именно создания концепции встречи.

Концепция представляет собой своего рода сценарий – от разминки вплоть до возникновения решения или результата предпринятых действий. Распишите алгоритм мероприятия, хронометраж, выберете тему.

Только после четкого понимания концепции мозгового штурма стоит приступать к выбору и приглашению гостей. Подумайте, для кого важна и интересна заданная тема. Кто разбирается в вопросе и может дать ценный комментарий? Приглашайте людей лично, через соцсети, подключайте общих знакомых. Учтите, что в этом деле не нужен официоз.