Неизвестен Автор - Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц.

Использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации1

5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" за номерами подлинников.

5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов.

На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится подразделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов.

6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.

6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия.

6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением работниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проводятся не реже одного раза в квартал.

В ходе проверок:

устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;

контролируется правильность ведения учетов;

проверяется порядок обращения с документами;

рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и

журналов,

наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении

документов.

7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.