Эдуард Кузьмин - Протокол и этикет дипломатического и делового общения

Подготовка к проведению каждого приема начинается с определения его вида, с учетом цели мероприятия, установления места проведения, подготовки списка приглашаемых и заблаговременной рассылки приглашений, составления проекта тоста (речи), разработки меню и плана рассадки, компоновки мебели, решения других технических, но имеющих важное значение вопросов.При организации протокольного мероприятия в посольстве (резиденции посла) особое внимание уделяется (это по традиции прерогатива супруги посла) подготовке соответствующих помещений, сервировке столов, инструктажу официантов и обслуживающего персонала посольства. Если прием проходит вне посольства, большое значение придается выбору ресторана, известного своей хорошей кухней и культурой обслуживания.

При выборе вида приема, естественно, учитываются традиции и обычаи страны пребывания, местная протокольная практика. Определяя дату приема необходимо исходить из того, что протокольные мероприятия не организуются в праздничные и нерабочие дни, а в мусульманских странах — в религиозный праздник рамадан''. Приемы не проводятся в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Составление списков приглашенныхявляется важнейшим элементом организации приема. Приглашение на дипломатический прием всегданосит политический характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику иутверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием. Определяется общее количество гостей, которое предполагается пригласить на прием (не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и размеров помещений), при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые всилу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме. (В некоторых странах такой '«учетный процент» непосещаемости рутинных протокольных мероприятий достигает пятьдесят процентов).

В список гостей прежде всего включаются представители официальных властей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности (при этом с осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц. находящихся воппозиции к правительству). На завтраки и обеды, проводимые вузком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными друг другу политическими взглядами и позициями или имеющих глубокую личную неприязнь. Всегда принимается во внимание деловая необходимость контакта с тем или иным приглашенным. При всех условиях следует стремиться избегать тесноты на приемах.

Каждая протокольная служба систематически и тщательно проверяет свои списки приглашаемых на приемы и вносит в них изменения. Иначе возможны грубые ошибки: посылка приглашения с неправильным указанием служебного положения приглашаемого или, что совершенно недопустимо, умершему; посылка холостяку приглашения прийти на прием с супругой и т. п. Должно быть правильным написание инициалов и фамилии приглашаемого.

Приглашения на дипломатический прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке, но предпочтительнее от руки.Женам отдельных приглашений не посылают, а в приглашении мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами; на первом месте ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригласить». Для приемов по случаю национального праздника или вчесть какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указывается, по какому случаю проводится прием.

При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой в приглашении содержится просьба ответить (RSVP — «Просьбаответить»). Вслучаях, когда завтрак или обед дастся вчесть премьер-министра, министра иностранных дел страны пребывания или другого высокопоставленного лица, приглашение посылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р.m.», пли «для памяти», или «to remind», или «pour memoire».

Приглашения рассылаются (с курьером или. редко, почтой) в зависимости от местной практики не позднее чем за одну-две недели до приема. Посылка за более короткий срок может привести к многим отказам ввиду принятия приглашений, присланных ранее. Приглашения официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером. Когда в приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приема оставлены незачеркнутыми буквы RSVP или фраза «Просьба ответить», необходимо заблаговременно по телефону пли письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа пли запоздалость его рассматриваются как проявление неучтивости. В случае, если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем затягивать с ответом. Заблаговременная рассылка приглашений позволяет вместе с тем. не нарушая приличий, пригласить вместо отказавшихся других гостей.

После того как был дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным.Лишь в самом крайнем случае, если возникли какие-либо непредвиденные и срочные обстоятельства, препятствующие посещению приема, от него можно отказаться, но обязательно с заблаговременным извещением об этом хозяина приема, послав ему личное письмо.

На завтрак, обед, ужин или другой вид приема, в приглашении на который содержится просьба ответить, следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено несколько представителей, то первыми должны приходить на прием младшие по должности сотрудники. Приходить к началу приема без рассадки не обязательно, равно как и находиться на нем до конца. Приход на такой прием в числе первых гостей и уход с него в самом конце служит выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема и представляемой им стране.И напротив, при необходимости подчеркнуть натянутость, холодность отношений достаточно пробыть наприеме несколько минут и, попрощавшисьсхозяином и хозяйкой, уйти. Однако во всех случаях официальные лица не должны покидать протокольное мероприятие раньше главного гостя.

Оставаться на приеме позже указанного в приглашении времени его окончания не принято и рассматривается как нарушение протокола.