Олег Чистяков - Превосходя эффективность. Комплексный подход к повышению жизнестойкости бизнеса

Допустим, вы видите, что компания нуждается в повышении эффективности и трансформации, и уверены, что пора действовать. Вводные сессии являются отличным местом диагностики готовности сотрудников к предстоящим изменениям. Начав действовать без такой оценки, вы многим рискуете. Только представьте себе, как можно отправиться в многодневный поход в горы на незнакомой местности без тщательной подготовки (изучения карты, физической тренировки, сбора рюкзаков и другого снаряжения).

Предлагаю вам проанализировать шесть областей, заполняя таблицы, в отношении всех групп заинтересованных и вовлекаемых сторон (собственники, менеджеры, рядовые сотрудники, клиенты и партнёры):

Понимают ли вовлекаемые стороны, зачем компании нужны эти изменения?

Как помочь вовлекаемым сторонам осознать необходимость изменений?

• Опишите пользу, которую извлечёт из изменений каждая затрагиваемая сторона,

• Сформулируйте простую и логичную бизнес-причину для изменения, отвечающую на вопрос «зачем?»,

• Объясните предысторию и бизнес-контекст, требующие изменений,

• Объясните текущую ситуацию и её неприемлемость с помощью фактов,

• Объясните последствия откладывания изменений,

• Объясните, какие компромиссы допустимы,

• Опишите текущее состояние, выделив проблемные и ограничивающие места. Для этого хорошо подходит причинно-следственная диаграмма. Если вы начнёте изменения сфокусировано, с проблемных мест – вы быстрее добьётесь результата,

• Честно признавайте трудности,

• Ссылайтесь на ценности, большую идею, базовые прин-ципы, культуру, стратегию компании,

• Объясняйте людям происходящее, в противном случае они сами его додумают,

• Объясняйте приоритетность между изменениями и теку-щими операционными активностями,

• Быстро развеивайте слухи,

• Давайте информацию о начальном состоянии, прогрессе и лучших практиках.

Насколько вовлекаемые стороны заинтересованы и готовы поддержать изменения?

Как заинтересовать и завоевать поддержку?

• Действуйте в логике возможностей, а не угроз. Что придаст людям больше сил: «У нас есть возможность стать лучшими в мире в своей отрасли» или «Если мы не начнём сокращать затраты, конкуренты нас обгонят»?

• Гарантируйте и демонстрируйте поддержку изменений топ-менеджментом,

• Разрабатывайте отдельно коммуникацию для сторон-ников изменений и сопротивляющихся,

• Уделяйте внимание как тем, кто затронут изменениями, так и остающимся в стороне,

• Найдите способ донести информацию до тех, кто не присутствовал при массовой коммуникации (собрание, встреча, рассылка),

• Учитывайте сомнения заинтересованных сторон из серии: «А какая мне от этого выгода?»

• Объясняйте новые позитивные возможности для заинте-ресованных сторон,

• Дайте людям время на «переваривание» информации,

• Организуйте возможность высказаться сопротивляющим-ся и сомневающимся,

• Не забывайте, что прямой руководитель – главный участник информационного обмена,

• Будьте максимально конкретны, распространяя истории успеха.

Понимает ли каждая вовлекаемая сторона, за что будет отвечать в изменениях?

Важно, чтобы каждый участник изменений понимал свой вклад и что от него зависит.

• Чётко опишите (например, используя ролевую матрицу – см. пример) кто за что отвечает,

• Будьте конкретны в формулировке ожидаемых действий участников,

• Установите конкретные требования и дайте инструкции как, что и когда менеджеры должны коммуницировать,

• Объясните краткосрочные цели наряду с видением и призовите к действиям,

• Вовлекайте влиятельных оппонентов в процесс плани-рования,

• Покажите менеджерам, как они могут продемонстри-ровать на деле, через свои поступки ваши объяснения,

• Чётко определите, за реализацию каких действий будет отвечать команда топ-менеджеров,

• Создайте коалицию поддерживающих изменения (спон-соров),

• Согласуйте приоритеты между заинтересованными сторо-нами и спонсорами,

• Спонсоры должны отчитываться перед заинтере-сован-ными сторонами, что гарантирует заметность их поддержки на протяжении всего периода изменений,

• Найдите меры воздействия на руководителей, не желающих поддерживать изменения,

• Привлекайте нежелающих поддерживать изменения к отстаиванию изменений перед спонсорами.

Какие навыки и экспертиза потребуются для успешной реализации изменений?

Разберитесь, кто или что будут вашими источниками экспертизы на пути изменений:

• Определите конкретно, какая экспертиза вам потребу-ется (аналитика, глубокое знание технологии, управление изменениями, бережливое производство, стратегический маркетинг и т.п.) и где вы её возьмёте (сотрудники или внешние эксперты, какие именно),

• Привлекайте лучшую экспертизу и в коммуникациях, чтобы изменить отношение лидеров мнений,

• Отберите и включите в работу группу агентов изменений. Научите их всему необходимому, сделав «бизнес-спартанцами»,

• Научите и помогите спонсорам осознать, как участвовать в изменениях, чтобы это было заметно,

• Научите менеджеров, через которых пойдёт распростра-нение информации, правильно передавать и получать информацию. Не ограничивайтесь простым информированием, тренируйте их навыки,

• Расскажите участникам, какие типичные реакции возни-кают у людей в изменениях – этим вы поможете им лучше управлять собой,

• Объясняйте, как будете решать вопросы отсутствия или недостатка необходимых навыков (обучать, помогать и так далее).

Как будут организованы коммуникации между всеми участниками изменений?

Очень часто мы недооцениваем важность коммуникации, а ведь от неё зависит понимание, слаженность и скорость работы, доверие между сторонами.