Юлия Смирнова - Говори, не бойся! Искусство публичных выступлений

7. Как бы ни протекал конфликт, ваша задача закончить его на хорошей ноте.

Как в спектакле всегда запоминается яркий финал и поклон, так и в деловой беседе очень важно правильно выстроить прощание. Будьте вежливы, сделайте собеседнику комплимент и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество. Если в конце беседы остался нерешённый конфликт, постарайтесь максимально сгладить его. Для прощания работают те же законы речевой этики, что и для приветствия: обращайтесь к партнёру по имени, по возможности проводите его.

Чем совещание отличается от беседы?

В нём всегда участвует группа лиц. Его всегда ведёт коммуникативный лидер: это может быть руководитель отдела, директор школы и т. д.

Совещания могут быть как плановыми, так и внеочередными.

По тематике их можно разделить на несколько типов.

Организационные совещанияпосвящены организации деятельности внутри предприятия и его структурных подразделений. Цель таких совещаний – установить порядок и устранить организационные трудности.

Совещания, посвящённые планированию.Обсуждаются планы и результаты, которые должны быть достигнуты в определённые сроки. Цель – повысить результативность.

Мотивационные совещанияпосвящены мотивации и профессиональному росту сотрудников организации. Их основная цель – улучшение качества труда.

Итоговые совещания.На них обсуждаются достигнутые результаты и их соответствие запланированным. Цель – подвести итог, наградить сотрудников за успешный результат либо разобраться, почему результат не достигнут.

Проблемные совещания.Цель – решение возникшей проблемы.

Специализированные совещанияпосвящены особым вопросам и событиям.

Конечно, здесь типы совещаний сформулированы очень обобщённо. Но гораздо проще определить цель совещания, если вы понимаете, к какой группе оно относится. Исходя из цели совещания определите, какие сотрудники должны на нём выступить. Необходимо сообщить выступающим:

• круг вопросов, которые нужно осветить;

• хронометраж выступления.

Это важно, потому что многие совещания проваливаются, когда выступающие говорят долго и не по сути. Если есть возможность, лучше прослушать всех досовещания. Тогда риск «сюрпризов» будет сведён к минимуму. Общий хронометраж совещания не должен превышать полутора часов. Если информации настолько много, что она не вмещается в хронометраж, лучше разделить сообщения на две встречи или хотя бы сделать перерыв для отдыха.

Определите круг приглашённых: нельзя организовывать совещание по принципу «чтобы были все». Затем информируйте всех участников о предстоящем мероприятии. Позаботьтесь о том, чтобы информация о его дате и времени дошла до всех.

Подготовьте тезисный план. Ваша задача – организовать совещание так, чтобы все присутствующие могли высказаться и задать интересующие их вопросы. Часто это происходит в конце совещания, что создаёт массу неудобств. Все утомлены, хотят скорее получить ответ на свой вопрос – создаётся суматоха. Чтобы структурировать процесс, разделите временной период вопросов и высказываний на несколько частей. К примеру, сначала выступает представитель одного структурного подразделения, и высказываются его сотрудники, затем на сцену поднимается представитель другого и т. д.

Деловое совещание пройдёт эффективнее, если вы подготовите не только тезисный план для себя, но и документ для аудитории. В нём вы можете указать:

1) тему совещания;

2) цель;

3) круг обсуждаемых вопросов;

4) хронометраж;

5) время для высказываний и вопросов;

6) краткую информацию по теме;

7) полезные ссылки;

8) правила поведения на совещании: сколько времени отводится каждому для выступления, какие вопросы обсуждаются сегодня, а какие – нет и т. д.

В конце совещания руководитель подводит итоги и намечает планы на будущее.

И не забудьте сформулировать призыв к действию, чтобы планы успешно реализовались!

Сейчас бо́льшая часть всех деловых переговоров проходит именно по телефону или в мессенджерах. Это экономит время, облегчает жизнь социофобов, да и зачем искать зал и собирать людей, если можно провести конференцию по скайпу?

Главное, что отличает телефонный разговор от деловой беседы, – это то, что собеседник вас не видит. А значит, теряется невербальная составляющая, остаётся только голос. И даже во время интернет-коммуникации, когда мы видим собеседника, лучше воспринимается звук, а не картинка.

А значит, нужно обратить на голос повышенное внимание:

• произносить слова чётко;

• говорить в микрофон;

• следить за тоном голоса;

• делать паузы перед тем, как сообщите важную мысль;

• излагать текст в среднем темпе;

• следить за громкостью голоса: не срываться на крик, но и не говорить слишком тихо;

• не отвлекаться на разговоры с другими людьми;

• не уходить от темы, быть конкретным.

Обязательно соблюдайте речевой этикет (в телефонных переговорах любой промах будет заметнее):

• если звоните вы, сначала представьтесь;

• уточните, не занят ли собеседник;

• сообщите о цели разговора;

• отметьте, сколько времени он займёт;

• внимательно слушайте собеседника, не перебивайте;

• соблюдайте деловой стиль общения.

Как распланировать телефонный разговор? Рассчитайте примерный хронометраж звонка и ориентируйтесь на такую схему:

Когда заводишь разговор о деловых разговорах по телефону, обязательно всплывёт маркетинг-понятие из 90-х – «холодные звонки». Удивительно, но этот метод до сих пор используется в рекламе. Я знаю, что есть целые пособия по таким звонкам, но здесь я о них говорить не буду. Этот метод уже давно неэффективен, абсолютное большинство людей принимает его за спам и блокирует номера, с которых идут звонки. Для рекламы товара сейчас есть много более успешных способов. Если вы пользуетесь холодными звонками, будьте вежливы, работайте над голосом, делайте речевую разминку. И крепитесь: вам много всякого придётся услышать от людей на другом конце провода.

Во время проведения видеоконференций по Skype, WhatsApp и другим сетям позаботьтесь о главном – качестве Интернета. Когда я веду речевые тренинги дистанционно, мне важно слышать даже дыхание собеседника. Я думаю, что у вас до этого не доходит, но всё же видеть и слышать друг друга нужно отчётливо. Пользуйтесь интернет-инструментами: гораздо удобнее отсканировать нужный документ и включить трансляцию экрана, чем пытаться показать его в камеру. В остальном для интернет-конференции действуют те же законы: готовьте план, соблюдайте речевой этикет, позаботьтесь о демонстрационных материалах.