Сергей Потапов - Как управлять проектами

...

В процессе планирования необходимо наметить резервы материальных и человеческих ресурсов, которые могут понадобиться в случае невыполнения партнерами обязательств, либо возникновения проблем с собственными сотрудниками.

Непредвиденные обстоятельства

Обычно при планировании учитываются обстоятельства, вероятность возникновения которых практически равна 100 %. Если вероятность возникновения негативного обстоятельства невысока, планировщики предпочитают понадеяться «на авось» и не предпринимают никаких мер для предотвращения возможной проблемы или ослабления ее негативных последствий.

В процессе работы над планом важно учесть все возможные осложнения и проблемы, выделить наиболее важные из них, отметить менее опасные. Нельзя путать серьезное осложнение с небольшой проблемой, возникновение которой существенно не повлияет на работу над проектом.

Построение графиков и диаграмм – непременное условие планирования. Именно графическая форма выражения проекта позволяет не ошибиться в расчетах времени, отведенного на весь проект в целом и каждое задание в частности. Именно графики и диаграммы диктуют последовательность операций и мешают наслоению на одно и то же время равных по значимости событий. Благодаря графическому изображению происходит четкое и логичное распределение ролей персонала.

Построение графиков, карт и диаграмм необходимо на всех уровнях работы над проектом: начиная от видения и заканчивая рабочими заданиями. Представленные техники обладают различными уровнями эффективности. Применив на практике каждую, вы сможете выбрать те, которые подходят именно вам.

...

Помните Готовность к осложнениям несет в себе хороший шанс на победу, И, даже если вы не найдете способа предупреждения незапланированной проблемы, в необходимый момент решение может прийти само.

Диаграмма Ганта

Эта полосовая диаграмма, получившая название по имени своего создателя Генри Ганта, очень проста в построении и восприятии. Главные ее преимущества перед другими линейными диаграммами – демонстрация очередности и длительности отдельных действий, расположенных последовательно.

Диаграммы Ганта могут иллюстрировать любой этап процесса планирования. Недостатком диаграммы является отсутствие указания на взаимосвязь и взаимозависимость действий.

Цели составления диаграммы

Построение диаграммы Ганта позволяет:

• распределить очередность действий таким образом, чтобы соблюдалась последовательность их выполнения по времени и важности;

• исходя из даты окончания проекта вычислить наиболее оптимальную дату начала работы над ним;

• увидеть, какие из действий требуют жесткого соблюдения сроков реализации, а какие можно растянуть во времени;

• наглядно продемонстрировать членам команды важность своевременного завершения порученной им работы и взаимозависимость каждого этапа проекта;

• вычислить риски срыва действий проекта и подготовить мероприятия по предупреждению этих срывов.

Последовательность действий при составлении диаграммы

Для составления диаграммы Ганта необходимо:

• определить основные действия, которые требуется совершить для реализации проекта;

• запланированные действия внести в первую колонку таблицы по принципу очередности их выполнения;

• во второй колонке фиксировать время, которое планируется потратить на завершение каждого действия в днях (неделях, месяцах);

• последующими колонками разбивать временной период, отведенный на проект, на дни (недели, месяцы);

• продолжительность выполнения каждого из запланированных действий демонстрировать с помощью отрезка, захватывающего определенное количество времени;

• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.

Принципы составления диаграммы

При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:

• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;

• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;

• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;

• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;

• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.

Как выглядит диаграмма

Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.

...

Например:

1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.

2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.

3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.

Интеллект-карты Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.

...

Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.

Цели составления

Построение интеллект-карты позволяет:

• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;

• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;

• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;

• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.

Последовательность действий при составлении

Для составления интеллект-карты необходимо: