Брайан Трейси - Тайм-менеджмент

Составление списка рабочих дел вечером предыдущего дня приносит и другую пользу. Многие люди, ложась в постель, долго ворочаются с боку на бок, потому что никак не могут выкинуть из головы события грядущего дня. Когда же перед отходом ко сну человек записывает на бумаге все задачи на следующий день, он спит намного лучше и просыпается отдохнувшим и свежим.

По мнению специалистов в области тайм-менеджмента, на составление ежедневного перечня дел уходит, как правило, примерно 12 минут. Но этот список сэкономит вам в десять раз больше времени за счет повышения продуктивности. Двенадцать минут, затраченных на планирование дел на следующий день, оборачиваются 120 минутами дополнительного времени для плодотворного труда. Просто удивительно, какую огромную пользу может приносить выполнение одной нехитрой задачи.

Когда вы составите полный перечень дел, которые планируете сделать на следующий день, организуйте их с помощью метода «АБВГД».

Самое весомое слово в тайм-менеджменте – последствия. Важность той или иной задачи зависит от потенциальных последствий ее выполнения или невыполнения. Это основной принцип. Расставляя задачи по приоритетности, всегда применяйте его. Пусть во главе списка стоит та задача, которая может привести к наиболее значительным последствиям. Вот тут-то вам и пригодится метод «АБВГД».

Итак, вы начали с составления перечня всех задач, которые предстоит выполнить завтра. Буквой «А» отметьте дела, которые вы должны сделать. К этому типу дел относятся все те задачи, реализация или не реализация которых может привести к серьезным последствиям. Поставьте «А» рядом со всеми видами деятельностями, которыми вы должны заняться в течение дня, чтобы выполнить свои обязанности.

К типу «Б» относятся все, что вам следует сделать. Выполнение или невыполнение такого рода задач тоже ведет к определенным последствиям, но они не столь далеко идущие, как задачи типа «А». Здесь действует такое правило: никогда не беритесь за дело «Б», если в вашем перечне все еще имеется невыполненное дело «А».

Дела «В» – это те, которые было бы неплохо сделать. Они не влекут за собой особых последствий – ни позитивных, ни негативных. К ним можно отнести такие «задачи», как: пообщаться с коллегой, сходить за чашечкой кофе или проверить лишний раз ящик входящей почты. Было бы очень мило с вашей стороны это сделать. Возможно, вам и самому будет приятно заняться этими «делами», но их выполнение или невыполнение никак не скажется на вашей эффективности на рабочем месте.

По оценкам экспертов компании Robert Half International, как минимум 50 процентов рабочего времени тратится на задачи категории «В», то есть на занятия, которые не вносят никакого вклада в успех бизнеса.

У каждого человека есть свои привычки. Эффективные люди заводят хорошие привычки и позволяют им править. А неэффективные заводят – нередко случайно, непредумышленно – плохие привычки и становятся их рабами на всю жизнь.

Многие из нас имеют привычку по приходе на работу сразу же втягиваться в пустые, бессодержательные разговоры, которые буквально пожирают время. Как только люди появляются в офисе, они тут же находят кого-нибудь, с кем можно поболтать, начинают читать газеты, проверять электронную почту, пить кофе – и так весь день: легко и неторопливо – то сюда заглянут, то туда. Но все, что вы повторяете снова и снова, скоро входит в привычку . К сожалению, большинство людей привыкли на рабочем месте переводить свое время на такие типы деятельности, которые ничем не способствуют росту их бизнеса и карьеры. Не допустите, чтобы это случилось и с вами.

К видам деятельности типа «Г» относятся те, которые можно кому-нибудь поручить. Здесь действует такое правило: вам следует делегировать другим людям все задачи, какие только можно, чтобы максимально высвободить время для выполнения задач типа «А». Ваши дела под грифом «А» и их успешное доведение до конца во многом предопределяют ход вашей карьеры.

К категории «Д» относятся те дела, которые необходимо игнорировать . Правило: «Вы сможете установить контроль над своим временем, только если научитесь не заниматься тем, что уже не нужно делать».

Людям свойственно стремиться пребывать на работе в зоне комфорта. Им нравится выполнять определенные дела определенным образом. Даже после того как их повышают по службе и они получают новый круг обязанностей, они постоянно «скатываются назад» к выполнению тех задач, за которые с них уже не спрашивают или которые другие сотрудники способны выполнять не хуже или даже лучше них.

Спросите себя: что произойдет, если вы не будете заниматься этим делом? Как изменится ваш бизнес и карьера вследствие такого решения? Если никак, то такое дело – первый кандидат на делегирование.

Никогда не занимайтесь делами, которых нет в вашем перечне. По мере возникновения новых задач или новых проектов записывайте их в список и определяйте приоритетность. Только после этого приступайте к работе над ними. Если вы не будете записывать эти новые идеи и дела, но будете постоянно реагировать на них, как и на другие события, требующие вашего времени и внимания, вы быстро потеряете контроль над своим распорядком дня. Все кончится тем, что вы станете тратить свое время на дела, имеющие низкую, а то и нулевую значимость.

Любая система тайм-менеджмента лучше отсутствия системы. Сегодня существует множество приложений для смартфонов, призванных помогать в управлении временем. Не меньше таких систем есть и для компьютеров. Вы можете найти ту из них, которая подходит именно вам, установить ее в гаджете и регулярно обновлять.

Помните: в сфере труда время – единственное, что вы можете продавать. Постарайтесь посвящать его только самым важным и значимым делам, выполнив которые вы привнесете в свой бизнес наиболее существенный вклад.

Более тридцати лет я занимался изучением тайм-менеджмента: прочел сотни книг и статей, прослушал бесчисленное количество аудиокурсов и семинаров. Собрав воедино все лучшие идеи, я написал несколько книг, посвященных искусству управления временем, которые стали мировыми бестселлерами, выпустил не одну обучающую аудио- и видеопрограмму и продолжаю проводить семинары и практические занятия по тайм-менеджменту по всему земному шару.

Я обнаружил одну простую истину: умение управлять временем, по сути, сводится к умению определять, какие задачи являются самыми важными и требуют незамедлительного выполнения, а также к освоению определенного инструментария, позволяющего человеку приступить к их выполнению без промедления и работать над ними до их полного завершения, не отвлекаясь на посторонние дела.