Лиза Соломон - Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Участники покидали мероприятие, получив мощный импульс для дальнейшего развития, что вряд ли было бы возможно, если бы они не побывали участниками изобилующего визуальными материалами стратегического совещания. Невозможно себе представить достижение подобного результата только с помощью электронной почты или телеконференций – особенно за пять дней. Если бы недельная встреча происходила без визуальных материалов, то была бы достигнута только «общая договоренность», которая испарилась бы в ту же минуту, как участники сели бы в самолеты и разлетелись по домам. Наглядные макеты позволили участникам увидеть, как их совместные идеи воплощаются в реальности. Это послужило стимулом к дальнейшей плодотворной деятельности.

Если когда-нибудь с вами случится несчастье и вы попадете в тюрьму, но у вас будет шанс подать ходатайство на условно-досрочное освобождение, попытайтесь добиться, чтобы ваше дело рассматривалось первым с утра или сразу после обеда. От этого может зависеть ваша свобода. Этот феномен обнаружила группа научных работников Колумбийского университета и Университета имени Бен-Гуриона.

Команда тщательно изучила с точки зрения статистики материалы 1112 слушаний по условно-досрочному освобождению, проходивших в Израиле в 2009 г., и пришла к ошеломляющему выводу. В среднем шансы на благоприятный исход составляли 65 %, если слушание проходило утром самым первым, и стабильно стремились к нулю непосредственно перед обеденным перерывом. Сразу же после обеда цифра опять возвращалась к 65 % и вновь скатывалась до нулевой отметки ближе к вечеру (с небольшим подъемом после короткого перерыва во второй половине дня). Если ваше дело рассматривалось в суде в девять утра или в час дня, ваши шансы на освобождение составляли два к одному. Но если слушание происходило в 11:45 или в 16:45, то шансов почти не было.

Обладая большим объемом статистических данных, ученые постарались определить возможные причины таких показателей. Такие, например, как дискриминация, сложные случаи и т. д. Они пришли к единственно правильному выводу: по истечении некоторого времени без отдыха и без приема пищи судьи устают и раздражаются, что влияет на их решение. Нет оснований полагать, что только в Израиле судьи ведут себя таким образом. Ученые подчеркивают, что результаты исследования демонстрируют биологический и психологический феномен (известный как «умственная усталость»), который может быть применим к любой группе людей, принимающей решения в течение длительного времени.

Несмотря на то что средства массовой информации ухватились за результаты исследований, те, кто уже провел несколько стратегических совещаний, не испытывают особого удивления. Мы уже видели примеры того, как какие-то мелочи – например, как давно участники делали перерыв или ели, – могут изменить настроение и поведение людей и повлиять на результат совещания. Результаты изучения работы израильских судей доказывают, насколько важными могут быть незначительные детали.

Создание чего-либо стоящего невозможно без пристального внимания к деталям. Примерами тому могут служить идеальная сборка BMW, безупречные постановки на Бродвее или замысловатые фрагменты фасада собора Парижской Богоматери. Основатель Apple Стив Джобс был известен своим настойчивым стремлением к тому, чтобы все составные продукции Apple – девайсы, программное обеспечение и сфера продаж – были первоклассными. Разработчики стратегических совещаний ничем от него не отличаются. Они точно знают, что детали имеют огромное значение, всегда помнят об этом, безостановочно ищут способы свести до минимума факторы риска и сделать все возможное для приобретения участниками положительного опыта.

Главный фактор риска для любого совещания – отвлечение внимания. Несмотря на то что стратегические совещания мало похожи на слушания по досрочному освобождению, нечто общее между ними все же есть: для большинства людей они физически и умственно утомительны. Стратегические совещания требуют, чтобы человек оставался сосредоточенным в течение длительного времени, что является редкостью в наш век мультизадачного режима работы в быстром темпе. Люди часто используют малейший предлог для переключения внимания.

Вот пример досадной ситуации, которой хотелось бы избежать. У ключевой участницы совещания не находится ручки – приходится отправиться за ней. Едва выйдя из зала, женщина бросает взгляд на свой смартфон и видит пропущенный вызов. Она решает сделать всего один звонок, потом понимает, что ей необходимо посетить дамскую комнату и… Не успеешь оглянуться, и вот уже прошло полчаса, а ключевая участница отсутствует на совещании. Теперь она не сможет полноценно следить за ходом обсуждения. А все началось с того, что под рукой не оказалось ручки.

По нашему мнению, одним из самых распространенных факторов отвлечения внимания является доставка еды, которая происходит в 11:30 перед полуденным перерывом на обед. Может показаться, что это всего лишь пустяк, но он может привести к серьезным последствиям. Если еда находится в зоне видимости, а особенно если она еще и горячая и вкусно пахнет, половина группы гарантированно отвлечется. Помыслы и желудки присутствующих будут стремиться к накрытому столу. Так, не принимая мелочи всерьез, можно потерять полчаса продуктивной работы.

Профессионалы упорно выявляют и избавляются от всех факторов, отвлекающих внимание участников. Это означает, что на место проведения совещания они приезжают заранее и специально вызывают у себя нечто вроде невроза навязчивых состояний в отношении вещей, на которые в другой ситуации не обратили бы внимания. Они проверяют, есть ли в помещении все необходимое оборудование и расходные материалы, умеренная ли там температура, удобна ли мебель, не мешают ли посторонние шумы и будет ли еда доставлена в нужное время и в нужное место.

Но внимательное отношение к мелочам подразумевает не только управление рисками. Как мы уже обсуждали, стратегические совещания вызывают у людей чувство дискомфорта. Обсуждаемые проблемы сложны и иногда даже несут в себе угрозу. Участники вынуждены действовать спонтанно, иногда в ситуации сложной политической обстановки. Поэтому для того, чтобы совещание было результативным, вам необходимо постараться свести факторы дискомфорта к минимуму.

Чтобы участники смогли немного расслабиться, выберите удобное помещение с приятным видом из окна или сделайте им какой-нибудь подарок. Но, безусловно, самым важным инструментом в вашем арсенале является еда. В ходе стратегического совещания активная работа мозга вызывает сильнейшее чувство голода. Кроме того, людей нервирует то, что они вынуждены находиться в одном помещении в течение длительного времени. В результате на совещаниях многие едят больше, чем обычно, что делает вопрос питания еще более актуальным.