Лиза Соломон - Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Еще одним широко распространенным способом использования визуальных элементов в стратегических совещаниях является графическая фиксация. Она заключается в зарисовке ключевых моментов по мере их обсуждения и выставлении их на всеобщее обозрение. При надлежащем исполнении такая наглядная запись приносит гораздо больше пользы, чем просто ведение записей по ходу совещания. Участники получают полную и оперативную обратную связь. Они понимают, что их идеи были услышаны. Это снижает стрессовость ситуации и делает их более восприимчивыми к идеям других людей. Ключевые моменты и идеи становятся видимыми и понятными. Повышается вероятность того, что в дальнейшем к ним обратятся вновь. Большинство таких графических изображений делается от руки, что привносит в совещание теплоту и человечность, а это, в свою очередь, создает атмосферу открытости. При этом визуальную запись совещания можно сохранить, и в будущем это поспособствует дальнейшему обсуждению проблемы больше, чем аналитические записи и отчеты.

«Визуальные материалы притягивают взгляд – и вовлекают в происходящее», – рассказывает Гретхен Гшейдл, руководитель отдела исследований в Herman Miller, компании – производителе товаров для организации рабочего места. Гретхен часто использует графическую фиксацию при проведении стратегических совещаний. «Я не раз вводила таким образом в курс дела людей, которые отсутствовали на первом дне семинара, в особенности, сотрудников, приехавших из международных отделений, – говорит Гретхен. – Наглядные изображения помогают им почувствовать себя участниками событий прошедшего дня, а не просто отвлеченно слушать, как я рассказываю о мероприятии».

Автор популярных книг «Визуальное мышление. Как продавать свои идеи при помощи визуальных образов» [9]и «Бла-бла-бла. Что делать, когда слова не работают» [10]Дэн Роэм большую часть своего времени проводит, помогая организациям «начертить» выход из сложных ситуаций. При этом он использует способ, который называет методом салфетки (это визуализация идеи с помощью салфетки и карандаша). «Основная идея заключается в том, что мыслительный процесс протекает иначе, если он происходит не только в моем мозгу, – говорит Роэм. – Мы все становимся участниками одного мыслительного процесса, как бы разделяем его. Если мы выражаем процесс мышления с помощью изображений, то он становится более предметным и заставляет нас размышлять о проблеме определеннее».

Его подход, как и многие визуальные методы, основан на теории распределенного познания, в которой доказывается, что в группах мыслительный процесс отличается от мыслительного процесса отдельной личности. Когда вы переносите идеи из голов участников на бумагу, стратегическое обсуждение становится более предметным и эффективным.

Тема рабочего места, возможно, не заставит ваше сердце биться чаще, но для многих организаций она очень важна. Недвижимость и связанные с ней затраты являются самой большой статьей расходов в текущем бюджете многих организаций. Планировка офиса может оказать кардинальное влияние на производительность труда сотрудников. Стиль его оформления может либо улучшить, либо подорвать имидж компании в глазах клиентов, партнеров и сотрудников. Выбор рабочего места и возможность получить доступ к бытовым удобствам могут накалить атмосферу в коллективе. В конце концов, многие люди проводят большую часть дня в офисе.

Архитектурное бюро Gensler помогает организациям справиться с этими сложными задачами. Несколько лет назад бюро получило от международной производственной компании задание в стиле «миссия невыполнима»: разработать проект рабочих мест, которые подойдут десяткам тысяч сотрудников, работающих на разных рынках и в разной культурной среде. При этом требовалось проделать основную часть работы за одно пятидневное совещание. В состав участников совещания входили основные региональные лидеры, а также специалисты по производственному процессу, управлению персоналом и брендингу.

В большинстве работ Gensler акцентируется на влиянии пространства на производительность труда. В этом плане их офис представлял собой идеально подходящее помещение: просторный зал, где много воздуха и солнечного света, а на кирпичных стенах достаточно полезного свободного пространства. Но решающую роль в этом совещании сыграло использование в процессе работы образного мышления.

Проектом руководил Джервейс Томпкин, знакомый вам по рассказу о совещании в формате «Черное и белое». Томпкин и его команда пришли к выводу, что единственно возможным способом реализовать проект за пять дней будет скоростное макетирование. В качестве лозунга для этого совещания они выбрали слово charrette – термин, относящийся к Парижской школе изящных искусств XIX века. Слово переводится как «тележка» и относится к способу создания предметов искусства методом итерации. (Когда тележка подъезжала к месту работы студента, это означало, что время вышло и работу надо положить в тележку.) В данном случае метод применялся, чтобы получить одновременно два результата: комплект письменных руководящих инструкций и сопутствующие иллюстрации (чертежи). По словам Томпкина, в течение всего совещания, «чтобы выразить мысли и поделиться идеями, мы постоянно переходили от слов к изображениям и чертежам и обратно».

Как обычно бывает при проведении любого длительного мероприятия, работа шла то в быстром, то в медленном темпе. В течение первых двух дней были выработаны основные принципы и договоренности. В среду, когда многие вопросы еще не были решены, а до пятницы – срока сдачи проекта – оставалась всего пара дней, многие участники были настроены по поводу успешного завершения проекта скептически. Все волновались, что же они представят в отчете по возвращении домой.

На этой стадии чертежная доска Томпкина перешла из разряда удобной штуки, которая не помешает, в разряд предметов первой необходимости. Когда участники совещания начинали нервничать из-за отсутствия ясности или консенсуса по проблеме, Томпкин возвращал их в рабочее состояние с помощью набросков. Если участнику сложно было представить себе, как предложенный дизайн будет реализован на практике, Томпкин внимательно выслушивал все возражения, а затем молниеносно набрасывал карандашами озвученный план офисов в разных странах мира, таких как Германия и Япония, Бразилия и Индия.

«Я просто непрерывно рисовал эти наброски и испытывал их на группе, задавая вопрос: “Это именно то, что вы имеете в виду?” до тех пор, пока рисунки не начинали соответствовать их представлениям», – вспоминает Томпкин. Учитывая высокий темп его работы, наброски были очень простыми, но вполне подходящими для его целей. Таким образом участники проработали большинство стоящих перед ними проблем и достигли согласия по ряду принципиальных вопросов. Они разработали проекты, где соблюдался баланс между единообразием в глобальном плане и вариативностью с учетом региональных особенностей.