Лиза Соломон - Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Едва войдя в помещение для проведения стратегической сессии, вы по многим малозаметным признакам сразу же сможете представить себе варианты развития событий. Зал оборудован для проведения открытого диалога или пассивного слушания? Расположение столов и стульев подчеркивает иерархическое положение участников или нивелирует его? Небольшие штрихи в обстановке указывают на тот факт, что это особое, а не рутинное мероприятие? В этом помещении люди будут осуществлять совместную деятельность или просто заниматься одновременно несколькими делами, сидя рядом?

Большинство людей осознают это в течение нескольких секунд, просто посмотрев на оформление помещения. К сожалению, то, что предстает перед их глазами, зачастую не вызывает прилива вдохновения.

Организаторы совещаний без устали задают себе один и тот же вопрос: «У нас имеется все необходимое?» Разработчики стратегических совещаний задаются другим вопросом: «Где и каким образом мы можем создать подходящую среду для осуществления творческого взаимодействия?» Они щепетильно подходят к выбору места проведения совещания, а затем прилагают много усилий, чтобы модифицировать его под свои нужды. Они создают условия для использования практик визуального мышления в процессе совещания. А еще они уделяют особое внимание мелочам.

Возможно ли подготовить место действия при любом бюджете и в любом месте, отвечающем базовым характеристикам (список базовых характеристик представлен ниже)? Это возможно, если взять на себя личную ответственность за создание определенной среды, в которой участники будут работать. Разработчики стратегических совещаний делают это не в качестве любезности со своей стороны, а потому что знают по опыту, что подготовка места действия в значительной мере влияет на конечный результат.

Заходя в помещение, отведенное для проведения стратегического совещания, его участники начинают соотносить свои ожидания с увиденным. Какие мысли и эмоции вы хотите вызвать у них именно в этот момент? Хотите ли вы разжечь их любопытство или вселить в них чувство уверенности? Хотите ли, чтобы они сфокусировались на чем-то одном, или нужно, чтобы они мыслили как можно шире? Оформление помещения должно способствовать возникновению настроя, который полностью отвечает целям совещания.

В процессе разработки стратегического совещания вам неизбежно придется столкнуться с некоторыми ограничениями и недостатками. В этом случае используйте творческий подход и превратите их в преимущества. Когда у Джервейса Томпкина из компании Gensler было в запасе всего полдня для решения множества серьезных задач, он и его команда намеренно выбрали подход в формате «либо да, либо нет». Чтобы подчеркнуть характер совещания, команда придумала для него название «Черное и белое» и выбрала черно-белую цветовую гамму как для материалов, так и для одежды участников.

Людям проще прийти к согласию по многим вопросам, когда они все вместе одномоментно в прямом смысле слова видят одну и ту же картинку. Разные виды графических интерфейсов, от флипчарта, интерактивной доски Smart Board до зарисовок и макетов, могут помочь вам в этом деле. При проведении совещания можно использовать несколько видов визуальных материалов, но участники, как правило, пользуются одним или двумя.

Великие разработчики знают, что незначительные детали часто определяют восприятие ситуации или продукта пользователем. Примером тому может служить расположение хирургических инструментов при проведении операции или издаваемые смартфоном звуки, когда вы ставите его на зарядку. Внимательно посмотрите на подготавливаемое вами место действия и спросите себя: «Какие небольшие детали можно привнести, чтобы доставить удовольствие участникам и обеспечить их полную вовлеченность в совещание?»

Ключевая практика № 1

Большинство общепринятых мест для проведения совещаний невзрачны и плохо подходят для целей творческого взаимодействия. Мы можем и, более того, мы должны добиться большего.

При выборе помещения для проведения совещания лучше всего подыскать место, где можно отвлечься от ежедневных дел и забот. Творческие прорывы редко происходят в том же самом зале совещаний, где до этого проводился анализ бюджета или проектное планирование. Если вы все-таки вынуждены проводить совещание в привычном и абсолютно не вдохновляющем месте, сделайте все возможное для его трансформации. Помещение должно подчеркивать важность и отличие данного совещания от других.

Необходимо найти помещение с требуемыми базовыми характеристиками. Лучший вариант – помещение со свободной планировкой, способствующей возникновению творческого взаимодействия. С осторожностью используйте вычурные и замысловатые элементы. Базовые характеристики включают как минимум подходящий по размеру зал и достаточно свободного пространства для генерирования идей и обмена ими.

Результаты исследований доказывают, что пациенты быстрее выздоравливают в палатах с окнами. В любом помещении дневной свет оказывает огромное влияние на настроение и бодрость участников. Это основное требование к помещению, если продолжительность совещания – полдня и больше. При выборе помещения некоторые организаторы мероприятий будут утверждать, что естественное освещение не имеет большого значения, и направят вас в ближайшую пещеру. Не ходите туда!

Как только вы найдете подходящее помещение со свободной планировкой, подумайте, каким образом его можно трансформировать с учетом стоящих перед вами целей и задач. Иногда для этого полезно придумать основную тему, лозунг совещания. При подготовке стратегического совещания по вопросам перспектив дистрибьюторов компании Amway команда разработчиков сделала акцент на трех темах. Для каждой было отведено собственное место: кафе, кинозал и мастерская. Когда участники переходили из одного места в другое, новая обстановка соответственно настраивала их либо на диалог, либо на восприятие информации, либо на генерирование новых идей.