Лиза Соломон - Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Выберите помещение, подходящее:

• по размеру – в котором не чувствуешь себя стесненно или как в пещере;

• по форме – позволяет быть на виду и видеть всех;

• по площади – которое подходит как для пленарных, так и для секционных заседаний (они могут проходить либо в отдельных комнатах, либо в одной) и имеет достаточно свободного пространства;

• по наличию окон – впустите в помещение солнечный свет!

С возможностью трансформаций в плане:

• мебели – там должны быть переносные сборные комплекты мебели, устанавливаемые по необходимости;

• рабочих поверхностей – у участников должно быть место, где можно писать, машинально чертить или рисовать, а также набрасывать идеи на бумаге;

• свободного места на стенах – там должно быть достаточно места, чтобы повесить постеры, временные графики, таблицы и другие материалы, которые постоянно должны быть видны.

А также без отвлекающих факторов и комфортную в плане:

• мест для сидения – они должны быть удобными;

• температуры – регулируемой и установленной на оптимальном уровне;

• акустики – все должны друг друга хорошо слышать, не должно быть отвлекающего фонового шума;

• минимальных отвлекающих факторов – никаких излишеств в виде психоделических ковров, безвкусных предметов искусства, куч складированного хлама и никакого интенсивного движения за окном.

Ключевая практика № 2

Наш мозг усваивает изображения лучше, чем текст. Воспользуйтесь визуальными материалами, чтобы помочь вашей группе быстрее генерировать новые идеи.

Никогда не следует одновременно слушать презентацию и читать текст на экране. Результаты исследований показали, что наш мозг на может полноценно работать в таком режиме. Вместо этого включите в презентацию слайды или изображения, иллюстрирующие ваше выступление. Использование текста должно быть сведено к минимуму.

Иногда при обсуждении сложных тем участники рассуждают либо слишком отвлеченно и обобщенно, либо углубляются в обсуждение деталей. Чтобы избежать ситуации, когда из-за леса не видно деревьев или наоборот, придумайте или найдите подходящие визуальные схемы. Их задача заключается в том, чтобы участники видели, как их идеи связаны с решением глобальной задачи. Эта схема должна быть на виду в течение всего совещания.

Когда ключевые моменты наглядно отображены, они с большей вероятностью останутся в памяти участников, и те обратятся к ним вновь по прошествии времени. При условии, что идеи участников будут услышаны и отображены подобным способом, для них окажется проще оставить прошлое в прошлом и сконцентрироваться на настоящем моменте.

Наглядное изображение ключевых моментов также позволяет участникам ощутить прогресс в достижении цели. Они в прямом смысле слова видят возникающие с течением времени договоренности и новые идеи. Не следует перегружать стены записями мельчайших подробностей. Тщательно отберите визуальные материалы (например, зарисовки на ватмане, заполненные таблицы, перечень договоренностей), которые будут содействовать успешному проведению совещания и способствовать возникновению у участников ощущения продвижения вперед.

При разработке стратегической сессии подумайте, где, когда и как вы можете использовать визуальные средства:

• заранее подготовленные материалы , такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;

• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;

• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;

• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;

• материалы, фиксирующие происходящее : флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени.

• интерактивные заметки : любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.

Ключевая практика № 3

При разработке совещаний находите удовольствие в деталях. Участники обязательно заметят и оценят тот факт, что мельчайшие детали процесса тщательно проработаны.

В большинстве случаев мы используем любой предлог для переключения внимания. Чтобы избежать этого, необходимо заранее обеспечить участников необходимыми для работы материалами, техническими средствами и оборудованными рабочими местами. Также необходимо очистить помещение от складированных по углам расходных материалов или любого другого хлама, убедиться, что в выбранной комнате не слышен шум близлежащей стройки или дороги. Помещение не должно напоминать ни холодильник, ни раскаленную духовку. И никаких запахов еды до наступления времени обеда!

Люди, которые чувствуют себя комфортно и ощущают, что о них заботятся, становятся более открытыми и лучше воспринимают другие точки зрения. Помочь участникам совещания расслабиться может вкусная, правильно подобранная еда, уютное помещение с замечательным видом из окна или небольшой, уместный в данной ситуации подарок.

Если совещание посвящено экологической устойчивости, не надо предлагать воду в пластиковых бутылках. Если на повестке дня стоит налаживание взаимодействия между подразделениями организации, откажитесь от большого стола для переговоров и вообще всего того, что разделяет людей. Если разговор идет о смелых планах по дальнейшему развитию компании, то предпочтительнее провести совещание в месте, которое не напоминает о прошлом.