Сергей Хлыстунов - Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни

Приступая к сортировке сообщений в папке «Входящие», целесообразно начать с процесса удаления лишнего (Приложение № 10). Как показывает опыт, более 80 % всех входящих сообщений можно моментально отправлять в мусорную корзину, даже без прочтения. Затем можно приступить в обработке сообщений в режиме «одно за другим», с учетом правила «двух минут». Алгоритм здесь прост: сортировка, массовое удаление, обработка оставшихся писем одно за другим и размещение в других папках, завершение очистки папки «Входящие». Если работа требует чтения сложных текстов, лучше распечатывать их на бумаге и читать в режиме «полный офлайн».

Прочие папки могут называться по-разному. Мой принцип прост и понятен. Должна быть папка «Библиотека», в которой может быть несколько вложенных папок, созданных по любому удобному критерию. И должны быть следующие рабочие папки.

1. Папка «Сделать», где складируются все важные сообщения и документы и происходит настоящая работа. Прежде чем начать с ними работать, лучше рассортировать все материалы по нескольким критериям: по отправителю, по теме, а затем все остальное.

2. Папка «Прочесть», где складируются письма, которые мы хотели бы изучить в спокойный период времени, когда мы потрудились над приоритетами.

3. Папка «На контроле», где складируются письма, напоминающие о том, что мы ждем каких-то действий от других людей. Такие письма имеет смысл периодически просматривать, удалять или писать на их основе напоминания.

Разумеется, что таких папок может быть больше, и каждая из них может содержать другие категории вложенных папок, но это не меняет сути данного подхода, который требует закрытия электронной почты после того, как работа с ней закончена.

Что касается тайминга работы с электронной почтой, то Тео Компернолле предлагает выделять 2–4 «рабочих подхода» по 30–45 минут, чтобы поработать с ней, используя метод пакетной обработки, которая позволяет эффективно справляться с многозадачным функционалом [61] Компернолле Т. Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь. М.: Альпина Паблишер, 2015. С. 289. .

Можно заранее планировать времяблоки в ежедневнике для работы над такими пакетами и полноценные перерывы между ними. К тому же следует помнить, что общепринятый стандарт ответа на электронную почту – сутки. Для действительно важных и срочных дел есть телефон (или два телефона для экстренной связи). Поэтому имеет смысл в данном случае придерживаться собственных правил и не отвечать на письма в экстренном порядке, отрываясь от действительно важной работы.

Методы пакетной обработки для различных видов задач могут иметь следующий вид:

♦ непрерывная работа над одной задачей или логически связанными этапами задачи;

♦ объединение связанных между собой задач в один пакет;

♦ объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами, звонками или рутинные дела;

♦ пакетная обработка дел, которые мы вынуждены взять домой.

Таймер – это уникальный инструмент, который помогает нам обеспечить ритмичность нашего интеллектуального труда, подняв его качество до максимально возможного уровня. Кроме того, это один из лучших способов тренировки нашей способности к концентрации внимания, которая тренируется так же, как и наши мышцы.

В главе, посвященной управлению физической энергией, я писал о том, что оптимальным вариантом, обеспечивающим максимальную работоспособность, является ритмичность трудовых усилий. Этот метод оптимален не только для нашего тела, но и для нашего мозга. Особенно когда нужна высокая работоспособность за рабочим столом.

Наиболее физиологичная продолжительность «рабочего подхода» – от 30 до 90 минут. Затем нужен отдых продолжительностью от 3 до 30 минут. Отдых подразумевает полное переключение на другой вид деятельности, лучше всего покинуть рабочее место и провести восстановительный ритуал. Если мы не можем покинуть рабочее место, то лучше 5-минутный сон, чем такое же по продолжительности бессистемное блуждание по виртуальному миру. Такой трудовой ритм идеален не только для поддержания высокой работоспособности, но и для усвоения новой информации и трансформации ее в глубокие знания.

Как показывает многолетняя практика и многочисленные исследования [62] Шварц Т. То, как мы работаем, не работает. Проверенные способы управления жизненной энергией. М.: Альпина Паблишер, 2015. 374 с. , «чистое трудовое время», т. е. общая продолжительность «рабочих подходов», составляет 3,5–4 часа в сутки. Это максимальная продолжительность интенсивной работы с полной выкладкой, на которую способен среднестатистический профессионал, независимо от того, что он делает: играет на скрипке, пишет книгу или проводит спортивную тренировку.

Безусловно, можно трудиться и в два раза больше, по 8 часов в сутки. Однако вся работа, превышающая 4 часа в сутки, может проводиться на среднем и низком уровнях работоспособности. Более того, если объем чистого трудового времени превышает 40 часов в неделю, это приводит к постепенному истощению всех энергетических ресурсов организма, включая глубинную адаптационную энергию, и разрушает его подсистемы: нервную, иммунную и эндокринную.

Я убежден, что каждый «рабочий подход» должен быть посвящен одной конкретной задаче. Затем, в перерыве, определяется новый приоритет, и следует новый «рабочий подход». Это может быть прежде начатое дело или совершенно новое. Время «рабочего подхода» отслеживается по таймеру, заведенному на 30–90 минут. На это время нужно стремиться полностью исключить все отвлекающие факторы или свести их к абсолютному минимуму. На мой взгляд, это лучший способ поддерживать высокий уровень концентрации внимания и, как следствие, качества труда.

Чтобы качественно сосредоточиться на одном деле, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей. Если они приходят в голову во время «рабочего подхода», целесообразно быстро записать их и вернуться к работе.

В перерывах между «рабочими подходами» к приоритетным задачам лучше не пользоваться никакими электронными гаджетами. Особенно электронной почтой, которая нарушает работу архивирующего мозга и не дает ему возможность отдохнуть к началу следующего «рабочего подхода». Делая перерывы на отдых, важно понимать, что качество отдыха важнее его количества. Нужно продумать свои специфические ритуалы, которые будут рычагами переключения от симпатической нервной системы, мобилизующей нашу энергию через выброс гормонов, к парасимпатической нервной системе, регулирующей функции организма в состоянии покоя.