Сергей Хлыстунов - Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни

Для этого существует еще один важный инструмент системы сбора, фиксации и упорядочивания информации – это корзина «Входящие». Она должна быть на офисном и домашнем рабочих столах, в электронной почте вашего компьютера (ноутбука, планшета, смартфона), а также в личном рабочем портфеле (специальный отдел). В эти корзины должна поступать вся собираемая информация, в том числе и из записной книжки.

Наша система обработки информации должна иметь стационарные места и иметь мобильную и компактную форму. Стационарных рабочих места должно быть два: в офисе и дома. Это не обязательно кабинет, но рабочий стол должен быть, иначе нам просто негде будет обрабатывать информацию. Свое рабочее пространство лучше ни с кем не делить. Именно в стационарных рабочих местах мы можем взять под контроль ежедневный поток рутины, которая аккумулируется у нас в корзине «Входящие».

Под рутиной я понимаю все дела, которые занимают наше физическое, интеллектуальное и эмоциональное пространство, требуют выполнения, но для которых мы еще не сформулировали желаемый результат и план первоочередных шагов. Пока мы рассортируем эту рутину в совокупность ясных и подконтрольных задач и не поймем, чем нам следует заниматься в любой момент времени, она будет создавать дистресс и «пожирать» нашу энергию.

«Дистресс вызывает не столько большой объем входящей информации или нехватка времени на его обработку, а недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первоочередных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам эффективно обрабатывать информацию», – справедливо считает Дэвид Аллен [59] Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. С. 168. .

Это очень результативный подход, который позволяет освободить мозг для работы над приоритетом в данный момент и при этом не оставить без контроля ни одной мысли, идеи или сообщения. Если какой-то проект занимает наши мысли в тот момент, когда мы сконцентрировались на приоритете, это значит, он является «незамкнутым циклом». Это значит, что мыслительный процесс над этим проектом не закончен, нет плана действий, и он представляет для нашего мозга «горячий» вопрос.

Например, мы захотели организовать совещание, но еще не спланировали его детали на бумаге или в файле, и оно засело в нашей голове, потому что мы не додумали все до конца. Мыслительный цикл не замкнут, и, чтобы его замкнуть, нужно еще что-то спланировать. Даже один такой незаконченный цикл мешает свободному и качественному интеллектуальному труду. А когда их десятки? До тех пор, пока мы не замкнем все эти циклы, мы будем постоянно чувствовать дистресс и впустую терять энергию, нужную для тех дел, которые мы должны еще сделать.

С большинством деловых людей именно так и происходит. Если вы относитесь к их числу, то лучше выполнить очень простое, но в то же время очень эффективное задание, которое я называю «Замыкание незаконченных циклов». Его цель – собрать и замкнуть все незаконченные циклы, т. е. абсолютно все дела, занимающие наши мысли, в единый список первоочередных шагов по каждому делу и поместить их в рабочую или домашнюю корзину «Входящие».

Начать имеет смысл с физического сбора материалов. Осмотрите все ваше личное пространство (включая рабочее место) в поисках чего-либо, что лежит не так и не там. Сформулируйте на листе бумаги каждое найденное «дело», обозначьте датой, запишите первый шаг и положите в корзину «Входящие». Этот процесс может занять несколько часов, а возможно, и дней. Очистить нужно все: рабочие поверхности, шкафы, полки, ящики и т. д.

Далее следует перейти ко всем незаконченным циклам, которые пока существуют только в нашей памяти или зафиксированы на материальных носителях, но еще не попали в корзину «Входящие». Нужно записать каждую идею, мысль, смутное желание, замысел, проект и сделать это желательно на отдельном листе бумаги или в файле. Чтобы полностью освободить свой мозг и нечего не пропустить, можно использовать тематический список (Приложение № 8).

В результате не должно остаться ни одного дела, которое бы представляло собой незаконченный цикл и не было зафиксировано и внесено в корзину «Входящие». Как показывает опыт, после этого мероприятия корзина «Входящие» оказывается переполненной. Эта корзина предназначена для временного складирования информации в целях ее дальнейшей обработки и сортировки. Этот процесс я называю организацией информации, которая осуществляется с учетом трех правил: по одной, по порядку, и ничто никогда не возвращать обратно в корзину (Приложение № 9).

Процесс организации информации лучше проводить в специально выделенное для этого время, в конце дня или недели, чтобы рассортировать все бумаги, которые накопились, закрыть трудовой гештальт (цикл) и переключиться на отдых и восстановление. Процедура организации осуществляется с участием инструмента, который по своей эффективности не уступает корзине «Входящие», – это мусорная корзина.

Итак, начинаем! Берем первый бумажный носитель с зафиксированной на ней задачей и задаем вопросы: «Что это такое? С этим можно что-то сделать? Взять в работу или нет?» Если ответ твердо отрицательный, то документ отправляется в мусорную корзину. Если мы понимаем, что когда-нибудь этот документ пригодится, мы отправляем его в архив справочных материалов либо в библиотеку идей, которая может быть в шкафу или в ежедневнике.

Если ответ «Да», мы задаем себе новые вопросы: «Каково следующее действие? Исполнитель это я?» Если ответ отрицательный, мы вносим документ в список «Делегировать» и складируем его в корзине «На контроле». Сам процесс делегирования можно осуществить как сразу, так и позже, обозначив в списке «Делегировать» срок передачи дела и инициалы другого человека. Если же ответ «Да», и дело можно сделать в течение двух минут, нужно сразу сделать его. Если дело потребует больше времени, то у нас есть три варианта.

Первый вариант – это крупный проект. Внести в «Список проектов», завести новую папку, если проект новый, или внести новые сопутствующие материалы в уже существующую папку по уже действующему проекту. Это список всех текущих проектов, которыми мы сейчас занимаемся. Затем мы определяем следующие действия по каждому проекту с конкретными сроками с помощью вопросов: «Каковы мои дальнейшие действия по этому проекту? Какой результат и до какого срока я хочу получить?» Тип формулировки – «Продвинуться от «А» к «Б» до 31.12.2016».