Реджина Лидс - Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Раньше, если вы внезапно оказывались завалены работой, ваша традиционная реакция была примерно следующей: меньше спать, больше работать, рвать жилы. Теперь это в прошлом — предлагаю альтернативу. Попробуйте сделать вот что:

Расставьте порученные вам проекты в порядке возрастания важности или в соответствии с дедлайнами.

Разбейте каждый проект на этапы.

Отметьте предполагаемое время выполнения каждого этапа в календаре. Это даст вам ощущение контроля над ситуацией.

Просмотрев календарь, вы наверняка обнаружите, что в связи с изменившимися обстоятельствами некоторые встречи и дедлайны необходимо перенести. На это уйдет время, но, поскольку большинство ваших коллег находятся в эти дни в аналогичной ситуации, они, скорее всего, обрадуются вашей просьбе отложить встречу или отправку материалов.

Если для ваших новых проектов требуются папки, заведите их немедленно, чтобы знать, куда помещать связанную с ними дополнительную информацию.

Попробуйте поручить выполнение каких-либо этапов наиболее сложных и срочных проектов помощнику или коллеге. Это особенно актуально, если вы сотрудник крупной корпорации и периоды напряженной работы различных ее подразделений не совпадают. Ваша просьба может спасти одного из коллег от вынужденного безделья.

Отмечу еще раз: подготовка требует времени. Возможно, вы захотите начать работу, минуя этот этап, но, ради сохранения собственного рассудка, не делайте этого. Трудности порождают в нас ощущение, что мы не сможем добиться успеха. А в предпраздничный месяц становится особенно тяжело. Как ни странно, время, которое, казалось бы, должно вызывать только добрые чувства, нередко вгоняет нас в депрессию.

Глубоко вдохните, спланируйте работу и убедитесь сами, что завершить проекты в срок реально. Не исключено, что в итоге вам удастся посетить гораздо больше вечеринок, чем вы думали.

ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЕ БОЛЕЗНИ И ПУТЕШЕСТВИЯ

Вы, вероятно, удивились, увидев рядом слова «болезни» и «путешествия». Одно относится к категории проблем, другое — я надеюсь! — к категории удовольствий. Но с точки зрения графика оба явления — палки о двух концах. В декабре вы легко можете оказаться вне офиса — либо в отпуске, либо на больничном. Если вы в отпуске, паниковать нет причины. В главе «Июль» есть необходимые советы, которые позволят вам не работать на отдыхе, потому что вы будете знать, что проекты доведут до конца даже в ваше отсутствие. С помощью той же главы можно научиться оставлять свое рабочее место в таком состоянии, чтобы коллеги легко отыскивали необходимую им информацию. Если вы организованны, простуда или грипп могут вывести вас из строя, но вашу работу продолжат коллеги. Это так приятно — знать, что ты всегда можешь указать место, где находится необходимый документ, и его там найдут. Человек, находящийся во власти фантазий вроде «У меня на столе беспорядок, но я всегда могу найти то, что мне нужно», этого ощущения лишен.

А что, если у вас есть коллега, который, в отличие от вас, неорганизован? Предположим, он уедет в отпуск или заболеет и вам нужно будет его прикрыть. Но вы ведь понятия не имеете, как найти хоть что-то в его кабинете! Если вы общаетесь с ним регулярно, лучше спросите его уже сейчас, как он поступает с информацией, которая важна для вашей совместной работы. Такой человек, скорее всего, попросту не знает, как строить работу, и его скрытность может быть связана именно с этим. Поделитесь с ним своими знаниями и умениями. Вы ведь в одной команде!

Многие не уверенные в себе люди работают по такой таинственной системе, что, кроме них, доступ к информации не может получить никто. Когда мне попадается клиент с таким подходом к делу, я настоятельно рекомендую ему составить детальное описание своей работы. По крайней мере, если он уйдет из компании, тот, кто займет его место, будет представлять, по каким принципам строил работу предшественник. Вот несколько советов, которые помогут вам пережить отъезд коллеги в отпуск (или его болезнь).

Если вы знаете о том, что в декабре коллега собирается уйти в отпуск, попросите его сообщить вам информацию, необходимую для продолжения проекта вами. Если коллега не хочет делиться сведениями, постарайтесь получить их иначе.

Люди не слишком любят делиться информацией о своих проектах. Нередко это связано с опасением, что вы можете сделать эту работу лучше. Убедите коллегу в том, что вы одна команда и что ваше предложение призвано помочь вам обоим. Имея нужную информацию, вы сможете развивать проект, а значит, коллеге по возвращении из отпуска не придется сидеть по ночам, чтобы уложиться с работой в срок.

Если ваш сослуживец и после этого не захочет пойти вам навстречу, придется предпринять крайние меры и подключить к делу руководство.

Работая в тесной связке с коллегой, можно создать систему взаимозаменяемости: у тебя отпуск — я тебя прикрываю, у меня отпуск — ты меня прикрываешь. Такая система позволяет людям объединять усилия и повышать эффективность работы.

Если у вас есть помощник, убедитесь в том, что он знает, когда дедлайн у ваших проектов. Он ведь должен вам помогать — вот пусть и помогает. Если кто-то получит доступ к вашему календарю и будет вести ваши дела, работать станет значительно легче. А помощник, видящий всю картину целиком, в трудной ситуации просто незаменим. Делясь с кем-то знанием, вы не становитесь менее могущественным, наоборот. И кто знает — возможно, у человека, с которым вы поделились информацией, появятся свежие идеи по улучшению работы над проектом?

Наконец, если вы видите, что неожиданно возникшее препятствие может помешать вам сдать проект в срок, не прячьте голову в песок, а немедленно поговорите с начальником или клиентом (в зависимости от ситуации). Нередко клиенты без возражений идут на перенос дедлайнов, и, как уже говорилось, особенно часто такое случается именно в декабре. Если же это невозможно, призовите на помощь коллег и попробуйте вместе найти решение проблемы. Страх лишает нас способности ясно мыслить. А общение — лучшее лекарство от этой болезни.

Четвертая неделя

Наслаждайтесь этой неделей и готовьтесь к Новому году

На этой неделе вы можете:

Составить план, который теперь, когда ваша работа организованна, позволит в новом году добиться еще больших успехов.

Наслаждаться праздниками.

Необходимое время:от 30 до 90 минут.

Если вы снова начали читать эту книгу с января, вы проделали долгий путь. Оглянитесь назад. Сколько новых привычек у вас появилось? Сколько хороших дел теперь делаете не задумываясь? Вне зависимости от того, идет ли речь об экономии времени, денег или сил, — вы приняли меры к повышению продуктивности работы. Это был ваш выбор. Нет, не так: это было ваше решение.