Анна Тереза Коваль - 22 способа все успевать

Многозадачность вредит только тогда, когда вы незапланированно отвлекаетесь от одного дела, бросив его на середине. То есть, если вы сначала сварили суп, потом помыли окна, а потом стали писать отчет, то все нормально – это не многозадачность, а последовательное выполнение дел. А вот если вы поставили сковородку с зажаркой, потом залезли на подоконник и увлеклись отскабливанием засохшей грязи, и только через полчаса вспомнили про сковородку – вот это уже многозадачность. Так как вы, не закончив одно дело (хотя бы временно), стали делать другое.

Конечно, это не означает, что если у вас суп варится два часа, вы не можете в это время делать что-то другое. Но! Тут важно запланировать выполнение дела длительностью менее двух часов и поставить таймер. Тогда мозгу не нужно будет все время держать в голове суп как параллельное дело. Это будет уже контролируемая вами многозадачность. Но согласитесь, даже в таком варианте вероятность того, что вы забудете про суп, то есть вероятность ошибки, высока.

Итак, надеюсь, вы согласны, что минимизация многозадачности приведет и к увеличению скорости выполнения дел, и к улучшению качества их выполнения.

Тогда перейдем к практике.

Упражнение на минимизацию многозадачности:

1. Вспомните три ваших дела на грядущей неделе, отвлечения при которых наиболее критичны для вас. То есть это дела, которые либо требуют хранения в голове большого объема информации, либо творческие. Будет наиболее эффективно, если одно из этих дел будет запланировано на завтра, чтобы вы сразу смогли оценить эффект от отсутствия многозадачности.

2. Спланируйте выполнение этих дел так, чтобы вас в это время никто и ничто не отвлекало. Здесь мы говорим и о людях (дети, коллеги, муж), и о почте/мессенджерах/звонках.

Для этого вы можете найти наиболее спокойное время среди рабочего дня (часто это бывает либо утро, либо час сразу после обеда), или дать себе слово не отвлекаться на внешние раздражители и не проверять почту (здесь вам может помочь правило помидора из главы 15). Вы также можете договориться с другими людьми, что будете давать им какой-то знак, что вас нельзя отвлекать (о вариантах создания таких правил общения читайте в главе 9).

3. Постарайтесь выполнить данные дела в режиме монозадачностии оцените для себя результат. Для этого ответьте на вопросы:

– Изменилось ли среднее время выполнения данного дела? Насколько существенно это изменение?

– Улучшилось ли качество выполнения? Стало ли меньше ошибок? К каким последствиям это привело?

– Изменились ли ваши ощущения в процессе и после выполнения задач? Было ли вам проще? Интереснее? Изменился ли уровень стресса? Легче ли было выкинуть задачу из головы после ее завершения?

Иногда бывает ощущение, что дела нависли над вами и давят всей своей массой. Часто к этому чувству прибавляется навязчивое опасение, что вы что-то забыли или вот-вот забудете сделать. При этом вы можете выполнять некоторые дела, быть вполне загруженным, но ощущение тучи и ее давления не проходит.

Если вы осознали, что находитесь в такой ситуации, первое, что нужно сделать… Выписать на листок все дела, которые над вами нависли. Даже если вам кажется, что вы все знаете и на листке не увидите ничего нового, попробуйте – это принесет эмоциональное облегчение.

Когда вы выписали все, что вам предстоит сделать, во-первых, уйдет чувство, что что-то выпало из вашего фокуса внимания и, возможно, будет забыто или сделано не вовремя.

Во-вторых, вы увидите реальный объем предстоящей работы. Ощущение «тучи» обычно возникает, когда к уже намеченному плану все прибавляется и прибавляется задач, часто мелких, часто от других людей, и ваш мозг не успевает их все зафиксировать и внести в свой внутренний план. Поэтому он держит в памяти всю информацию и подает вам сигналы тревоги в виде ощущения тучи.

Как только вы создали список, вы выгрузили из памяти всю информацию, и у мозга освободилось много ресурсов на решение этих задач.

Если ваш список оказался действительно большим и само его создание не принесло чувства облегчения, то попробуйте расставить последовательность выполнения дел и определить, какой минимум необходимо и достаточно сделать сегодня.

Если дел снова осталось много, вспомните, что сделать нереальное нереально. Вы должны либо приготовиться к напряженному спринту (но помните, что после него ваш организм потребует долгий отдых), либо расставить приоритеты, держа в голове главную цель, либо обратиться за помощью к другим.

Если вы перегружены работой, рассмотрите вариант сообщить об этом своему руководителю и определиться в расстановке приоритетов. Одно время много работала с руководителями в качестве консультанта, и они часто недоумевают, почему сотрудники не приходят к ним с трудностями, пока эти трудности не превратятся уже в катастрофу. Начальники – тоже люди, и они могут не заметить, что накидывают задачи только одному сотруднику, или могут забыть, что перед вами уже стоит времязатратная, большая задача. Покажите начальнику ваш список дел на день с прописанным объемом времени, необходимым на их выполнение, и обсудите приоритетность задач, возможность переноса сроков или уменьшение требований к качеству какой-то работы.

Резюме: если над вами нависла куча дел, срочно бросайте все и выписывайте все дела на лист. Все, что нужно сделать. Все-все-все. Освободите мозг от этой информации и посмотрите на результат – это действительно туча? Как вы будете «есть ее по частям» (по аналогии со слоном, которого «есть надо по кускам»)? Что из этого объема действительно важно и необходимо сделать именно сегодня?

Если к концу дня у вас возникает ощущение, что вы весь день работали, что-то делали, а так ничего и не сделали, то самое время остановиться и подумать – а что такого вы, по вашему мнению, не доделали? Выполнение какой именно работы/задания/действия дало бы вам чувство того, что вы молодец и потрудились сегодня просто отлично?

Чувство неудовлетворенности от результатов своей работы, приводящее к ощущению «белки в колесе», связано чаще всего с двумя причинами:

– Вы делаете очень много, но мелких дел, и сами этого не замечаете, т.к. не фиксируете их выполнение. Здесь выходом будет сделать фото рабочего дня. Как только вы начали работать или делать что-то по дому, записывайте это в хронологическом порядке. С 9.00 до 9.15 проверял почту, с 9.15 до 9.30 планировал день… и так далее. Очень часто люди, заполнив такую табличку по одному дню, уходят с работы совсем с другим самоощущением. Они видят, как много они сделали. Они теперь могут объяснить, чем были заняты, и себе, и, при необходимости, начальству. «А я, оказывается, много работаю! Я-то молодец!» – говорят они. И ничего не меняется, работа все та же, но ощущение белки в колесе уходит.