Павел Меньшиков - Инструкция номер ноль

Люди (сотрудники) – один из главных ресурсов любой компании, причём весьма дорогостоящих ресурсов. Коэффициент полезного использования этого ресурса, мягко говоря, оставляет желать лучшего. Огромное количество времени тратится на пустую суету.

Задачи руководства выполняются с опозданием, что приводит к срыву всей цепочки взаимодействий, затягиванию общих сроков и крупным финансовым потерям. Или задачи вообще не выполняются, или выполняются совсем не так и не с тем уровнем качества, что тоже очень сильно тормозит бизнес и даже ставит под угрозу его дальнейшее существование.

В результате, чтобы не допустить развала бизнеса, руководители и владельцы оказываются заложниками этой ситуации. Вместо того, чтобы заниматься развитием компании, они вынуждены “тонуть” в бесконечных текущих напоминаниях и “подпинываниях” своих сотрудников.

«Ты не забыл?», «Ты позвонила?», «Ты съездил?», «Ты точно всё перепроверил?» – в череде этих бесконечных и бестолковых вопросов пролетают дни, недели, месяцы и даже годы, а бизнес так и стоит на месте.

Чтобы хоть как-то столкнуть ситуацию с мертвой точки, руководители увеличивают свой рабочий день до 10, 12, 14 часов, жертвуют выходными днями, забывают про отпуск.

Помогает ли это? Нет, потому что всё дополнительное время снова “съедается” общей неэффективностью. И кроме появления синдрома хронической усталости и депрессии не меняется ничего.

А что предлагают консультанты-гуру? Конечно, у них есть рецепты:

●Делегировать. Вернее, “не бояться делегировать”. Звучит красиво, но как это сделать? Легко сказать – “не бояться”. А если из-за этого сорвётся новая сделка? Или уйдёт уже имеющийся, постоянный и крупный клиент? Или компания “попадёт” на штрафы? Поэтому просто набраться мужества и делегировать “на авось” – нельзя;

● Писать регламенты и инструкции. Точнее, очень подробные регламенты и чёткие инструкции, лучше в картинках. И вот тогда делегировать. И что? Пробовали, знаем – не работают они.

И вот тут – затык. Всё, приехали. Рецепты закончились, и снова у руководителя или владельца бизнеса начинается ненормированный “день сурка”, в котором “тушение пожаров” занимает основное, если даже не единственное место. И что? Действительно всё?

Или, может быть, стоит разобраться в том, почему не работают делегирование, регламенты и инструкции? Ведь они не работают, потому что у сотрудников не выработан главный навык: как действовать, если что-то идёт не так.

Что делать, если что-то не предусмотрено в инструкции или что-то непонятно? За что браться в первую очередь, если случилась многозадачность? Как поступить, если не хватает времени на выполнение поставленной задачи?

Казалось бы, бытовые простые вопросы, но именно из-за отсутствия ответов на них даже очень хорошо написанная инструкция в любой момент может дать сбой.

И вот как раз на эти простые, но очень важные вопросы отвечает «Инструкция №0».

Номер ноль не случаен – это самая главная, базовая инструкция, которая должна не просто быть “настольной книгой” у каждого сотрудника. Она должна быть у каждого сотрудника в подсознании.

Зная и используя её, работник, за счёт новых навыков, научится продвигать буксующие задачи, а не искать оправдания их невыполнения.

Перестанет перекладывать ответственность на руководителя, сидеть и ждать очередного “пинка”. Станет добиваться более качественных результатов меньшими усилиями.

Руководитель же, в свою очередь, вздохнёт, наконец, спокойно и начнёт с удовольствием делегировать всё новые и новые задачи, без ожидания неприятных сюрпризов и освобождая своё время для развития бизнеса.

В этой книге мы рассказываем реальную историю одной компании. Предыстория знакома подавляющему большинству предпринимателей. Кто-то что-то забыл, не успел и так далее. Рутинные проблемы множатся и мешают росту бизнеса. Ровно до того момента, как в этой компании не появляется «Инструкция №0».

Мы расскажем не только о реальном эффекте, а о полном цикле внедрения, начиная с понимания сути, до интеграции «Инструкции №0» в организацию.

«… работники разные, а ошибки одни и те же!»

Эта история берёт своё начало в конце сентября 2013-го года.

Знаете, такой типичный, по представлениям обывателя, день в Санкт-Петербурге: утро, пробка, немного унылая погода. Вдобавок ещё и понедельник.

Я ехал на машине на работу. Неделя стартовала с пробки на Московском проспекте в районе метро «Электросила».

Примечательно, что пробка была длиннее обычной. Стало понятно, что все дачники и люди из отпусков окончательно перебрались в город. На самом деле, это хорошо. Осень в нашем бизнесе всегда била рекорды по заказам. На тот момент моя компания работала уже четыре года. И за эти четыре года наша команда выросла с одного меня до восьми специалистов. Думаю, самое время сказать, что моя компания называется «Бизнес диалог» и занимается регистрацией и ликвидацией бизнеса, а также предоставлением бухгалтерских услуг.

Внезапно мне позвонил постоянный клиент Андрей Николаевич. Ему нужно было зарегистрировать ООО.

Дальше состоялся весьма примечательный диалог, с неожиданными открытиями:

– Здравствуйте, Сергей Юрьевич, это Андрей Николаевич. Я хотел узнать, когда я смогу забрать документы с регистрации моего ООО?

– Здравствуйте, Андрей Николаевич! Если я верно помню, мы пока не отдавали ваши документы на регистрацию, потому что вы не утвердили редакцию устава.

– Подождите, я думал, что документы готовы?! Мы уже завтра подписываем договор! У нас арендованные вагоны в Египте стоят! Нам контракт нужно перезаключить на новое юрлицо, мы попадаем на огромные суммы!

– Моя помощница должна была вам прислать на согласование редакцию устава. Вы проверяли свою почту?

– Я проверяю свою почту несколько раз в день. Я не получал никакого письма! – раздражение в голосе Андрея Николаевича уже давало о себе знать.

– Хорошо, я сейчас всё узнаю и перезвоню вам, спасибо.

Догадываетесь, да? Где-то здесь всё пошло не по плану. Совсем не по плану. Я тут же набрал своей помощнице Алёне:

– Алёна, вы отправляли Андрею Николаевичу редакцию устава на согласование?

– Ой, я забыла!

– Отлично…

Положил трубку я уже с порядочным раздражением, и перезвонил Андрею Николаевичу:

– Андрей Николаевич, здравствуйте, это снова Сергей. Извин…

Ответ себя ждать не заставил. Всё расстройство ситуацией, испытываемое Андреем Николаевичем, вылилось на меня, как ушат холодной воды, если не чего-то похуже.