Патрик Форсайт - Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

А теперь представьте: чтобы избежать этой задачи, вы просто делегируете ее члену вашей команды. Да, чтобы все объяснить и показать этому сотруднику, и вам, и ему придется потратить 10–15 минут своего времени. Было бы и правда быстрее все сделать самим. Но это не так. Уж точно не так, если мы говорим о регулярно возникающей задаче. Когда такая задача возникает, скажем, 10 раз в неделю, то если вы уделите время, чтобы научить своего сотрудника ее выполнять, в итоге потраченное время окупит себя. Таким образом, каждый раз при необходимости ответить на подобные запросы, вы будете экономить значительное количество своего времени. Это, безусловно, стоит того. Соотношение затраченного и сэкономленного времени работает на вас. И таких примеров еще много как в простых, так и в довольно сложных вопросах, где часы или дни, потраченные, скажем, на реорганизацию системы или процесса, будут приносить плоды в будущем.

Итак, почему так сложно предпринять подобные действия? Почему мир полон людей, которые считают, что самим что-то делать быстрее? Некоторые причины связаны с отношением людей к делегированию (о котором мы поговорим позже); также это в значительной степени привычка, недальновидность – и, возможно, давление момента. Нам кажется, что проще самим ненадолго отвлечься на какое-то срочное дело, чем потратить чуть больше времени, чтобы обучить сотрудников выполнять такие задачи, что в итоге сэкономило бы нам кучу времени. Над этим стоит задуматься. Наберитесь решимости, чтобы не попасться в эту ловушку времени, и тогда вы будете ближе к достижению цели сэкономить свое время.

При наличии правильного намерения и мотивации каждый может научиться управлять собственным временем намного эффективнее. Но не заблуждайтесь, преобразование рабочего процесса еще не закончено. Чтобы по-настоящему стать продуктивным на всю жизнь, просто изучать принципы тайм-менеджмента и применять некоторые приемы будет недостаточно. Обучение может дать толчок процессу, но дальше необходимо выработать правильный образ мышления. Гуру тайм-менеджмента не просто вырабатывали хорошие привычки и благодаря этому теперь ведут свои дела как на автопилоте, они также расценивают тайм-менеджмент как нечто постоянно требующее корректировки. Во всем, что они делают, учитывается измерение времени. Это становится предпосылкой для того, как они работают. И они постоянно стремятся совершенствоваться и дальше: они пробуют новые методы работы, которые помогут им развиваться. Эта корректировка – тоже привычка.

И последнее вступительное замечание. Тайм-менеджмент – это та сфера, где старая поговорка «Никогда не позволяй лучшему быть врагом хорошего» совершенно уместна. Как бы грамотно вы ни подходили к управлению своим временем, вы никогда не сможете считать его идеальным. Никогда не будет абсолютных гарантий, что вы всегда все будете успевать или что вас не отвлекут в самый ответственный момент. Помните закон подлости: если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается. Не факт, что вам больше не придется с сожалением вздыхать, приговаривая: «Было бы у меня больше времени…» И правда, во многих профессиях есть творческий элемент. Вы работаете для того, чтобы вершить дела, вводить новшества, пересматривать и изменять порядок работы и делать это в динамичной среде, где иногда кажется, что все может измениться до неузнаваемости всего за 5 минут. В таких обстоятельствах всегда возникают новые задачи, и, как следствие, вычеркнуть все пункты из списка дел невозможно. Беспокоиться стоит не тогда, когда у вас слишком много дел, а тогда, когда их не хватает.

Идеала не существует, но улучшить свой подход ко времени, безусловно, возможно. Даже небольшая экономия времени, увеличение продуктивности, большое или малое, – показатель вашего стиля работы и эффективности. Любой аспект работы можно улучшить, проанализировав то, как он выполняется, и подумав, как можно рациональнее использовать время. Это означает, что, чтобы обеспечить оптимальную работу и быть действительно эффективным, нужно грамотно организовывать то, что вы делаете и как вы это делаете. Именно этот процесс может помочь в использовании принципов управления временем и правильного отношения. Тщательное выполнение принесет пользу вам и вашей организации. Вы почувствуете эти преимущества довольно быстро.

Примечание . Корпоративная культура становится все более агрессивной, ориентируясь на продуктивность в плане отработанных часов. Хотят люди этого или нет, но они все больше и больше времени проводят на работе. Тем не менее существует множество доказательств того, что дополнительные часы не приводят непосредственно к повышению продуктивности, хотя бы потому, что стресс и усталость снижают эффективность.

Системе сложно противостоять, но не нужно становиться ее рабом. Идеи эффективного тайм-менеджмента применяют в рамках определения «рабочего дня», и для каждого человека они будут разниться. Бездумное увеличение количества часов не приведет к большим результатам. Цель здесь состоит в том, чтобы показать, что изменение привычек и повышение эффективности путем принятия правильного способа работы приносят свои плоды. Если вы сделаете это и достигнете своих целей, то, возможно, давление просто «провести больше времени за задачей» уменьшится. Если вы управляете другими людьми и создаете корпоративную культуру, то над этим стоит задуматься (и вам стоит прочитать мою книгу «Как мотивировать людей» ( How to Motivate People ), также опубликованную Kogan Page ).

• Формируйте надлежащее отношение.

• Признайте, насколько хорошее управление временем помогает повысить продуктивность.

• Признайте также, что хорошие привычки облегчат вашу работу и сделают ее продуктивнее. И начните развивать правильные привычки (даже несмотря на первоначальные трудности).

Есть много видов деятельности, где целое больше суммы составляющих его частей. Например, жонглирование горящими факелами требует не только определенных движений рук. Чтобы не прожечь дыры в ковре, нужна общая координация, концентрация и правильное выполнение отдельных движений. Также и с тайм-менеджментом. Добиться некого прогресса и сделать работу эффективнее можно и с помощью отдельных методов, идей и фишек, но только целостный подход приведет вас к стабильному применению приемов и гарантирует постоянную эффективность. Если не выработать правильное отношение, то тайм-менеджмент не станет для вас чем-то большим, чем первоначальное восторженное принятие методов, которые затем быстро атрофируются.