Елена Вос - Этикет на «удаленке». Как правильно общаться с коллегами, партнерами и начальством онлайн

Важный договорной аспект – использование гаджетов для личных целей. Как известно, техническое оборудование является собственностью компании. Многие фирмы ведут слежение за переходами по ссылкам и использованием сотрудниками программного обеспечения. Предоставляя оборудование, компания-работодатель вправе наложить подобные ограничения на сотрудников, работающих из дома. В этом случае сотрудник не может использовать гаджеты для личных звонков или переписки.

Видеонаблюдение в целях контроля за сотрудником, работающим из дома, – тема для обсуждения. Заключая подобные договора, обеим сторонам следует уделить особое внимание закону о защите персональных данных. Это важные правила деловой этики и гражданского кодекса.

Как выполнить задание и работу, если у вас неожиданно сломался телефон или завис компьютер? Решением на практике могут стать запасные или заменяющие гаджеты, облачные или дисковые хранилища данных. Создание копий и дубликатов – это не только техническое решение, но и ваша профессиональная репутация.

Техническая неподготовленность не является поводом для опоздания с выполнением задачи. Форс-мажор является уважительной причиной. Не откладывайте объяснение. Чем быстрее вы сообщите о своих обстоятельствах, тем быстрее появится возможность найти решение. Необходимо извиниться и назначить новые сроки исполнения.

Является ли отсутствие интернета уважительной причиной? Если подобная ситуация случилась впервые, достаточно извиниться и объяснить обстоятельства. Хорошо, если для быстрого решения задачи вы можете использовать интернет-соединение в ближайшем кафе или у родственников. Желание решить проблему также создает ваш положительный имидж. Если связь прерывается часто, предупредите об этом заранее, чтобы коллеги или клиент смогли рассчитать сроки исполнения.

Отсутствие зарядки для телефона или другого гаджета, а значит, и отсутствие связи – частая причина извинений между знакомыми и близкими людьми. Этика делового общения предполагает, что вы вовремя позаботитесь о подзарядке или используете портативную. Зарядка понадобится вам во время видеоконференции или онлайн-выступления. Чтобы не прервать связь, а значит, и не потерять репутацию или клиентов, используйте портативные подзаряжающие батарейки или зарядку в автомобиле, это подчеркнет ваше отношение к делу.

В случае когда вы общаетесь только удаленно, удобно иметь несколько видов связи, чтобы быстро сообщить о проблеме и обсудить решение. Например, номер телефона, адрес электронной почты, связь в соцсетях, скайп, мессенджеры. Удобно разместить возможные способы связи в автоматической подписи электронного письма.

Если ваше общение началось с одного способа связи, не стесняйтесь расспросить и про другие. Искренне объясните, что делаете это не из праздного любопытства, а на случай технических вопросов. Подобный вопрос можно обсудить и устно, и письменно, и в мессенджере.

Согласно общепринятым правилам, а также закону о конфиденциальности и защите личных данных, передавать личные электронные адреса и номера телефонов не полагается. Перед тем как передать данные третьему лицу, обсудите такую возможность с владельцем номера. Исключением являются контакты и координаты, выставленные в свободном доступе, ведущие на сайт и предоставленные самим владельцем.

Чтобы не пришлось извиняться, создайте для себя удобную схему работы с гаджетами. Используйте различные электронные устройства для оптимального выполнения разных задач: для переписки в мессенджерах, в электронной почте, в соцсетях, для видеотрансляции и т. д. Так вы лучше подготовитесь к бесперебойному общению, создадите удобную зону для обсуждения, сможете продемонстрировать себя с наиболее выгодной стороны.

Частой проблемой на практике становится обращение к информации, хранящейся на том же носителе. Если вы не можете открыть файл, продолжая общение, пообещайте, что перешлете данные сразу после разговора. Еще одна возможность – переслать данные, а затем продолжить разговор.

Согласно проведенным опросам, самым модным аксессуаром сегодня является чехол для гаджета. На втором месте – наушники. На третьем – микрофон.

Микрофон и наушники должны обладать высоким качеством, а не только быть модным аксессуаром. Теперь это тоже ваш деловой стиль и ваш имидж.

Качество вашей гарнитуры не должно мешать общению. Лишние скрипы и помехи в эфире помешают четкому восприятию. Разговор, в котором часто приходится переспрашивать из-за зависания или проглатывания слов, раздражает собеседника.

Если вам некомфортно общаться, до вас доносятся посторонние звуки (звук телевизора, плач ребенка, дрель соседа) или вы плохо расслышали, предупредите собеседника. Если он не может заменить гарнитуру или, например, перейти в другое место, то важный разговор лучше сократить или перенести. Договоренности стоит закрепить письменно.

Уделите особое внимание выбору камеры. Изучите базовые характеристики. От качества камеры во многом зависит впечатление о вас. Четкость в изображении, несомненно, производит более благоприятное впечатление, чем помехи или размытость. Обратите внимание на угол охвата камеры и ее месторасположение.

Возьмите за правило проверять связь всякий раз перед началом общения или видеочата. В рамках конфиденциальности и удобства закрывайте лишние папки на рабочем столе экрана. Особенно если вы демонстрируете рабочий стол на общем экране в чате. Тем более если вы владеете конфиденциальными данными других людей, коллег, клиентов. На практике известно немало случаев, когда информация попадала к третьим лицам именно благодаря экрану компьютера.

Задание:

Составьте полный список необходимого технического и программного обеспечения. Например, телефон, планшет, компьютер, студийная лампа, заряжающие адаптеры, задний план для съемки, камера, микрофон, наушники. Скачайте необходимое программное обеспечение. Подключитесь и проверьте работу гаджета.

В недавние времена средством связи с организацией или специалистом был стационарный телефон, позвонить по которому можно было исключительно в часы работы. Сегодня для связи, личного и делового общения мы можем использовать мобильный телефон, электронную почту, мессенджеры, видеоконференции и чаты, доступ к которым бывает открыт круглосуточно.

Благодаря электронным средствам связи мы можем отправить письменное сообщение, заявку, данные по электронной почте или через мессенджер в любое время суток. Также в любое время мы можем использовать автоматические системы записи на прием, подачи данных, приобретения билетов. Если обращение требует электронного ответа, вы получите его практически немедленно, а вот обратную связь и ответ сотрудника – только во время официального рабочего дня.